Elegir un software de gestión para empresas de fontanería

¿Tienes un negocio de fontanería o climatización? ¿Eres fontanero autónomo y trabajas solo o tienes empleados? ¿Llevas a cabo servicios de instalación y mantenimiento de sistemas de aire acondicionado, calefacción o gas?

Y, sobre todo, ¿te gustaría dar un vuelco a tu negocio para que pase a ser más rentable y eficiente? Entonces, has llegado al sitio indicado.

Nosotros, desde Cloud Gestion, podemos darte unas claves cruciales al respecto. ¡Acompáñanos a lo largo de este artículo para conocerlas!

¿Qué es un software de gestión o ERP?

Vamos a empezar desde el principio. ¿Has oído hablar alguna vez de los software de gestión o ERP? Es muy probable que sí, y si todavía es que no, lo más seguro es que no tardes en oír mencionarlos.

La razón es clara: cada vez están presentes en más negocios. A día de hoy, de hecho, son ya imprescindibles para la buena marcha de cientos de empresas de los más diversos sectores.

En general, un programa de gestión es aquella aplicación informática que, haciendo uso de lo último en tecnología como la automatización o el almacenamiento en la nube, permite optimizar la organización diaria de una empresa.

Así, tareas tales como el control de las facturas, el pago de proveedores o la planificación de los horarios son llevadas a cabo por una aplicación de estas características.

Un ERP es un programa de gestión, pero, por decirlo de alguna manera, llevado más allá. Un enterprise resource planning, como tal, es todo un conjunto de aplicaciones de gestión como las que te hemos definido, pero diseñadas y compenetradas específicamente para cubrir todos los aspectos operativos de una empresa completa.

Es decir, consiste en un entramado de aplicaciones interconectadas que, en conjunto, dan lugar a un software de gestión que abarca el mayor número de las necesidades de una compañía.

Además, su desarrollo es personalizado, por lo que se adapta perfectamente a las necesidades logísticas, productivas, de recursos humanos, de marketing y de atención al cliente de un negocio completo.

¿Por qué este software es tan útil para las empresas de fontanería?

Solo con la definición que te hemos dado más arriba estamos seguros de que ya eres capaz de entender la utilidad que tiene para todo tipo de negocio, especialmente para una empresa de fontanería, climatización, instalaciones y mantenimiento como la tuya.

Sin embargo, profundicemos un poco más en la cuestión. ¿Qué beneficios aporta verdaderamente una aplicación de este tipo a un negocio como el que tú diriges?

• Ahorro de tiempo. Dado que muchas tareas se automatizan y otras muchas se agilizan, ahorras horas al final de mes gracias a un recurso como este.
• Ahorro de dinero. Dado que todos los plazos, pagos, fechas de entrega y optimizaciones de material están perfectamente controlados, evitamos quebraderos de cabeza que suelen derivar en gastos imprevistos.
• Alto nivel de seguridad. ¿Dónde puedes guardar documentos confidenciales? ¿Cómo controlar todo aquello que da sostén a tu negocio? Muy fácil: en una nube encriptada y segura.
• Mejor toma de decisiones. Debido a que te apoyas en la tecnología para garantizar una buena marcha empresarial, puedes estar tranquilo ante la toma de cualquier decisión, pues estarás barajando correctamente todas las posibilidades.

La importancia de elegir bien

Vale, es muy probable que, a estas alturas, ya estés prácticamente convencido de que lo que necesitas para aumentar el éxito de tu negocio de instalaciones, mantenimientos y reparaciones es un software de este tipo.

Pero tenemos que avisarte de algo: no todos son iguales. Has de tener mucho cuidado a la hora de elegir, pues quizá optes por alguno que no te dé justo aquello que de verdad estabas esperando obtener.

Es aquí donde entran en juego los 6 grandes aspectos que, sí o sí, has de exigir a un buen programa de este tipo. Si tú acudes a uno que los ofrezca, como el nuestro, podrás estar tranquilo: tendrás lo mejor que ofrece actualmente el mercado.

Pero ¿cuáles son esos 6 aspectos? Aquí te los desarrollamos.

1. Ayuda a llevar la gestión de ventas

No nos engañemos, las ventas son lo que da sostén a toda empresa. De ellas es de donde se obtienen los ingresos, y gracias a ellas puede hacerse frente a los gastos. Igualmente, son las ventas las que permiten obtener los beneficios que hagan que tu negocio crezca.

Todo esto es lo que nos empuja a insistirte en que el software de gestión que elijas debe adaptarse perfectamente a tus necesidades en este plano. Como tal, ha de ser capaz de hacer tareas tales como estas.

