Entrevista a Jerónimo Sánchez (118), autor de «Productividad personal en una semana»

Hoy en la Sección de Entrevistas traemos un nuevo libro Productividad personal en una semana (Planeta).
El autor de la obra es Jerónimo Sánchez (@jeronimosanchez), consultor artesano en efectividad centrado en as personas y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.
Durante más de 20 años trabajó en distintas empresas multinacionales, incluyendo Volvo, Oki Systems, Oriflame y Yara, siempre en áreas técnicas.
En enero de 2014 dio por finalizada esa etapa de trabajo por cuenta ajena y decido emprender proyecto en solitario, poniendo su experiencia y conocimientos al servicio de las personas y organizaciones que buscan y desean adaptarse con éxito a esta nueva realidad.
Aquí van las preguntas y las respuestas de Jerónimo Sánchez sobre su libro Productividad personal en una semana. Y destacamos el siguiente titular:
«LA CLAVE DE LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL PASA POR EL DESARROLLO DE BUENOS HÁBITOS DE TRABAJO»
1. ¿Cuándo y por qué nace el libro “Productividad personal en una semana”?Productividad personal en una semana nace a finales de 2011 se puso en contacto conmigo Roger Domingo, director editorial en la Editorial Planeta, y me propuso la posibilidad de escribir un libro sobre productividad personal para su excelente serie «En una semana». En aquel momento ya empezaba a haber un gran interés del público general por todo lo que tenía que ver con la mejora de la productividad, por lo que me pareció una fantástica ocasión para resumir parte de mi trabajo publicado en el blog, y así poder llegar a muchas más personas que habitualmente no leen en internet.
Mi propósito con este libro es ofrecer una guía sencilla para que cualquiera pueda iniciarse rápidamente en el camino de la mejora de su eficiencia y eficacia personales. Y qué mejor que hacerlo utilizando como hilo conductor la metodología Getting Things Done® —más conocida por su acrónimo GTD®—, propuesta por el norteamericano David Allen. Una metodología que después de quince años de rodaje se ha convertido ya en el nuevo estándar mundial de productividad personal para los profesionales del siglo XXI.
2. ¿Cuáles son las principales aportaciones de este libro respecto a otros de temática similar?Productividad personal en una semana es un libro que explica con sencillez, y sin demasiadas vueltas, una nueva forma de trabajar que ha permitido a decenas de miles de personas de todo el mundo alcanzar los resultados que quieren de manera sistemática y consistente, manteniendo el control de su día a día, y reduciendo su estrés a niveles marginales. Sobre productividad personal hay muchas cosas escritas y publicadas pero, a mi juicio, la mayoría de ellas pecan de simplismo y, en demasiadas ocasiones, falta de rigor. Haber utilizado una metodología contrastada y ampliamente aceptada como GT® como hilo conductor del libro, me ha permitido ofrecer un manual del que cualquiera puede sacar un enorme valor.
3. ¿Qué es lo que más te ha sorprendido al escribir este libro?Me ha sorprendido lo bien que se ajusta el formato de la serie «En una semana» para explicar una metodología por pasos como GTD®. Creo que eso me ha permitido crear un manual que resulta muy fácil de llevar a la práctica, sin esfuerzo y de manera ordenada. También me ha resultado sorprendente lo mucho que he disfrutado del proyecto de escritura. Uno se imagina que escribir un libro debe ser algo abrumador. Bueno, no ha sido mi caso. Quizá porque llevo muchos años escribiendo y formando a personas sobre las cosas que cuento, o porque me encantan los temas de los que escribo, o simplemnte porque yo mismo soy el resultado de hacer las cosas que cuento en el libro.
4. ¿Cuál es la parte del libro que más te gusta y por qué?La parte que más me gusta de Productividad personal en una semana es el capítulo seis —Sábado—, donde relato hora a hora, casi minuto a minuto, cómo es un día en la vida de una persona normal que se decide a poner en práctica la metodología GTD®. Creo que evidencia bastante bien el tipo de vida que cualquier puede llegar a tener si se lo propone, simplemente haciendo algunos cambios de hábitos en su forma de hacer las cosas.

Para saber qué hacer, el primer paso es saber qué no hacer. Se trata de reducir al mínimo el número de opciones entre las que elegir.

