Entrevista a José Miguel Bolívar (87), autor de «Productividad Personal»

Hoy en la Sección de Entrevistas traemos el libro Productividad Personal (Conecta, 2015) con subtítulo: Aprende a libertarte del estrés con GTD. 
El autor de la obra es José Miguel Bolívar (@jmbolivar), uno de los principales especialistas en temas de productividad en España, y sin dudas uno de los temas en los que más necesitamos de asesoramiento y método, y cuya necesidad será aún mayor durante los próximos años.Aquí van las preguntas y respuestas de José Miguel Bolívar (@jmbolivar) sobre Productividad Personal y destacamos el siguiente titular de la entrevista: 
«LAS 3 PRINCIPALES CLAVES DE LA PRODUCTIVIDAD SON: 
HUMILDAD + RESILIENCIA + CONFIANZA»
1. ¿Cuándo y por qué nace el libro Productividad Personal?El proyecto de Productividad Personal surje a principios de abril de 2014 cuando Carlos Martínez, editor de Penguin Random House, me envía un email en el que me comenta que sigue mi blog y le gustaría proponerme la posibilidad de publicar un libro que aplique el sistema GTD al incremento de la productividad, a nivel personal, de equipos y organizaciones. La idea me parece muy interesante y empezamos a darle forma. El libro nace con la intención de cubrir el hueco dejado hasta la fecha por los libros publicados por David Allen, autor de la metodología GTD. Los libros de Allen son indiscutiblemente reveladores e inspiradores pero muchas veces no explican cómo en concreto hay que hacer las cosas para que funcionen ni porqué tienen que hacerse unas cosas determinadas y no otras. Además, en ocasiones, resultan ambiguos e incluso contradictorios para muchas personas, lo que hace que aplicar las ideas que contienen resulte con frecuencia más complicado de lo necesario. Productividad Personal pretende traducir las valiosas ideas de Allen en algo sencillo de entender y aplicar.
2. ¿Cuáles son las principales aportaciones de este libro respecto a otros de temática similar?Productividad Personal está escrito con la intención de servir como manual para poder entender y aplicar los principios productivos de la metodología GTD de forma rápida, amena y sencilla. Es un libro estructurado concepto a concepto, de forma ordenada, explicando el porqué de cada hábito productivo, qué problema actual resuelve, porqué debe ser ese el hábito y no otro y cómo llevarlo a la práctica. En resumen, «aterriza» las ideas y conceptos de GTD para facilitar un aprendizaje basado en la experiencia.
3. ¿Qué es lo que más te ha sorprendido al escribir este libro?Lo que más me ha sorprendido es lo fácil que me resultó escribirlo. Reconozco que era un proyecto que inicialmente me imponía un enorme respeto. Empecé convencido de que iba a ser un trabajo arduo y realmente no lo fue. He disfrutado mucho escribiéndolo y creo que cuando disfrutas con lo que haces, resulta más fácil de lo que creías. Por otra parte, pienso que las claves han sido mi trayectoria como blogger y mi conocimiento de la materia sobre la que escribo. Son ya siete años escribiendo varias veces a la semana en mi blog y, de entre todo lo escrito, más de doscientos artículos son sobre metodología GTD. Además, llevo diez años usando la metodología a diario. Por último, he explicado a cientos de personas cómo entiendo y aplico yo los principios de la metodología, acumulando a día de hoy más de 2.500 horas de experiencia en este sentido. Imagino que todo esto hace que estés mejor preparado a la hora de afrontar un reto como este.
4. ¿Cuál es la parte que más te gusta del libro y por qué?La parte que más me gusta de Productividad Personal es la primera. Son diez capítulos breves en los que explico por qué es necesario utilizar un método como GTD hoy día. La productividad personal es una competencia clave para cualquier profesional del conocimiento en el siglo XXI y creo que en el libro soy capaz de explicar, de forma amena, clara y sencilla, cuáles son los retos a superar y cómo conseguirlo,
5. ¿Cuáles son las 3 principales claves de la productividad personal?Las tres principales claves de la productividad personal son la humildad, la resiliencia y la confianza. Humildad para aprender los principios de la metodología sin intentar «mejorarlos» antes de entenderlos. Resiliencia, porque todo proceso de cambio real produce resistencia y la resistencia nos hará fallar y abandonar los hábitos más de una vez. Eso es parte del proceso de aprendizaje y no hay que permitir que nos desanime. Caerse y levantarse una y otra vez es la forma de aprender a andar de cualquier bebé. La resiliencia es la mejor prueba de que existe un compromiso personal de mejora. Confianza, no solo en los métodos sino, sobre todo, en uno mismo. Mucha gente duda de su capacidad. Yo estoy convencido de que cualquier persona puede mejorar su productividad personal si quiere y se compromete a hacerlo. Confiar en todo momento en tu propia capacidad para alcanzar los resultados que te propones es un requisito fundamental para cualquier reto que te plantees.
