Errores frecuentes al emprender

Hoy hablaré una cuestión que, por simple, casi nadie se propone hacer como paso previo a constituir una empresa: una relación de las tareas cotidianas que es necesario desarrollar para que el negocio funcione correctamente. Les contaré el por qué de su importancia y cuáles son las consecuencias negativas de obviar esta relación.
En mi tarea como consultor me encuentro que muchas empresas no tienen claro cuál es el objetivo de ventas que deben alcanzar, perfectamente cuantificado en base a unos indicios y estimaciones y totalmente prorrateado mes a mes o trimestre a trimestre. Si a esos
emprendedores les preguntamos cuánto esperaban vender a lo largo del ejercicio, la respuesta suele ser: "mucho". ¡¡Viva la precisión!! Lo que realmente está pasando es que los directivos no acaban de asumir que una de las tareas críticas del negocio es la parte comercial y de marketing, y centran su día a día en cuestiones que afectan a la producción (generación del producto o servicio que comercializan) y a tareas burocráticas rutinarias, que sí hay que hacer -obviamente- pero que no aportan ningún retorno de la inversión.
Realizar una lista pormenorizada de tareas permite dos cosas:

• La primera.- ser consciente de todas las actividades necesarias para que el negocio funcione. Si no hacemos esto, es frecuente que luego encontremos que nadie se ocupa de registrar la información del día a día que será imprescindible para la toma de decisiones futuras en el seno de la organización. O que descubramos que los competidores nos comen el terreno porque nadie tuvo la precaución de asumir que una pequeña parte de su tiempo lo tiene que dedicar a formarse y a vigilar las tendencias del mercado. Y así, muchas cosas más.
• La segunda es que, una vez hecha la relación del modo más pormenorizado posible, la lista resultante debe servir para asignar las tareas a cada uno de los miembros de la organización, discriminando entre tareas CRÍTICAS para el negocio y tareas COMPLEMENTARIAS y verificando que no queda nada sin implementar. Las tareas críticas son aquellas que aportan valor a la empresa, mientras las complementarias son aquellas otras que sí hay que hacer para que todo funcione pero que no tienen un claro retorno de la inversión (tareas burocráticas y administrativas, en una palabra).

Insistiré un poco sobre el segundo punto. ¿Verdad que les resulta conocido algún caso de un directivo que dedica muchas horas de su tiempo a "parchear agujeros"? Es decir, que pasa horas y horas en la oficina (incluyendo fines de semana) haciendo papelitos y gestiones cotidianas de índole menor. Todo ese tiempo consumido en esas actividades impide tener tiempo, además, para salir a comer con clientes, reunirse con proveedores para mejorar las condiciones, reunirse con colegas de profesión e intercambiar puntos de vista sobre la situación, asistir a congresos o jornadas en las que se aporten cuestiones de interés para la buena marcha del sector, etc., etc., etc., ¿Y qué es lo importante? ¿Controlar los gastos del personal o enterarse de nuevas tendencias para el negocio? 
En resumen, una mala planificación de las tareas conduce a la improvisación y a incumplir unos de los principios del éxito descritos por Steven Covey en su famoso libro de los 7 hábitos: tener el fin en la mente. Si nos olvidamos de qué es lo importante y nos centramos en la accesorio... ¿nos puede sorprender que las organizaciones tengan problemas de viabilidad en el futuro?
Por todo ello, una de las primeras cosas que debemos hacer antes de emprender es sentarnos a reflexionar sobre cómo será el día a día de la empresa que queremos poner en marcha. Una vez perfilado este esquema, conviene verificar que contamos con los recursos necesarios para implementar todas esas actividades (recursos económicos, maquinaría, personas...), reservándonos bajo nuestra responsabilidad como empresarios aquellas tareas críticas para el negocio. ¿Quién mejor que nosotros para gestionar el "core" de la empresa? Ese debería ser el planteamiento general y así les sugiero que lo hagan. Yo, al menos, intento aplicarlo en mi día a día y es lo primero que aconsejo a los empresarios que me piden asesoramiento técnico.
Un cordial saludo
Juan Joséwww.creatumodelodenegocio.com