5. ¿Cuáles son las 3 principales características de las personas productivas?Las tres principales características de las personas productivas son decir no con frecuencia, saber gestionar su atención y no tener miedo de ser más creativos. Decir no con mucha frecuencia —más de lo que están acostumbradas la mayoría de las personas—, te permite afrontar con éxito una realidad que vivimos la mayoría de profesionales hoy en día, y es que siempre hay más trabajo por hacer que tiempo disponible para hacerlo. Gestionar la atención, en contraposición a gestionar el tiempo, porque al contrario de lo que creen muchas personas, el tiempo no se puede gestionar, sólo el grado de atención que le dedicas a cada cosa que pasa por tu radar. Y no tener miedo a ser más creativos, ya que en entornos de trabajo volátiles, inciertos, complejos y ambiguos como los actuales, sólo se puede tener éxito si eres capaz de adaptarte rápidamente a los cambios, de manera creativa e innovadora. Muchas personas se resisten a ello porque no tienen establecido un flujo de trabajo que les permita gestionar con garantías la cantidad de nuevos compromisos que supondría dar rienda suelta a su creatividad —¡bastante tienen con lo que ya tienen! Por eso es importante implementar metodologías de productividad personal como GTD®, pues integra los mecanismos necesarios para decir no con confianza, gestionar mejor tu atención y ser más creativo sin perder el control de tu día a día.
6. Dinos 3 herramientas prácticas para ser más productivos.Siempre me resisto a hablar de herramientas cuando hablo de productividad personal. Habiendo sido yo mismo un fan de las herramientas en el pasado, sé de primera mano el daño que puede hacer centrar el discurso de la productividad personal entorno a las herramientas. La experiencia me ha enseñado que la clave de la productividad personal pasa en primer lugar, y principalmente, por el desarrollo de buenos hábitos de trabajo. En ese sentido, a la hora de ser más productivo, un compromiso genuino de mejora siempre dará mejores resultados que el uso de la última y más sofisticada herramienta disponible. De hecho, con los hábitos de trabajo correctos, cualquier herramienta que tengas disponible se convertirá en la mejor herramienta de productividad personal que puedas imaginar.
7. Nos decía José Miguel Bolívar: “En el trabajo del conocimiento el mayor reto es saber qué hacer”. ¿Cómo saber qué hacer?Para saber qué hacer, el primer paso es decidir qué no vas a hacer. Reducir el número de opciones entre las que elegir a la hora de trabajar, es fundamental. Como decía anteriormente, en el trabajo del conocimiento, siempre tenemos más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas, así que aprender a posponer, o incluso descartar cosas, es una competencia clave para cualquier profesional moderno. Una vez reducidas las opciones, el siguiente paso es organizarlas según criterios objetivos, de manera que la elección de qué hacer en primer lugar venga determinada por la realidad de cada momento, y no por juicios de valor subjetivos o factores psicológicos —como los que intervienen en el fenómeno de la procrastinación—, que tanto han mermado la productividad de las personas a lo largo de los años. De nuevo, GTD® ofrece los mecanismos necesarios para hacer este tipo de elecciones de manera rápida y sencilla, especialmente en entornos en los que la realidad cambia a velocidades de vértigo.
8. La relación entre estrés y enfermedad es evidente, y la relación entre improductividad y estrés también. Para una personas que esté desesperada por su improductividad y estrés, ¿cuál sería el primer paso para solucionar su problema?El primer paso para empezar a solucionar un problema de improductividad es reconocer que nadie consigue cosas distintas haciendo las mismas cosas de siempre. Si quieres ser más productivo, vas a tener que empezar a hacer las cosas de manera distinta. Y eso te va a llevar tiempo, no hay atajos. Una vez tomada la decisión y adquirido el compromiso firme de iniciar el cambio, mi consejo sería que se acercara al mundo de la productividad personal con humildad. Muchas personas creen que sus necesidades son especiales, o que pueden «mejorar» fácilmente las metodologías que ya existen. Somos muchos los que hemos dedicado años a investigar y experimentar en este mundo, y hemos cometido todo tipo de errores. Gracias a ello he aprendido algunas cosas, como por ejemplo que las necesidades de la mayoría de las personas, con respecto a su productividad, son mucho más parecidas de lo que generalmente están dispuestas a reconocer. Y que «mejorar» algo solo es posible desde un conocimiento y entendimiento profundo de lo que quieres mejorar, algo del todo imposible cuando se está empezando en lo que sea. Si alguien quiere mejorar su productividad personal de verdad, lo mejor que puede hacer para ahorrarse tiempo y frustraciones es apostar a lo seguro desde el principio. Aprovecharse de la experiencia y el camino que ya han recorrido otros anteriormente.

Las tres claves de la productividad son: decir "no" con frecuencia, saber gestionar la atención y no tener miedo a ser más creativos.

