Email. Generar valor al procesar la bandeja de entrada

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Tu efectividad personal se edifica a partir del uso que haces de la bandeja de entrada
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Desde enviar todos los elementos que requieren de tu atención hasta su posterior tratamiento, cuando tomas la decisión más adecuada para cada uno de ellos.

Descargar la mente, definir y decidir eso es lo que mata esa sensación de intranquilidad permanente que genera estrés, esto es lo que crea la sensación de “mente como el agua”.

Trabajar bien con tus bandejas es el primer paso para aliviar la presión de responsabilidades y asuntos pendientes.

Por todo ello he pensado en revisitar el concepto y escribir algunos post sobre el tema. El primero trata sobre cómo relacionarte con la bandeja de entrada de tu correo electrónico.

Procesar  si, verificar no

Mi primer consejo es que te olvides del correo electrónico. No accedas a él. ¿Estoy mal de la cabeza? Por supuesto que sí pero el equipo de médico del psiquiátrico donde estoy internado me anima a compartir mis ideas y conocimientos sobre eficacia personal con vosotros o sea que he aquí el porqué:

“Procesar significa dedicar tiempo y atención de calidad a cada uno de los correos depositados en tu bandeja”

El problema es que ya no “procesamos” si no que “verificamos” el correo, entramos de forma casual en multitud de ocasiones durante el día para ver si hay alguna novedad. Este es el problema, eso es lo se debe evitar. ¿Cómo lo hacemos? No verificando nunca.

Establece el momento a lo largo del día cuando procesarás tu mail y dedícale la atención necesaria.

¿Cuál es el momento adecuado?

Para las personas para quienes el correo es parte central de su actividad – comunicación profesional y personal – es un cambio radical y costoso.

Lo ideal sería establecer una sesión de procesado durante el día. Si no es viable, por la cantidad o trascendencia de algunos correos se amplía a dos o tres sesiones diarias. Al final de la mañana y la tarde.

Para crear un vínculo y empezar a crear el hábito ponte una alarma en el móvil, así no se te pasará las primeras semanas.

¿Crees que se te puede pasar una comunicación importante y trascendente? En este caso deberías plantearte si el email es el canal adecuado para comunicaciones que requieren respuesta/acción inmediata.

Procesar es dedicar atención de calidad

¿Qué significa dedicar atención de calidad al procesar?

• Quiere decir dedicar atención a cada uno de los elementos de tu bandeja para decidir qué hacer con ellos a través de una o varias acciones concretas.
• Quiere decir leer con atención y desglosar el contenido para saber si hay más de un asunto que requiere respuesta.
• Quiere decir dedicar atención a todos los correos de la bandeja y no cerrar tu aplicación de correo hasta dejarla a cero.

Si eres de los que recibe una cantidad importante de correos cada día entenderás el esfuerzo que requiere llevar a cabo esta actividad.

Algo más sobre atención de calidad y trabajo en profundidad

No estás haciendo nada más que preparar tu actividad para evitar hacerlo a posteriori. Siempre tienes que averiguar que hacer antes de hacerlo, es imprescindible.

Si te limitas a pasar el correo a tu lista de acciones simplemente lo demoras, hipotecando tu futura capacidad de ejecución con dudas y dilaciones.

¿Qué pasa al procesar?

Cuando proceso un elemento de mi bandeja de entrada pueden pasar cuatro cosas:

1. Lo leo y lo respondo.
2. Lo leo y la elimino.
3. Lo leo y lo convierto en una acción o un proyecto
4. Lo leo y lo archivo como material de apoyo.

De las cuatro acciones la más compleja es la de convertir el correo en acciones para incorporarlas a tu sistema de listas.

Al leer el correo separas la señal del ruido, te quedas con lo que es importante, la petición, el resultado que se te pide.

Si el correo es amplio copio su contenido en un procesador de textos y voy eliminando las partes irrelevantes quedándome con las claves.

Una vez finalizado este ejercicio debo tener claro los resultados a obtener y la siguiente acción a realizar para empezar a trabajar en cada uno de ellos. Si me surge alguna duda pregunto al emisor.

Hay que ser consciente de cómo redactar un correo para dejar claro que se pide y facilitar así el trabajo al receptor del mismo. No es el tema que tratamos pero te recomiendo la lectura de este post de Berto Pena

Lo que importa de verdad

Demorar la acción. No tomar decisiones precipitadas, no permitir que un nuevo asunto entre de repente y te parta la mañana o que te robe la energía y la atención que necesitas para los asuntos que ya tienes en tus listas de acciones.

No caer en la trampa de abrir el asunto ni pasar a la acción de inmediato. Si das este paso abres otro tema. Aunque lo aparques a los cinco minutos tienes otro asunto pendiente que reclama tu atención y te roba energía.

“La lectura del correo debe darte unas nociones de su contenido, las indispensables para articular las acciones necesarias, archivarlo o deshacer de él”

Preparar tu actividad te genera valor

Procesar puede parecer – y a veces es – un proceso tedioso donde uno se acaba preguntando si vale la pena tanto esfuerzo para definir en lugar de invertirlo en resolver.

“Uno no puede resolver sin antes decidir qué debe hacer”

Con el tiempo ves que vale la pena. Clarifica la actividad, te ayuda a decidir con la mente fría y demorar la acción para valorarla con la importancia que realmente tiene.

Con el tiempo también te empiezas a plantear si vale la pena recibir todo lo que recibes. Algunos correos acaban canalizados por otros medios de comunicación, otros asuntos simplemente se abandonan o se dejan de lado.

Photo by Marius Christensen on Unsplash