Entorno y espacio

Recuerdo que hace ya muchos lustros hicimos un estudio en la universidad sobre productividad. La idea era ver si existían diferencias de rendimiento en función del horario. Para hacerlo sencillo dividimos el día en dos franjas, de ocho de la mañana a ocho de la tarde, y de ocho de la tarde a ocho de la mañana. Es una división muy básica pero permitía hacernos una idea de si existían personas diurnas o nocturnas.

Los resultados que obtuvimos parecían indicar que si existía una relación, que hay personas que rinden mejor si están en su horario natural y no sometidos a un horario fijado por la empresa. Si alguien era de comportamiento nocturno y le tocaba un turno de oficina de toda la vida era menos productivo que si le hubieran dejado escoger su propio horario.

Un dato que no estudiamos, porque no era la idea principal del estudio, es si el entorno físico dónde se realiza el trabajo afecta al rendimiento. Con esto me refiero no sólo al tema de las oficinas abiertas y sin paredes, sino también al lugar físico dónde se realiza el trabajo, si es lo mismo estar en la oficina que estar en tu casa, en un bar o en cualquier otro lugar donde se pueda trabajar.

Pero a pesar de no tener datos estadísticos ni las amplias herramientas que esta nos da para torturar la información, lo que si puedo comentar es mi sensación al respecto de los entornos y los espacios a la hora de trabajar y como afecta a la productividad en las personas.

Existe un mal bastante generalizado en el mundo del management y es el presencialismo. Entiendo que hay trabajos que se necesite una presencia física en un entorno concreto en una horas concretas, pero en los entornos dónde el trabajo es intelectual y orientado a proyectos, esta necesidad desaparece.

Si queremos que un equipo, y las personas, trabajen cómodos hay que dotarles de las herramientas para que esto sea posible. Se les puede dotar de espacios dónde trabajar juntos para organizar sus ideas, sus reuniones y cualquier otro tema que crean conveniente, pero es importante que han de estar ellos juntos, no todos juntos. Cada equipo ha de tener su espacio separado del resto para evitar distracciones, ruidos e interrupciones. Acepto que con cada proyecto existirán diferentes equipos y se ha de disponer de un entorno que se pueda flexibilizar, pero la solución de tener una superficie de quinientos metros cuadrados sin ningún tipo de intimidad o separación no favorece en absoluto la concentración ni la creatividad.

Otro punto es dar la libertad de que los equipos se reúnan cuando han de hacerlo y no forzar el compartir espacio todo el rato. Pueden reunirse cada lunes para discutir todos juntos como avanza, pero después que cada cual se vaya a trabajar dónde más le apetezca, su casa, en casa de la vecina o en la misma oficina, pero el roce no necesariamente hace el cariño.

En mi experiencia personal, nosotros nos sentábamos cada mañana para discutir en media hora como estaba cada una de las tareas, los problemas, soluciones posibles y temas pendientes de reuniones anteriores. Se hacía un listado acciones a tomar y tomadas, y a partir de aquí que cada cual se vaya a trabajar donde quiera.

Con este sistema, yo había días que me quedaba en la oficina trabajando y otros tantos que me marchaba a casa para estar más tranquilo y poder concentrarme. Eso sí, tenía que estar localizable por si surgía algún problema, pero no era necesario que mi yo físico estuviera allí para coordinar al equipo, los tenía a todos al alcance de un click.

Otro punto importante son los horarios, lo importante es que un proyecto se entregue en un día específico, en que horario haces el trabajo es algo que ha de ser irrelevante. Yo trabajo por la mañana hasta las cuatro de la tarde que voy a buscar a mis hijos y a partir de las nueve, si es pertinente, sigo trabajando para dejarlo todo ordenado. Otros prefieren madrugar más y tener la noche libre, pero el objetivo es que el día fijado esté todo correcto y en orden.

En resumen, creo que la oficina ha dejado de ser un espacio de trabajo para pasar a ser un objeto de marketing -impresionar a los clientes que nos visitan- y para poner en orden los temas del día, para todo lo demás hay que dar la flexibilidad y las herramientas para que cada uno busque la mejor forma de realizar su trabajo.

Para los que queráis más información, Pol ya ha comentado en un par de post las ventajas y desventajas del trabajo remoto.

[1] Santacana, Pol. " El tiempo del trabajo remoto se acerca ". Exelisis. 2015-09-22