Entendiendo los Criterios Tiempo y Energía en GTD

«Tiempo disponible» y «energía disponible» son dos de los posibles criterios a tener en cuenta a la hora de decidir qué hacer en un momento dado. Saber en qué consisten exactamente estos dos criterios, y cómo y cuándo emplearlos, puede ayudarnos a mejorar de forma significativa nuestra efectividad personal.

Cuando David Allen aborda el quinto de los 5 pasos para administrar tu trabajo con GTD, nos explica que, cuando nos ponemos a revisar nuestras «siguientes acciones» para decidir qué «hacer», tenemos que aplicar una serie de criterios en un orden determinado:

1. Contexto
2. Tiempo disponible
3. Energía disponible
4. Prioridad

Un conclusión que se desprende de este planteamiento es que el «tiempo disponible», la «energía disponible» y la prioridad son criterios distintos del contexto y, por tanto, no son contextos. Sin embargo, a efectos prácticos, «tiempo disponible» y «energía disponible» pueden ser considerados contextos ya que, según Allen, contexto es lo que necesitas para poder completar una siguiente acción. Es por esto por lo que yo vengo llamando tradicionalmente pseudocontextos al tiempo y a la energía ya que, al combinarlos con los contextos propiamente dichos, dan lugar a unos nuevos contextos, más potentes en mi experiencia a la hora de tomar buenas decisiones que los originales que plantea Allen, tal y como explico en «el contexto como factor clave para decidir con enfoque».

Por otra parte, Allen no especifica qué significa realmente «energía disponible» en su libro. Simplemente comenta que para llevar a cabo determinadas acciones «necesitas una reserva importante de energía mental fresca, creativa», lo que da a entender que la energía guarda relación únicamente con actividades creativas. Después de probar el planteamiento original de Allen durante años y compararlo con ligeras variaciones del mismo, puedo afirmar que el enfoque original infrautiliza las posibilidades que ofrece el concepto «energía».

A lo largo de los años, he podido comprobar que el concepto «energía disponible» es mucho más potente cuando se identifica con «capacidad de atención» que cuando se asocia a «capacidad creativa» o, incluso, a «capacidad de concentración». Es cierto que la capacidad de concentración suele requerir por lo general un nivel alto de energía mental, o lo más probable es que nos resulte difícil mantener dicha concentración durante periodos moderadamente largos. Por el contrario, dudo que la capacidad creativa requiera siempre altos niveles de energía mental. Al menos en mi caso, muchas buenas ideas se me han ocurrido en momentos de verdadero agotamiento, lo que me hace receloso a establecer correlación entre frescura mental y creatividad.

Sin embargo, lo que sí he podido constatar a lo largo de los años es que mi nivel de energía mental afecta profundamente a mi capacidad para prestar atención intensa a los detalles. Así, tareas aparentemente triviales como hacer una transferencia bancaria, rellenar un formulario más o menos extenso o preparar una factura, por ejemplo, pueden pasar de ser acciones rápidas y sencillas, que completo apenas sin esfuerzo cuando cuento con la energía mental necesaria, a ser tareas tediosas que me obligan a prestar unos niveles de atención para los que ya no me queda energía, tardando mucho más de lo necesario en completarlas y, sobre todo, con mucha mayor predisposición a cometer errores sin darme cuenta de ello.

Una de las cosas que observé cuando apliqué los criterios originales de Allen es que prácticamente nunca tenía siguientes acciones en la combinación «poco tiempo disponible» + «mucha energía disponible», lo que me llamaba poderosamente la atención porque me parecía que era desaprovechar de forma un tanto absurda una de las cuatro combinaciones posibles de tiempo y energía (mucho-mucha, mucho-poca, poco-poca, poco-mucha). Desde que amplié el criterio «energía disponible», la distribución de siguientes acciones entre las cuatro combinaciones es más equilibrada y, sobre todo, me resulta mucho más útil.

Por último, existe una versión reducida de lo anterior, que es usar únicamente un criterio «mucho tiempo + mucha energía». Aunque no uses GTD, si identificas de manera habitual qué tareas precisan de esa combinación de tiempo y energía para optimizar el aprovechamiento de tus recursos y luego desarrollas el hábito de hacer coincidir esas tareas con el momento del día en que tus niveles de energía son máximos, al cabo de poco tiempo observarás un aumento espectacular en tu sensación de logro y aprovechamiento del tiempo.

Hablamos de un hábito sencillo y poderoso: «hacer coincidir tu tiempo y energía disponible con el tiempo y energía que requieren las cosas que tienes que hacer», algo que, por lo general, hacemos francamente mal, la mayoría de las veces porque ni siquiera somos conscientes de ello. Plantéatelo. Imagina que aspecto tendrían tus días, qué te dirías al terminarlos o como te sentirías si introdujeras el hábito de completar todos los días al menos una tarea que requiere tu máxima energía haciéndola coincidir con tus momentos de máxima energía. Estaría muy bien, ¿verdad?

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