Elimina la sobrecarga de actividades

Imagen vía Surat Lozowick bajo licencia Creative Commons

El post de la semana pasada hablaba de cómo aprovechar mejor el tiempo del que disponemos. Podemos ir llenando todos los huecos de nuestra jornada, ocupándola del todo, pero llegar a este extremo, dedicar todo nuestro tiempo a producir, a aprender o realizar actividades que requieren de nuestra participación directa, va contra el mismo concepto de productividad. Para mí una de las afecciones de la definición de productividad personal es la de ganar la máxima calidad de vida manteniendo el ritmo a nuestro trabajo. Generar el mismo o más sin invertir más recursos, tiempo o energía. Si nos atascamos con un sin fin de actividades perderemos el equilibrio entre el profesional y el personal, o enfocándolo desde la perspectiva GTD, podemos descompensar los recursos que invertimos en las diferentes áreas de responsabilidad presentes en nuestra vida. Las siguientes líneas pretenden ayudar a identificar las situaciones de sobrecarga, y presentar una lista de posibles acciones para hacerles frente.

La situación es muy común. Utilizaré mi experiencia para ilustrarla. Después de introducir GTD y cambiar algunos de los hábitos que más me lastraban, experimenté un aumento de mi eficiencia, de mi tiempo y de mi creatividad. Era justamente lo que había estado buscando, después de mucho tiempo noté que avanzaba. Genere una corriente de optimismo que me ayudaba a hacer frente a mi día a día con entusiasmo e ilusión, algo que meses atrás era impensable, y por fin me sentí con fuerzas para hacer frente a nuevos retos . Ya sabéis que cuando se solucionan algunos problemas lo que suele pasar es que se generan nuevos.

Empecé a hacer cosas que me interesaban y que había pospuesto hacía tiempo, lo combinaba con mi trabajo y mis rutinas diarias, mi planning se fue llenando, pero por cada nueva actividad que iniciaba más ralentizaban mis proyectos.”Quien mucho abarca poco aprieta”, ¿os suena? El hecho de tener cada vez más frentes abiertos me hizo perder la perspectiva, me impedía focalizar en lo que era realmente importante. Por una parte disfrutaba de las nuevas sensaciones que me proporcionaban las nuevas actividades, pero por otro los resultados no llegaban. Mi productividad volvía a caer, había llegado el momento de detenerme, analizar y deshacerme de todo lo que sobraba.

Todos somos diferentes pero estoy seguro de que en mayor o menor grado os habréis sentido identificados con esta situación. Hay veces que los sentimientos nos empañan la mente y la percepción. No vemos el problema hasta que estamos metidos de lleno. O puede que la misma dinámica de nuestra vida te lo arrastre. Una vez reconoces que estás en una situación como la descrita llega el momento de reflexionar y actuar en consecuencia. Os propongo el siguiente plan de acción:

En un post anterior hablé de cómo montar nuestro planning de actividades. Vuélvelo a leer y revisad el proceso descrito. El primer paso es el de crear una lista con todas las actividades que hacemos y que queremos incorporar. Sólo con este esfuerzo por recopilar todo lo que hay en nuestra vida, nos daremos cuenta de que algunas cosas sobran o simplemente no encajan. A continuación colocaremos las actividades obligatorias, y las que consideramos que son más importantes para nosotros. Para ello tendremos en cuenta:

• Cuáles son nuestras áreas de responsabilidad y las obligaciones que implican.
• En el ámbito profesional, cuáles son ineludibles.
• En el ámbito personal – también profesional si trabajamos por cuenta propia – cuáles son aquellas con un mayor retorno, cuáles pueden resultar más estimulantes y creativas.

Los criterios para hacer la selección utilizando los tres puntos los tenemos que establecer cada uno de nosotros, según nuestros valores y nuestras prioridades. Para cada uno la creatividad y los estímulos pueden generarse a través de actividades diametralmente opuestas.  Otro punto esencial es marcar un límite al tiempo dedicado a HACER, reservando  tiempo de calidad para nosotros.

Una vez hayamos ubicado las actividades que forman la base de nuestro planning llegará el momento del más duro, eliminar todo lo que es innecesario. Hay varias vías para reducir nuestro excedente de actividad:

• Delegar tareas. Si trabajamos en equipo, no es estrictamente necesario realizar el trabajo, y lo puede hacer alguien, deléganoslo. Liberaremos tiempo para dedicarlo a tareas prioritarias, las que sólo puedes hacer tú.
• Renegociar la realización de alguna tarea que se pueda hacer a posteriori con las personas que dependen de ella. Si sólo depende de ti aplaza-la. Si trabajas con GTD te será útil contar con una lista de proyectos en espera, o simplemente un tag para marcarlos en la lista Algún día.
• Pongamos en marcha un plan para optimizar procesos para intentar reducir el tiempo dedicado a temas que no son trascendentes. Por ejemplo, me estoy planteando dejar de consultar mi mail personal cada día, de hecho leo los feeds 1 sola vez a la semana…
• Subcontratar parte de tu actividad. He acabado de leer el libro de Tim Ferris la semana laboral de 4 horas donde se presenta esta opción. No tengo un volumen de trabajo tan elevado como para usar servicios de subcontratación como Try Ask Sunday (para temas personales) o b2kcorp (para servicios de empresa). En ambos casos atienden en inglés, en castellano tienes esta web para encontrar alguna referencia más cercana.

Es un tema muy extenso, intenso e interesante. El post de hoy puede considerarse una pincelada de carácter general, en las próximas semanas seguiré escribiendo sobre los puntos que se han expuesto. Os recomiendo que sigáis los blogs Una vida senzilla y Simplizidad Extrema para introducirse en el mundo del minimalismo, los dos dan pautas para simplificar nuestras vidas. Os invito a aportar vuestras fórmulas para simplificar vuestra vida y en especial vuestro trabajo, deja tu comentario o envíeme un tweet a @davidtorne, me gustaría que me explicaseis si alguna vez habéis estado en una situación como la que he relatado en el post o similar…