Entendiendo qué significan los conceptos de GTD®

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las personas que quieren mejorar su efectividad personal es desaprender.

Por desgracia, dejar atrás todo lo inservible y contraproducente que hemos aprendido sobre cómo gestionar nuestra vida cuesta más esfuerzo —y lleva más tiempo— que aprender lo nuevo.

En el caso concreto del camino para dominar GTD^®, este desaprendizaje previo es un requisito imprescindible para poder entender y aplicar correctamente la metodología.

La nefasta «gestión del tiempo» y la #productividadbasura han hecho —y siguen haciendo— un daño enorme a la efectividad, con el agravante de que sus afirmaciones, creencias y recetas —sin ningún fundamento científico— están fuertemente arraigadas en la sociedad.

Todo empieza en la infancia

Ya desde la infancia se nos explica mal la diferencia entre orden y organización, lo que hará que —a partir de ahí— vivamos confundiendo el significado de ambos conceptos.

También se nos hace centrar nuestra atención en «ordenar» nuestras «cosas físicas» (nuestros juguetes y libros —o nuestra habitación— por ejemplo), ignorando el hecho de que la parte más compleja de nuestra realidad es intangible.

Se trata además de un «ordenar» superficial, estético y vacío de significado, que no va más allá de que nuestro entorno «quede bonito».

La confusión entre orden y organización, unida a la «cosificación» de la realidad, y a la predominancia de la estética sobre la funcionalidad, da lugar a un pensamiento simplista, en el que parece que —para tener tu vida bajo control— lo único que necesitas es ordenar tu escritorio y poco más.

La vida adulta es más de lo mismo

Un paso más en este «hacer mal las cosas incorrectas» promovido por la «gestión del tiempo» tiene lugar en el ámbito profesional.

Puestos a cosificar, también se cosifica el tiempo, fraccionando artificialmente la realidad en «bloques», que se encajan unos con otros y con los que se «rellena» el calendario —como si de un Tetris se tratara— en un afán infantil por hacer que la realidad se adapte a nuestra voluntad.

Y esta misma cosificación la sufren las responsabilidades y los compromisos, dando lugar a una situación absurda en la que la actividad profesional parece reducirse a «ordenar, clasificar y priorizar» emails…

La vida va más allá de lo que ves

Una de las consecuencias más trascendentes de mejorar la efectividad personal es tomar conciencia de la complejidad real de tu vida. Sí, quieras o no quieras, vives en un mundo VUCA.

Cuando las personas comienzan a recorrer su camino para dominar GTD^®, una de las sensaciones iniciales más frecuentes es precisamente la de «complejidad».

Frente a la versión sobre-simplificada y edulcorada de la realidad en la que nos educan, GTD^® nos abre los ojos a una perspectiva más amplia, completa y —obviamente— también más compleja.

De repente, descubrimos que en lugar de un par de docenas de «tareas» tenemos varias decenas de «proyectos», un centenar de acciones y una docena —o dos— de áreas de responsabilidad. Y claro, todo eso duele.

GTD^® nos dice también que basta ya de «echar balones fuera» y que los compromisos hay que gestionarlos, porque no hay excusa para incumplirlos.

En resumen, aplicar GTD^® nos obliga a madurar como personas y como profesionales; a asumir que hay más cosas por hacer que tiempo para hacerlas y que, en consecuencia —nos guste o no nos guste—, algunas se van a quedar sin hacer.

Lo de menos es dónde lo pones^®

Una de las cosas que me siguen llamando poderosamente la atención en los cursos que facilito de formación GTD^® oficial es la obsesión con el «dónde lo pongo».

La situación se da cuando aplicamos el paso de Aclarar, un proceso mental nuevo y potentísimo, característico de GTD^®. Aclarar consiste en entender qué significan para ti los inputs que te llegan y en decidir qué hacer —o qué no hacer— con ellos.

Curiosamente, este paso crítico despierta poco interés en las personas participantes, a las que solo parece preocuparles «dónde poner las cosas».

Entiendo que la reacción es hasta cierto punto lógica. Igual que para un martillo todo son clavos, para las personas que se mueven en este paradigma simplista y cosificado todo son cosas, y han aprendido que las cosas hay que «ordenarlas» o «clasificarlas».