9. ¿Cuál es la mejor metodología de productividad personal que conoces y cuánto tiempo lleva implantarla?Sin duda, al día de hoy, la mejor metodología de productividad personal que conozco es GTD®. Como decía antes, he investigado y probado muchas cosas a lo largo del tiempo, desde versiones ligeras de GTD® como Zend To Done (ZTD), de Leo Babauta, hasta sistemas de lista única de tareas como Autofocus, de Mark Forster, pasando por todo tipo de trucos y atajos pseudo-productivos, o enfoques parciales como los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey, o las ideas de Brian Tracy y otros muchos. Al final, he llegado a la conclusión de que la única solución realmente completa, que ataja de verdad el problema de la mejora de la productividad personal, es la metodología de David Allen.
Muchas personas critican a GTD® por ser complejo y difícil de implementar. Yo no estoy de acuerdo. Simplemente supone un cambio de paradigma, y como todo cambio, implica tiempo hasta que se asimila. La realidad me ha demostrado una y otra vez que GTD® contiene el conjunto mínimo viable de principios y hábitos que permiten resolver el problema de la efectividad que ya anunciaba Peter Drucker a mediados del siglo pasado. Como sugería Albert Einstein, está bien intentar simplificar las cosas todo lo que sea posible, pero no tanto como para poner en riesgo la consecución del resultado que se persigue.
Con ayuda, es posible consolidar todos los hábitos que componen GTD® en unos seis meses. De manera autodidacta, a mi me llevó alrededor de dos años practicar GTD® con solvencia. De momento, es lo mejor que tenemos. Aunque ya existe una iniciativa muy seria por parte de la red de consultores artesanos OPTIMA LAB para desarrollar una metodología de «segunda generación», llamada OPTIMA3®, que tiene en cuenta algunos aspectos que a mi juicio son clave, como por ejemplo los últimos avances de la ciencia cognitiva, o el mencionado concepto de efectividad desarrollado por Peter Drucker, el padre del management moderno.
10. Vaciar la mente y dejar las cosas en un sistema externo fiable es una de las claves de la productividad. Dinos los 2 mejores sistemas externos que utilices habitualmente.Efectivamente, vaciar la mente y dejar las cosas en un sistema externo fiable es la piedra angular de la productividad personal. Y precisamente para que sea fiable, una de las características que debe tener dicho sistema externo es que sea único. Eso sí, como todo sistema, está compuesto de varias partes. El mío está implementado casi en un 90% con herramientas digitales sobre el ecosistema Apple, así como diferentes servicios «en la nube», y sólo en un 10% con herramientas «de baja tecnología», dado el pequeño volumen de cosas físicas que tengo que gestionar. En cuanto al tipo de herramientas, básicamente lo único que se necesita para crear un sistema externo fiable son herramientas de gestión de listas, calendarios y archivos. Como decía antes, la herramienta específica que elijas para cada propósito no es tan relevante, siempre que uses las que se adapten mejor a tu realidad y necesidades, sepas utilizarlas de manera eficiente y tengas desarrollados los hábitos correctos de trabajo.
11. Recomienda a los lectores otros 2 libros de similar temática que te gusten y con los que hayas aprendido.El libro que considero fundamental para mejorar la productividad de cualquier persona, con independencia de su cultura, profesión o nivel de responsabilidad, es Getting Things Done, de David Allen. Es precisamente el libro que da nombre a la metodología GTD®, y del que hemos bebido la gran mayoría de los profesionales que nos dedicamos a la consultoría y formación en productividad personal. En español se puede encontrar bajo el título «Organízate con eficacia», y en 2015 sufrió su primera gran revisión con respecto al original, publicado en 2001. Sin embargo, es un libro que puede resultar confuso para el neófito, pues muchas veces el autor asume conocimientos tácitos que el lector generalmente no tiene. 
Y ahí es donde entra mi segunda lectura recomendada, el imprescindible Productividad personal, de José Miguel Bolívar (@jmbolivar). El libro de José Miguel complementa a la perfección el libro de Allen, en el sentido de que proporciona todas las claves necesarias para poner en práctica GTD® en el menor tiempo posible. En cierto modo, el libro de José Miguel pone al alcance del lector todo ese conocimiento tácito de la obra de Allen, fruto de su dilatada experiencia practicando la metodología.
12. La última palabra la dejamos al entrevistado para que transmita cualquier mensaje que considere importante sobre lo que quiera.Durante décadas, desarrollar las competencias relacionadas con la efectividad personal ha supuesto una enorme ventaja competitiva para un gran número de profesionales del conocimiento, pero hasta ahora, la mayoría de los profesionales han podido sobrevivir sin ellas. Sin embargo, actualmente, desarrollar estas competencias ha dejado de ser algo opcional. En entornos cada vez más «líquidos», como los denomina Bauman, resulta imprescindible abandonar el viejo paradigma de la «gestión del tiempo» surgido durante la Era Industrial, y nos obliga a aprender a trabajar de otro modo, gestionar nuestra atención de forma óptima. Por otro lado, en los últimos años estamos experimentando una creciente automatización de puestos de trabajo que, hasta hace muy poco, eran considerados imposible de automatizar. Ello está empujando a muchos profesionales a buscar nuevas formas de aportar valor a las organizaciones para las que trabajan, si es que quieren sobrevivir en el mundo laboral, algo que resulta muy difícil bajo los antiguos paradigmas industriales del trabajo. Por desgracia, pocos países incluyen actualmente en sus sistemas educativos el desarrollo de este tipo de competencias, por lo que, hoy por hoy, es responsabilidad de cada uno de nosotros y de las organizaciones iniciar este cambio. Cuanto más tiempo tardemos en comprenderlo y empezar a movernos, más probable es que, tarde o temprano, suframos las traumáticas consecuencias.
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