¿Equipo nuevo? La receta para crear un manifiesto

Muchas veces comenzamos un nuevo proyecto con personas que no conocemos y se nos presenta uno de los desafíos más grandes: lograr una comunicación eficaz, transparente y proactiva en el menor tiempo posible.

Podemos comenzar con una firme base, declarando las reglas sobre las construiremos, desde el día cero, para ser congruentes con nuestra visión en común.

Si pudiéramos hacer que toda la gente de una organización reme en la misma dirección, podríamos dominar cualquier industria, cualquier mercado, contra cualquier competencia, en cualquier momento. Patrick Lencioni

Para que rememos en la misma dirección y ritmo necesitamos determinar esas reglas o mandamientos basadas en valores. Podemos utilizar valores ágiles (de Scrum o XP), o basarnos en el manifiesto ágil para especificar los propios. O podemos utilizar valores generales como: confianza, transparencia, respeto, compromiso, buen humor, y más, a elección de los participantes.

-¿Acaso nadie sabe lo que significan esos valores?- puede ser que se pregunte alguien.

Se sorprenderían la cantidad de veces en que haciendo este ejercicio nos asombramos de descubrir lo que representa cada palabra para diferentes personas. Hay un significado subjetivo más profundo dentro de cada valor. Los animo a probar y después me cuentan en la sección de comentarios.

Beneficios de tener un manifiesto

• Resume el compromiso y define el propósito del equipo.
• Está alineado con el manifiesto ágil y representa nuestro código de convivencia interno.
• En caso de haber conflictos podemos recurrir para revisar algún punto que nos ayude a resolverlo.
• Proporciona una identidad única de acuerdo general.
• Es conocido, protegido y avalado por todos, porque está creado en consenso y firmado por cada uno.

¿Es suficiente con tener un manifiesto para que nos llevemos bien?

Como sabemos, nada es perfecto en este mundo. El acuerdo es útil para conseguir entendimiento mutuo sobre lo que significa ser un equipo y poder contrastarnos contra él para accionar cuando cometamos errores.

Sabiendo que cada persona piensa, siente y actúa de acuerdo a sus experiencias y condicionamientos propios, mejor verificar que entendemos más o menos lo mismo.

Manos a la obra

Les dejo la receta de una dinámica gourmet con finas hebras de creatividad para que cocinen en equipo su propio manifiesto. En prácticamente una hora van a tener una deliciosa declaración de reglas para degustar en la oficina.

Ingredientes

• un equipo nuevo (previamente hemos presentado a los miembros)
• una pizarra
• lápices, rotuladores/marcadores, lapiceras, crayones y colores a gusto
• papeles o post-its
• cartulinas o afiches

Instrucciones

El proceso completo toma aproximadamente de media a una hora. Pueden utilizar un temporizador para controlar el time-box (fijar un tiempo por actividad).

1. Definir el comportamiento de un equipo (de 15 a 30 minutos)
   1. Les pedimos a cada uno que escriba en un post-it su definición de equipo ideal y cómo se comportan sus integrantes.
   2. Presentamos los escritos por turno, el autor los lee en voz alta su definición de equipo y la pega en una pizarra.
   3. Votamos por la definición que más gustó y la separamos del resto para utilizar más adelante. O podemos crear una nueva, más abarcativa.
   4. Discutimos cómo se comportan los miembros de un equipo ideal: cómo comunican, qué valores tienen, cómo se ordenan sus espacios personales y de recreación; en definitiva, organizamos el código de convivencia. Vamos resumiendo y listando estos puntos en la pizarra.
   5. Damos ejemplos positivos y negativos sobre los puntos. Aclaramos qué SÍ hacer y qué NO hacer en cada uno.
2. Definir el concepto de calidad. (de 10 a 20 minutos)
   1. Entre todos, y cada uno desde su rol, define la calidad del trabajo producido; cómo sabemos que el resultado de nuestro trabajo en cada momento tiene la calidad adecuada. ¿Qué pasos tenemos que seguir? ¿Cuáles son las preguntas que tenemos que hacernos para asegurarnos que está listo?
   2. Anotamos la especificación de calidad, y las verificaciones o check-list de nuestra DOD (Definición de Terminado) resultante.
3. Expresarlo como manifiesto. (de 10 a 15 minutos)
   1. Definir los puntos principales a considerar (sugiero no más de 10, porque se hace difuso el propósito).
   2. Elegir un nombre, color o frase que nos identifique como equipo para destacar como decorado (como los equipos deportivos).
   3. Creativamente definimos cómo lo vamos a expresar (lista de puntos, con imágenes, colores, dibujos y demás), y lo plasmamos en una cartulina o afiche. Es importante que todos participen de la construcción.
   4. Pedir que cada uno agregue su propio condimento de compromiso, firmando con su nombre.
4. Presentarlo a la vista de todos y revisarlo por lo menos una vez al año; o cuando creamos necesario (puede surgir luego de una retrospectiva).

Al cabo de una tendrán un equipo sonriente, con un propósito y dispuesto a cumplir las normas que ellos mismos determinaron.

Un ejemplo de un manifiesto simple y potente es el creado por Riot Games, los creadores del famoso juego online estratégico y cooperativo League of Legends.

¿Les gustó la dinámica? Dejen sus comentarios en la sección de abajo, y ¡compartan! Autora Carolina Gorosito

Conferencista, capacitadora, coach, autora y mentora.
Su misión como agile coach es acompañar a las organizaciones en el proceso evolutivo hacia la excelencia, a través de la mejora continua.

Fuente http://manuelgross.bligoo.com/equipo-nuevo-la-receta-para-crear-un-manifiesto