6. El libro habla de GTD (Getting Things Done). ¿En qué consiste exactamente y cuáles son los principales principios que lo sustentan?GTD (Getting Things Done) es un método de productividad personal creado por David Allen a principios de siglo XXI. Los principios productivos en los que se basa la metodología son muchos y son universales. Uno de los principales es «sacar las cosas de la cabeza y dejarlas en un sistema externo fiable». El objeto de este hábito es eliminar el estrés causado por los compromisos mal gestionados y contar con un método eficaz para tomar buenas decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento. El hábito de «vaciar la mente» es en realidad un conjunto de hábitos más sencillos, que son los que conforman la metodología, junto a otros destinados a aprovechar al máximo el uso de esta «mente externa».
7. El subtítulo del libro dice: Aprende a liberart del estrés con GTD. ¿José Miguel Bolívar ya no padece estrés gracias a su expertise en productividad?Hay principalmente tres tipos de estrés negativo o distrés. Uno de ellos es el generado por cambios drásticos o repentinos, como puede ser la pérdida de un familiar, un cambio de residencia o de trabajo. Este tipo de estrés es difícilmente evitable pero, por fortuna, no se produce todos los días. Otro tipo de estrés es el generado por todo lo que entra constantemente en nuestro radar y su significado es desconocido para nosotros. Este estrés se produce porque para el cerebro, todo aquello cuyo significado le es desconocido lo considera «potencialmente peligroso». Se trata de un estrés fácil de evitar, ya que simplemente hay que desarrollar el hábito de convertir lo desconocido en conocido, para que pierda su capacidad estresante. Yo a día de hoy no siento ningún estrés de este tipo. El tercer tipo de estrés es el estrés autogenerado, que resulta de la gestión ineficaz de los compromisos que adquirimos con otras personas y con nosotros mismos. El cerebro tiene la mala costumbre de recordarnos las cosas cuando no podemos hacer nada al respecto, lo que genera rabia, frustración y estrés. También es un estrés fácilmente evitable, si se desarrolla el hábito de no utilizar la memoria como gestor de recordatorios y se sustituye por un sistema externo de confianza. Yo tampoco siento ningún estrés de este tipo hoy día. Por lo que respecta a los dos tipos de estrés evitable, llevo sin estresarme desde 2007.
8. ¿Cuáles son los principales errores que se cometen cuando uno decide aprender e implantar GTD en su vida?
Los principales errores al implantar GTD son las prisas y la falta de humildad. Implantar GTD, o cualquier otra metodología de productividad personal, es ante todo un compromiso de cambio personal. Nadie se plantea aprender a tocar un instrumento musical, o estar en condiciones de terminar una maratón, en un par de semanas. Por algún extraño motivo, muchas personas creen que cambiar los hábitos que les acompañan desde hace años sí puede hacerse en un abrir y cerrar de ojos. Cambiar hábitos es un proceso que lleva tiempo, más tiempo cuanto más hábitos hay que cambiar. Dependiendo de cuántos hábitos tengas ya al empezar con GTD, de lo bien que hayas entendido los principios de la metodología y de lo en serio que te lo tomes, implantar por completo GTD puede llevar de seis meses a más de dos años. La pregunta es si quieres o no mejorar tu productividad en un 40 por ciento, no cuánto vas a tardar en conseguirlo. La falta de humildad, por su parte, hace que en lugar de aplicar los principios de la metodología tal y como son, se intenten «mejorar». El objeto de esta «mejora» suele ser en realidad eliminar las partes que son incómodas, cuando precisamente las partes que son incómodas son las que conllevan el cambio necesario. Lo que no resulta incómodo es porque ya lo haces y poco te va a aportar. Al margen de que esta «mejora» es un autoengaño, tiene poco sentido. Los principios en los que se basa GTD son universales, es decir, le funcionan a cualquier persona del planeta. Por otra parte, esta metodología en concreto la usan millones de personas en todo el mundo. La forma en que GTD plantea estos principios es sin duda mejorable en ocasiones pero esas mejoras son normalmente invisibles para quien se acerca a GTD por primera vez y solo se hacen evidentes después de mucho tiempo de uso continuado. Inicialmente, para que GTD funcione, hay que aplicar los principios tal y como son, aunque uno crea que los puede «mejorar».
