Encuadernadoras, espirales, grapas y clips

¿Sabéis cómo se encuaderna un documento para darle un acabado profesional a vuestras presentaciones? Hay varios sistemas: con canutillo, con espiral, a presión, con calor. Puedes salirte y encuadernarlas en plan de luxe con tapas de cuero y letras de oro. 
En mi oficina tenemos encuadernadora con espiral. En este vídeo de apenas 2 minutos podéis ver cómo se hace:

No lo habéis visto ¿verdad? Pues deberíais jaja que sino no vais a entender lo que hoy os voy a contar en esta entrada. Venga, bah, os hago un resumen:

1. Insertas unas 10 – 15 hojas en la ranura de la taladradora. No cabe más papel porque la ranura tendrá como mucho 5 milimetros de grosor.2. Das al botón y bajan unos hierros que perforan el papel. 3. Después coges una espiral o canutillo y lo deslizas por los agujeros.4. Cortas el sobrante de la espiral con unos alicates especiales porque ésta es más larga que el DIN-A4Voilá, ya lo tienes.Fácil ¿no? En un mundo ideal, sí. En la vida real, con el ajetreo y las prisas de la oficina, no lo es. Por eso, os contaré los inconvenientes y lo que hago para zanjar el tema.En mi empresa, las presentaciones para las Juntas de Accionistas, el Consejo de Administración o las reuniones de los resultados de una auditoría tienen alrededor de 50 ó 60 páginas. A veces incluso más. Cada Director de Departamento prepara su parte y luego yo lo integro todo en un único documento, dándole el formato corporativo con el logo, los colores, la letra… Una semana antes de la reunión empiezo a enviar los “kind reminder”, es decir, recordatorios amables para que me pasen los datos. La mayoría de las veces, no funcionan porque los directivos están de viaje, en reuniones con clientes, dirigiendo sus departamentos … apenas tienen tiempo, pobrecitos míos.Tres días antes, paso una técnica más dura. Les envío un "email incendiario" desde el correo de mi jefe. A ver si así hay más suerte. Tampoco funciona, siguen muy ocupados.Dos días antes del Día D, convoco una reunión preparatoria en donde se repasan todos los datos de la presentación y se estudia el mensaje que se quiere transmitir. Esta reunión siempre la pongo por la mañana, con la esperanza de que a lo largo del día me pasen los datos y así poder unificar la presentación. ¿Me lo pasan? ¡¡nooooo!!El día de antes del Día D me paso por los despachos de los directivos con cara de pocos amigos, insistiendo una vez más en que cada uno me pase su parte:

- Sí, Erika, de verdad, que estoy en ello. Ahora en 10 minutos te lo envío.
- Me meto ahora en una reunión, en cuanto salga ...

Las 18h y aquí estoy. Han vuelto a pasar de mi. Al principio, cuando llegué a la empresa, me quedaba esperando hasta 19h o las 20h con la esperanza de irme a casa con el trabajo hecho. Nunca me pasaron los datos. Por eso, llegó el día en que decidí no seguir haciendo el tonto e irme a casa a mi hora. Total, no me pagan las horas extras. No falla, en cuanto te vas, cada uno te manda su parte. Parece que lo hacen a propósito.  Antiguamente convocaba a las 09h la Junta de Accionistas, Consejo de Administración o lo que sea. Eso significaba llegar a la oficina a las 07h, como muy tarde, para terminar la presentación, imprimir, encuadernar, preparar la sala … ¡menudo estrés! 

Ahora convoco estas reuniones las 11h. Así, aunque sigo entrando de madrugada, al menos puedo preparar todo tranquilamente ... ¿o no? eeemmm mi experiencia es que siempre se tuerce algo y que terminas haciendo todo con la hora pegada.

¿Cómo es el proceso de preparar la documentación para la reunión? Pues con la adrenalina a tope porque siempre viene Murphy a "ayudarme". Vamos con sus leyes.La primera ley: 

Cada parte recibida está en un formato distinto. Márgenes, letras, unas veces tablas en word, otras en excel. Algunos lo mandan en PDF para que no puedas tocar nada y, claro, así no hay forma de integrar nada y ponerlo todo en formato corporativo.

Segunda ley: 

Debido a que el Director Financiero de mi empresa es un tacaño en grado extremo, tenemos impresoras de andar por casa. Nada de esas profesionales que lo hacen todo. No. Así no se paga un renting. Ya sabéis, el ahorro general riqueza (aunque ésto lo pongo en duda).

Como las presentaciones son muy pesadas por los gráficos y las tablas, la impresora se bloquea y tarda varios minutos en reaccionar. 
A mi ni se me ocurre imprimir a doble cara, ya que en mi empresa se compra de bajo gramaje para seguir ahorrando y esto provoca atascos de papel. Ahí pierdes más tiempo.

También puede que se acabe el tóner y al cambiarlo, te manches la ropa. A veces  ha pasado que se ha acabado el tóner y no había otro de repuesto. En estos casos me he alegrado infinitamente porque ha significado el fin de la historia: reunión sin documentación, se proyectan las slides en la pantalla y luego se envía la presentación por email a los participantes.En resumen, si tengo que imprimir 15 presentaciones de unas 50 hojas cada una, este trabajo me puede llevar una hora o incluso más.Murphy pregunta que si me acompañáis ver cómo encuaderno.Tercera Ley:

Como comenté antes tienes que ir metiendo taquitos de hojas en la ranura de la encuadernadora. Ya te puedes cuidar de introducirlos siempre a la misma altura porque sino luego los agujeros no coinciden y no te pasa la espiral.No entiendo porqué no fabrican esas máquinas con una ranura de un centímetro para quepan 100 hojas sin problemas. Al fin y al cabo, en las de 10 hojas pones un clip o una grapa.