• Redacción de presupuestos, tomando acceso directo a un listado prediseñado de materiales y tareas que permitan diseñarlo de manera fácil y rápida.
• Almacenamiento de los datos de los clientes, de sus pedidos, de sus deudas y de sus pagos.
• Generación automática de facturas desglosadas y justificadas, así como su envío al cliente y su clasificación en pagadas y no pagadas.
• Automatización en la entrega y solicitud de recibos a compradores y proveedores.
• Control agilizado de albaranes, pedidos y recepciones.

2. Contribuye a una correcta organización del SAT

El servicio de asistencia técnica (SAT) es, muy a menudo, lo que determina la diferencia entre fidelizar o no a un determinado cliente. Si, tras realizar un trabajo, consigues atender debidamente a las peticiones y dudas de tus clientes, habrá una alta probabilidad de que estos se sientan tan satisfechos como para repetir contigo e incluso recomendarte a terceros.

Un buen programa de los que aquí estamos refiriendo ha de permitirte, entre otros puntos, lo siguiente.

• Redactar y firmar contratos de mantenimiento personalizables a las necesidades de cada caso concreto.
• Automatizar la planificación del calendario en cuanto a revisiones periódicas se refiere, con tal de que no se te pase ningún plazo. Incluso podrías añadir recordatorios.
• Control ágil de máquinas y aparatos que requieran un mantenimiento programado previamente.

3. Permite llevar un buen control del personal

Este punto tiene especial interés para todos aquellos que tengan empleados fontaneros o instaladores. Sea o no tu caso, has de saber que un programa de calidad como el nuestro pone a tu disposición, entre otras, estas capacidades.

• La organización y ordenación automática de datos y documentación de los empleados, tanto de los presentes como de los pasados.
• Automatización del pago de salarios y de impuestos, especialmente en lo que refiere a las retenciones de IRPF y a las cotizaciones sociales.

4. Apoya una correcta organización de las compras

Este punto va en la línea del que hemos reseñado en primer lugar. Al fin y al cabo, una empresa que funciona es aquella que tiene buena relación con proveedores de calidad. En este sentido, una aplicación perteneciente a un ERP bien planteado es capaz de:

• establecer un calendario de pagos a proveedores, con tal de que ningún plazo se pase y no se comiencen a generar intereses o malas relaciones;
• solicitar de manera autónoma las facturas de las que haya necesidad, así como los albaranes y los informes de pedidos. Todo ello, además, debe quedar bien ordenado y almacenado;
• generación de pedidos de forma inmediata y rápida, sin necesidad de que tú tengas que intervenir.

5. Facilita la gestión del almacén

Diversos estudios han puesto de manifiesto que los almacenes mal gestionados, dentro del ámbito del sector fontanero, instalador y de mantenimiento, son uno de los puntos negros de gasto de recursos más relevantes. ¿Qué ha de poner a tu disposición, entonces, un programa como el que nosotros proveemos? Al menos, lo siguiente.

• Generación de un almacén virtual organizado en familias y subfamilias de productos, de manera que se lleve a cabo un inventario fácil de manejar.
• Control estricto del stock disponible, así como de los artículos o servicios agotados o a punto de caducar.
• Diseño de mapas de calor, de localización y ubicación de bienes y de entradas y salidas de productos por compra a proveedores o venta a clientes.

6. Permite llevar a cabo informes

Siendo sinceros, uno de los sectores con mayor competitividad y riesgo de pérdida de clientes es el de la fontanería. ¿Por qué? Porque cada vez hay más competencia capaz de arrebatar oportunidades de negocio a aquellos que no tengan la capacidad suficiente de mirar al futuro y mejorar.

En este contexto, es absolutamente crucial contar con una aplicación que, para facilitarte tu evolución empresarial, dé lugar a:

• generación automática de informes acerca de clientes, productos, proveedores y personal. Que incluya todos los datos relevantes;
• autonomía total en la redacción de balances que permita tener perspectiva del pasado y proyección de futuro;
• recopilación de datos para la gestación de gráficas, documentos, presentación de impuestos, etc.

Conclusión

En conclusión, ya has visto de qué modo, en el caso en el que prestes servicios de fontanería como autónomo o empresario, un buen software de gestión puede ser justo lo que necesitas.

Como te hemos comentado, mejorarás tu negocio en eficacia, eficiencia y rentabilidad, pero solo si eliges aquel que te ofrezca los 6 puntos que te hemos mostrado, como el nuestro.

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