Equilibrio: el gran reto para tu efectividad

Decía el gran sabio Aristóteles que «en el punto medio está la virtud» y esta gran verdad es también aplicable a la efectividad.

Punto medio o punto de equilibrio son sinónimos. Y la efectividad es máxima cuando su práctica se sitúa en el punto óptimo. Parece fácil, pero en el día a día supone todo un reto.

En mis 14 años de experiencia como usuario de metodologías de efectividad personal, y en mis varios miles de horas facilitando su proceso de aprendizaje, he podido comprobar, y sigo comprobando casi a diario, qué difícil nos resulta dimensionar de forma correcta el concepto de «adecuado», sobre el que ya he escrito aquí.

En la inmensa mayoría de los casos, cuando las personas se acercan al mundo de la efectividad personal e intentan comenzar a mejorarla, cometen uno de estos dos graves errores: sobre-simplificar o sobre-complicar.

Por ejemplo, las personas que se acercan a la mejora de la efectividad personal de manera autodidacta tienen una marcada tendencia a sobre-complicar. Esto lo vemos a menudo en nuestros cursos abiertos de formación GTD^® oficial, en los que un feedback muy habitual que nos llega es «¡pero si esto es mucho más sencillo de lo que yo creía!».

Algunos ejemplos de sobre-complicar tu desarrollo competencial de la efectividad personal son:

• Añadir acciones que aún no se pueden ejecutar junto a las siguientes acciones que sí se pueden ejecutar ya.
• Confundir los proyectos con contenedores de acciones.
• Crear contextos que son costumbres en lugar de factores limitantes (por ejemplo, contexto @coche para hacer llamadas de teléfono. El contexto sería @teléfono, no @coche, ya que no necesitas un coche para hacer llamadas).
• Crear contextos y agendas para todo, aunque luego la mitad de ellos estén habitualmente vacíos o prácticamente vacíos (¡yo llegué a tener más de 40 contextos diferentes en mi sistema!).
• Archivar de más (= eliminar de menos).
• Considerar que «todo» es material de apoyo (una variante de lo anterior).
• Sobre-planificar.
• Incorporar colores (100% innecesario) a la estructura de categorías organizativas.
• Incorporar etiquetas temáticas a la estructura de categorías (por ejemplo, identificadores alfanuméricos a los proyectos, etiquetas por función, área o tema, etc.).
• Separar lo personal de lo profesional o incluso contar con dos sistema completamente separados para ello.
• …

Podría seguir añadiendo ejemplos un buen rato, pero creo que como muestra de lo que quiero decir es más que suficiente.

¡Ah! Un detalle importante. Todos estos errores que he mencionado, pero todos, sin excepción, los he cometido yo también en algún momento de mi proceso de aprendizaje. Ya te decía que son muy habituales en las personas que nos iniciamos en esto de manera autodidacta.

Curiosamente, las personas que se acercan a la mejora de la efectividad personal a instancias de otras personas tienen una marcada tendencia a sobre-simplificar.

Esta reacción es hasta cierto punto lógica, ya que los sistemas de organización de la mayoría de las personas son tan extremadamente simples e incompletos que ni siquiera son «sistemas».

Pasar de un simple calendario, o de un calendario y una lista simple de tareas, a un sistema completo de organización personal es como pasar de vivir en una tienda de campaña a hacerlo en un chalet de 500m². Puede dar un poco de impresión al principio.

Las personas que se acercan a la mejora de la efectividad personal a instancias de otras tienen la sensación de que, en general, hay «mucho de todo».

Así, les parece que capturar o registrar todo lo que llama tu atención es capturar o registrar «mucho». Que el número de opciones entre las que elegir al decidir qué hacer es «mucho». Que hay «muchas» categorías organizativas, «muchas» listas… Que revisar tu sistema lleva «mucho» tiempo y que hay que tener en cuenta «muchas» cosas para ejecutar o avanzar con efectividad.

En consecuencia, deciden (eso sí, desde la más absoluta ignorancia y con la más absoluta arrogancia) que ellas van a mejorar la metodología (sea la que sea) para que deje de haber «muchas cosas» y les sea útil.

Evidentemente, al hacerlo, «se cargan» la metodología y la convierten en algo por completo inútil, dando lugar de este modo a una profecía autocumplida («esto es muy difícil, porque tiene muchas cosas, así que no me va a funcionar»).

Algunos ejemplos de sobre-simplificar tu desarrollo competencial de la efectividad personal son:

• No capturar o registrar todo lo que te llama la atención.
• No utilizar un inventario de resultados (proyectos en GTD^®).
• Redactar los recordatorios en modo telegrama, en lugar de hacerlo con la información adecuada para poder ejecutar o avanzar sin obstáculos.
• No utilizar el número suficiente de listas o categorías organizativas como para que su volumen de recordatorios las haga usables.
• No utilizar las categorías organizativas propuestas por la metodología e inventarse otras supuestamente mejores (todavía estoy por ver una que lo sea).
• No separar las cosas agrupando lugares y significados.
• Mezclar pasos del proceso en lugar de llevarlos a cabo de manera independiente (por ejemplo, Aclarar y Organizar directamente en GTD^® sin Capturar previamente).
• No revisar con la suficiente frecuencia y profundidad el sistema de organización personal.
• No incubar/no enfriar.
• No aplicar la metodología a todos los ámbitos de la vida (personal/profesional).
• …

Aquí también podría seguir añadiendo ejemplos un buen rato, pero tampoco es necesario.

Como puedes comprobar, el principal problema para mejorar tu efectividad personal no es que no dispongas de la información necesaria sobre qué tienes que hacer para conseguirlo.

El verdadero problema es que, aunque sabes qué tienes que hacer, vas a sentir un impulso irrefrenable para ignorarlo y, en su lugar, vas a hacer las cosas mal, sobre-complicándolas o sobre-simplificándolas.

Por eso, cuando me preguntan que cuál es el principal requisito para mejorar la efectividad personal, siempre respondo lo mismo: humildad.

Deja de intentar mejorar lo que desconoces, porque lo único que vas a conseguir es sobre-complicar las cosas o sobre-simplificarlas, y en ambos casos te estarás poniendo unas piedras enormes en el camino que van a hacer que te resulte muy difícil avanzar por él.

Sin humildad no hay aprendizaje, sin aprendizaje no hay equilibrio, y sin equilibrio no hay efectividad. Ahora ya lo sabes. Tú decides qué quieres conseguir y qué tienes que hacer para conseguirlo.