Hacer los agujeros a una presentación de unas 50 hojas, te lleva unos 3 minutos. Si a la reunión asisten 15 personas, esto son 45 minutos.

Resumen: solo con imprimir y perforar llevamos 1h45.

Cuarta Ley:

Ya tienes todos los agujeros hechos y cuando empiezas a pasar la espiral, te das cuenta que muchas veces no desliza tan bien como en el vídeo de arriba. Esto te retrasa aún más. A veces he pensado llevar un poco de jabón en pastilla y untarlo en la espiral, a ver si desliza igual que cuando atornillas algo. Aunque luego con el madrugón, se me olvida coger el jabón.

Aun sabiendo que tenías que poner el papel a la misma altura, lo cierto es que a veces te despistas, lo colocas medio milímetro más para allá y ya no encajan los agujeros. Los tacos de papel quedan descuadrados y siempre viene alguien que te dice:

- Erika, los folios no están centrados, unos están más a la izquierda y otros más a la derecha.
Si lo haces bien, nadie te da la enhorabuena.

El siguiente paso es cortar el sobrante de la espiral. Esto es un arte. Al cortarlo, tienes que doblarlo y meter la punta hacia dentro. Claro, eres el Increíble Hulk y tienes tal fuerza que puedes doblar metal sin problemas. Si tienes síndrome del túnel carpiano (o cubital como es mi caso) rezas para que no te dé un latigazo por todo el nervio a lo largo del brazo y no te quedes con los dedos agarrotados el resto de la jornada.

Es muy importante lo de doblar el extremo hacia dentro. Si lo cortas de cualquier forma, la punta se puede enganchar en algún traje de esos caros que llevan los directivos y rasgarlo. El afectado montará un circo increíble. Lo sé porque lo he vivido.

En este paso pierdes otros 15 minutos. ¿Cuánto llevamos? ¡¡2 horas!!

Tic tac tic tac. La reunión empieza en breve, todavía no he preparado la sala y los participantes de otras empresas van a llegar de un momento a otro.

Quinta Ley:Cuando ya estás a punto de terminar, siempre aparece algún directivo o, si no se atreve, manda a alguien de su equipo:- Erika ¿Cómo vas? ¿has terminado ya? 

- Esa cordialidad y esa sonrisa me dan miedo ¿porque te interesan mis progresos?
- Es que hay un dato incorrecto en la slide 43 y hay que cambiar la hoja. Ya he enviado por mail, la nueva slide.
- Pero, vamos a ver, ¿qué hicisteis en la reunión preparatoria? ¿hablar de tiempo, tomar café y zamparos todos los caramelos?

Les mato, les mato. Esto significa sacar la espiral que no desliza y volver a empezar el proceso con las 15 presentaciones: imprimir la nueva página, el atasco de papel, hacer agujeros a las nuevas hojas que ya no cuadran con el resto, sustituir una página por otra, meter una nueva espiral, cortar y doblar el metal …

Tic tac tic tac, la reunión va a empezar en breve.

Voy a mi ordenador, miro mi correo, no tengo nada.- Roberto, no me has mandado la nueva slide.- No, claro que no ¿por qué te la iba a enviar a ti? Son datos confidenciales. Se la he mandado al gran jefe.
- ¿Eres tonto o qué te pasa? ¿quién ha terminado de hacer la presentación? 
- Erika, háblame con respeto que soy Director
- Si, sí, Director y unas cuantas cosas más que mejor me las callo
Por favor, que alguien me quite el abrecartas y las tijeras, ¡¡hoy mato a alguien!!

¿Tiempo invertido en imprimir y encuadernar? Entre unas cosas y otras, unas 2:30 horas. Una cosa he de contaros. Muchas veces cuando el tiempo se me echa encima, el único que me ayuda es mi jefe. Sí, al contrario de los demás, él se remanga y se pone conmigo a encuadernar: Siempre me dice: 

- Trabajo en equipo, Erika.Y yo siempre le respondo: 
- Gracias por tu ayuda. Esto ... ¿porque no apuntas a los Directivos a un curso de empatía? Mírales, tu encuadernando y ellos ahí sentaditos en sus despachos.Los que me leen habitualmente saben que siempre intento buscar soluciones a los dramas oficinísticos. Y, por supuesto, para este asunto también he encontrado una forma para evitar matar a alguien jeje.

Hace meses que no encuaderno nada. No, ya no. Compré una grapadora de esas especiales de grapas grandes. Coloco el taco de papel en el lugar indicado, bajo la palanca y arreando que es gerundio. Imprimo, preparo la sala, recibo la visita y en el último minuto me pongo a grapar. Mientras tanto, les doy tiempo a que hagan todos los cambios que les dé la gana. En esta nueva forma de trabajar, es mi jefe el que va imprimiendo las nuevas páginas.

Grapadora Manual ROMALANGS17

Al principio no gustó nada mi idea innovadora:- Erika, queda muy cutre- ¿Qué dices? Lo grapo y al meterlo en una carpeta corporativa, queda igual de profesional. Además esto tiene una ventaja muy grande. La documentación ocupa menos espacio en el archivo.- Ya, pero no es lo mismo.- Lo sé, Roberto, te entiendo. El día que me paséis los datos dos días antes, volveré a encuadernar.