Pero ordenar las cosas ni las cambia ni las hace avanzar lo más mínimo. La realidad es mucho más compleja que esto.

Entendiendo la vida real

En tu vida recibes inputs. Cada uno de esos inputs interacciona con tus valores, principios, propósito, visión, metas, objetivos y responsabilidades, y lo hace de una manera muy determinada.

En función de cómo sea esa interacción, tu respuesta ante el input será distinta. En algunos casos, no harás nada —a veces porque no querrás, otras porque no podrás y otras porque no tendrás que hacerlo— y, en otros casos, harás algo —a veces, en el momento, otras más adelante y, en ocasiones, involucrando a otras personas—.

Cuando tomas la decisión de hacer algo, estás adquiriendo un compromiso, contigo y/o con otra(s) persona(s).

Si ese algo que te has comprometido a hacer no lo haces en el momento, estás corriendo el riesgo de incumplir tu compromiso, ya que el cerebro es una chapuza.

Por tanto, para no incumplir tus compromisos, necesitas recordatorios.

Un recordatorio es cualquier elemento externo a tu memoria que, al verlo, te recuerda que tienes pendiente de cumplir ese compromiso.

Por cierto, para que un recordatorio sea realmente útil, tienes que ponerlo de tal forma que te asegures de verlo en el momento adecuado.

Entendiendo los conceptos de GTD^®

Esto nos lleva a que ni tu sistema GTD^® —ni tus listas ni tus carpetas— tienen acciones ni proyectos. Eres tú —en tu vida real— quien ha adquirido una serie de compromisos.

Cumplir con esos compromisos requiere que hagas cosas (acciones) y, en ocasiones, que hagas más de una (proyectos).

Para evitar incumplir tus compromisos necesitas recordatorios y para poder gestionar esos recordatorios de manera efectiva —es decir, para verlos cuando tiene sentido verlos— necesitas una estructura adecuada de categorías organizativas.

Así que tu GTD^® no es un archivo, es un mapa. Y los mapas no tienen carreteras, ni ciudades, ni montañas; lo que tienen son símbolos, marcas que dan información para orientarse. ¿Dónde estoy y qué hago ahora? Pues en GTD^®, igual.

Tus listas GTD^® tienen recordatorios, símbolos —como los del mapa— que reemplazan a pensamientos tipo «tengo que» o «que no se me olvide».

Las acciones y los proyectos no están en tu GTD^®; los compromisos los tienes tú en tu vida real.

Si en la vida real no tienes que acordarte de algo —por ejemplo, porque ya tienes el hábito—, entonces en GTD^® tampoco necesitas tener ningún recordatorio de ello.

Y cuando no sepas dónde poner un recordatorio, piensa en qué circunstancias tiene sentido encontrarte ese recordatorio. Te aseguro que si piensas de verdad en qué necesitas para que ese recordatorio juegue su papel , es decir, para verlo cuando tiene sentido verlo, te resultará muy fácil saber dónde ponerlo.

¡Ah! Y los mapas, para que sirvan de algo, hay que usarlos. Te lo digo porque Ejecutar es el paso peor entendido de GTD^®.

Conclusión

Archivar solo es útil para las cosas que decides archivar y, por mucho que archives, esas cosas serán solo una parte de los muchos inputs que constantemente llaman tu atención.

Para los compromisos que necesitas recordar —para hacer las acciones y lograr los proyectos que te harán cumplirlos— necesitas recordatorios.

Al empezar con GTD^® cuesta mucho —pero mucho— dejar de pensar en «ordenar cosas» y empezar a pensar en «construir un mapa de recordatorios para orientarme a la hora de elegir qué hacer en cada momento».

Y también cuesta mucho dejar de «tirar de memoria» —o dejarte llevar por lo último o lo más llamativo— y, en su lugar, ir a tu mapa GTD^®, ver qué opciones hay, en qué circunstancias estás y aplicar lo de «dónde estoy, qué puedo hacer y qué hago ahora».

Por eso, cuando se interioriza y se aplica bien GTD^®, la vida cambia radicalmente y descubres una nueva realidad. Sí, es más compleja, pero es una vida de verdad.