En la productividad personal, el tamaño sí importa

Hace unos quince años hubo un programa en la televisión catalana llamada “Qui corre, vola”. En este programa, los dos presentadores competían buscando en Barcelona una persona capaz de dejar todas sus obligaciones y compromisos (trabajo, familia, estudios …), despedirse lo más rápido posible de su jefe, sus amigos y la familia, hacer la maleta y alcanzar el aeropuerto. El primero que llegué era el afortunado que se iba, en ese mismo momento, en las vacaciones pagadas.

Cada vez que vi el programa pensé que sería una crueldad encontrar a los presentadores por la calle, porque en este momento yo no me podría liberar de mis compromisos y, por tanto, me quedaría sin las vacaciones gratis.

Este programa ya no existe, pero el concepto todavía ronda por mi cabeza.

Imagínate que hoy encuentras la oportunidad de tu vida: este proyecto de que siempre has soñado, este cliente diez veces más grande—y exigente—que tus clientes habituales, una oportunidad de trabajar con uno de tus ídolos, lo que sea…

¿Tienes suficiente libertad para poder aprovechar esta oportunidad o ya tienes tu agenda llena?

La misma pregunta también la puedes hacer en una escala más pequeña. Ya sabes que no podemos predecir el futuro, que las cosas pueden cambiar completamente de un momento a otro. Una llamada de tu jefe puede dar un giro de 180° a las prioridades.

¿Tienes la posibilidad de adaptarte a estos cambios o ya tienes demasiados compromisos?

Tu grado de libertad

La mayoría de los ganadores del programa de la televisión eran personas con mucha libertad: algunos no tenían trabajo, otros estaban de vacaciones y también había algún trabajador freelance.¹

¿Tu también eres una persona libre?

Yo habitualmente utiliza esta fórmula para calcular mi grado de libertad en un día:

Horas laborables²
– Tiempo bloqueado en la agenda para reuniones y otras obligaciones
– Tiempo necesario para las tareas que vencen hoy – Tiempo que debes avanzar en otras tareas si quieres terminar estos proyectos antes de su fecha de vencimiento
– Tiempo dedicado habitualmente a imprevistos, urgencias y distracciones
= horas que tienes a tu libre disposición

Miramos cómo funciona este cálculo en la práctica:

Hoy trabajaré sólo por la mañana. He empezado a las siete y dejaré de trabajar a la una y media. En total son seis horas y media, pero también tengo que tomar pausas y seguramente perderé algo de tiempo en tonterías, así que creo que puede tener cinco horas y media de tiempo productivo.
Antes de escribir este texto, he estado una hora a una sesión de mentoring a distancia. Me quedan cuatro horas y media de tiempo productivo.
Después de la sesión he dedicado un cuarto de hora en actualizar el expediente del cliente—algo que siempre hago al mismo día—y además tengo que pasar por la copistería para el material para el curso que imparto mañana. Resultado: me quedan cuatro horas.
De estas cuatro horas, sé que tengo que dedicar al menos una hora a la creación de material para mi curso online si quiero acabarlo a tiempo.
No espero imprevistos ni urgencias.
De las cinco horas y media que tengo para trabajar hoy, veo que sólo hay tres horas en que yo puedo decidir qué haré. Mi grado de libertad es 54%, lo que—desde mi perspectiva—es un grado muy alto.

Esta mañana he hecho el mismo ejercicio con mi cliente, que hoy tendrá ocho horas productivas³ de las cuales tendrá sólo una hora libre. Su grado de libertad para hoy es 12,5%.

Este grado de libertad) es la parte del día en que tu puedes decidir libremente en qué tarea quieres trabajar.

El grado de libertad es importante, porque cuando más alto, más capacidad tendrás de adaptarte a los cambios.

¿Cuantas tareas tienes en tu lista?

Podemos hacer otro cálculo para ver cuanta libertad tienes.

Quiero que revisas todas las tareas o acciones en tus listas, con la excepción de esas tareas que están aparcadas en la lista ‘Algún día/Quizás’ o ‘Esta semana no’. En teoría, estos son todos tus compromisos para hacer lo antes posible; cosas que sí o sí vas a hacer.

Por ejemplo, si sigues el método Getting Things Done y realmente has procesado y clasificado todo el material de tus bandejas de entrada, tendrás entre 100 y 150 acciones activas en este momento.

Ahora estima el tiempo necesario para hacer cada una de estas acciones y suma la duración de todas tus tareas. ¿Cuantas horas de trabajo tienes en esta lista? ¿Te sorprende el volumen de los compromisos que tienes?

Por qué el tamaño importa

Ahora tienes dos números.

Sabes cuantas horas al día tienes a tu libre disposición para avanzar en tus tareas y también conoces el tiempo total para poder terminar todos tus compromisos actuales.

“Cada compromiso que aceptas, resta agilidad”

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Imagínate por un momento que tienes la posibilidad de parar el mundo. A partir de ahora, ya no recibes nada más de trabajo. Puedes dedicar tus días a cumplir tus compromisos.

Si divides la suma del trabajo en tu lista de tareas por las horas disponibles libremente en tu día laboral, sabrás cuantos días debes trabajar para vaciar tu lista de acciones y cumplir todos tus compromisos actuales. ¿Qué ha salido? ¿Una semana? ¿Dos semanas? ¿Un mes? ¿Más que un mes? Comparte tu resultado abajo en los comentarios.

Obviamente, no puedes parar el mundo y nunca serás capaz de vaciar tus listas de acciones, porque mientras estás tachando tareas de tu lista, también recibes nuevas tareas.

La verdad es que el periodo que acabes de calcular no es el tiempo necesario para vaciar tus listas, sino que corresponde con el tiempo promedio en que finalizas una tarea activa, el periodo promedio entre el momento de aceptar un compromiso y el momento de tachar la tarea.

Este periodo es el valor real de lo que para ti es lo antes posible.

Cuanto más compromisos tienes, menos capacidad de adaptarte a los cambios. Yo creo que si trabajas en un entorno dinámico y líquido, debes cuidar mucho el tamaño de tus listas de compromisos, porque cada compromiso que aceptas, resta agilidad.

Imagen Libertad cortesía de Shutterstock

1. El resto eran personas que sí tenían compromisos, pero simplemente los han ignorado al presentarse esta oportunidad—con seguramente consecuencias negativas a la vuelta de las vacaciones. ↩︎
2. No estoy hablando del número de horas que pasas en la oficina, sino las horas en que realmente eres productivo. La mayoría de los profesionales con una jornada laboral oficial de ocho horas, tienen sólo seis horas productivas. ↩︎
3. Debido a unas reuniones mal planificadas, mi cliente estará hoy diez horas en la oficina. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.