9. ¿Cuáles son las principales causas por las que somos tan improductivos?
La principal causa por la que somos tan improductivos es que la naturaleza del trabajo ha cambiado profundamente en tan solo unas décadas. Hasta no hace mucho, el trabajo que tenía que hacer la mayoría de las personas era evidente, por lo que se podía realizar sin necesidad de ningún otro trabajo previo. En el trabajo del conocimiento, que es el que realiza gran parte de la población en los países desarrollados hoy día, la tarea no es evidente, como decía Peter Drucker, sino que antes de poder realizarla hay que definirla. Esto significa que antes de poder «hacer» el trabajo, hay que «definir» el trabajo, es decir, decidir qué es exactamente lo que hay que hacer y cuándo se va a poder dar por hecho. Para definir el trabajo hay que pensar y como no estamos acotumbrados a tener que pensar antes de hacer, intentamos buscar otras actividades que no requieran pensar sino simplemente hacer. La adicción al email o a las reuniones son consecuencia de esto, ya que generan una falsa sensación de «estar haciendo cosas» aunque el valor real de las mismas sea escaso o nulo en muchas ocasiones.
10. Ser productivo es un rasgo que distingue a las personas de éxito y cada vez lo será más, sin embargo, hay muy poca gente productiva. ¿Vamos a padecer más esrés y enfermedades por esta causa durante los próximos años?
Sí, sin duda. Improductividad y estrés son hermanas que casi siempre van de la mano. El ritmo al que se produce y llega a nosotros nueva información no deja de crecer. Toda esa información tiene potencial estresante hasta que no hemos analizado qué es, qué significado tiene para nosotros y si tenemos o no que hacer algo al respecto. La productividad personal consiste cada vez más en dejar muchas cosas sin hacer y, para sentirnos bien con todo lo que dejamos sin hacer, tenemos antes que saber qué consecuencias tiene no hacerlo y si es realmente eso lo que debemos dejar sin hacer o no. A tradicional «organizarse y priorizar», en la Era de la Información se le llama «tener control y perspectiva», es decir, saber cuáles son todas esas cosas, qué significan y qué consecuencias tienen nuestras decisiones sobre ellas. Sin control ni perspectiva, el estrés está prácticamente garantizado. La relación entre estrés y enfermedad es evidente, ya que sabemos que los niveles sostenidos de estrés alto debilitan nuestro sistema inmunológico. Muchas personas nos hemos acercado al mundo de la productividad personal precisamente en búsqueda de soluciones al estrés y la buena noticia es que nos ha funcionado.
11. La última palabra la dejamos al entrevistado para que transmita cualquier mensaje que considere importante.
La palabra «productividad» tiene connotaciones negativas para muchas personas. Personalmente, prefiero el término «efectividad», en el sentido en el que lo utiliza Peter Drucker: «effectiveness». La efectividad integra eficacia y eficiencia, es decir, alcanzar resultados relevantes haciendo un uso óptimo de recursos. La eficacia conlleva dejar atrás el «hacer por hacer» y empezar a «hacer con sentido». Por otra parte, en el trabajo del conocimiento, el recurso más preciado, y también el más amenzado, es la atención. La sabiduría de nuestras abuelas cuando nos decían aquelo de «estáte a lo que estás» es ahora más válida que nunca, ya que la gestión de la atención es la clave de la eficiencia para un profesional del conocimiento. Hoy día, dominar metodologías de productividad personal significa desarrollar una competencia indispensable para inmunizarnos ante el estrés, trabajar con sentido y, en definitiva, vivir una vida mejor.
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