¿Eres capaz de sustituir una reunión por un mail?

Algunas reuniones son genuinamente productivas, otras muchas no. De hecho, la reunionitis crónica o las reuniones mal planteadas son uno de los males más comunes en nuestra productividad.

Como ya escribí en un post anterior, no hay nada peor que ver salir a los asistentes de una reunión preguntándose si había sido necesaria, si el tiempo y los recursos empleados en ella habían estado bien invertidos, o de lo contrario, hubiesen aprovechado mejor el tiempo quedándose en su mesa y avanzando sus tareas.

Por eso, es bueno plantearse si determinadas reuniones pueden ser sustituidas por un mail. Quizá la reunión entera no pueda ser sustituida, pero si buena parte de ella, como por ejemplo, algún fragmento de la introducción, o algún ejercicio de reflexión que tengas pensado llevar a cabo. Todo lo que puedan avanzar los asistentes individualmente sumará hacia una reunión más productiva.

Hay dos puntos clave en esta estrategia; el primero es el compromiso de los asistentes para que hagan lo que les pides. Para convencerles, debe ser suficiente que tomen consciencia del tiempo que ganaréis o incluso, que efectivamente, puedan llegar a ahorrarse la reunión. El segundo, depende de ti, que seas capaz de sintetizar y clarificar exactamente lo que pretendes, y sobretodo dedicarle los mismos recursos que emplearías en una reunión presencial (preparación, seguimiento, etc.).

Si lo anterior no se cumple, el resultado puede ser peor que una reunión poco productiva, puede ser un completo caos. Así que todo lo que puedes ganar también lo puedes perder, pero si garantizas el compromiso del equipo y el tuyo, no debes preocuparte, porqué va a ser un éxito.

Así que empieza por enviar un mail bien concreto y elaborado. A continuación se muestran algunos ejemplos de cosas que no debes dejarte, aunque ten en cuenta que, dependiendo de tus objetivos, tendrás que centrarte en unos temas o otros.

• Información: ¿tienes preparada una presentación? ¿se explica por si misma? Que tal si la envías y la gente se la lee tranquilamente, y te pregunta lo que no entienda o te pida aclaraciones.
• Lista de objetivos: básico, indica claramente lo que pretendes.
• Pregunta: Estructura claramente que preguntas quieres que se respondan.
• Delega o reparte tareas: si ya tienes decidido quien debe hacer que, pues dilo.
• Propuesta de ejercicio: si pretendes un ejercicio de reflexión, ¿que tal si ya lo planteas?, si ya se puede trabajar una parte individual, ¿porqué esperar?
• …

Quizá pienses que la sustitución total de una reunión es imposible, quizá sea cierto, tampoco es lo que pretendo al escribir sobre este tema. Las reuniones son necesarias, aunque es vital que estas sean productivas, y también quería enfatizar que no todo se arregla con reuniones, ya que tengo la sensación que muchas veces ya ni nos preguntamos si hay otras formas de trabajar que no sean ocupando las agendas con mil reuniones.

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