¿Es importante planificar y organizar en la empresa?

La administración empresarial pasa por el cumplimiento de cuatro grandes tareas:

• La planificación de los objetivos que queremos alcanzar, los tiempos para alcanzarlos y como se quieren alcanzar.
• La organización donde se diseña cual es la función de cada miembro dentro de la empresa.
• La dirección que pasa por la toma de decisiones y por saber liderar a las personas que componen la organización.
• El control, dónde se verifica que todo se desarrolla según lo planificado, detectar las posibles desviaciones que se puedan producir respecto al plan y tomar acciones correctoras si es necesario.

Me centraré  en las dos primeras funciones por que como  no se llega a ningún lugar si no sabemos donde estamos y  hacia donde queremos ir, la planificación pasa  por ser la primera actividad que debemos desarrollar en el ámbito de la administración empresarial.

Una vez determinados los objetivos que queremos lograr, debemos  elaborar un plan. Así pues,  por medio de la planificación dejamos plasmado en papel que objetivos se quieren lograr, como los vamos a conseguir y que tiempos o que calendario nos marcamos para conseguirlos. 

Si somos capaces de responder al qué , quién, dónde, cuándo y cómo deben hacerse las cosas para lograr los objetivos  nos ponemos  en una situación de poder “prever el futuro” y no tanto el de estar en manos de ese futuro.

Al tener planificados los escenarios sobre los que nos debemos mover y como movernos estamos reduciendo al máximo la incertidumbre pero no es menos cierto que la planificación permite coordinar mejor los esfuerzos al tener las actividades ordenadas y con un propósito, minimizando el trabajo no productivo.

La idea de “prever el futuro” se materializa cuando la planificación  hace posible que conozcamos con antelación los problemas que puedan surgir y como se deben afrontar para minimizar su impacto, del mismo modo, al fijar estándares de control con los que poder medir el resultado de las distintas actividades , proporciona una visión de conjunto muy valiosa para los administradores.

Lo normal es que la planificación en la empresa se muestre desde distintos tipos de planes que se complementen entre sí a pesar de que estén dirigidos a lograr objetivos diferentes.

La siguiente tarea que abordaremos como administradores  de la empresa será la de la organización empresarial.

Si establecemos un paralelismo entre el cuerpo humano y la organización empresarial se puede afirmar que la estructura de la organización es el “cuerpo óseo” de la empresa y, como tales, habrá estructuras organizativas muy parecidas entre empresas pero no exactamente iguales.

Para conseguir que la cooperación entre las personas que forman la empresa sea óptima y trabajen de manera coordinada como equipo hay que diseñar la función que cada miembro de la organización debe de realizar.

Las funciones o tareas que cada uno debe de realizar deben de estar bien definidas para que se puedan consignar de la mejor manera posible y así lograr los objetivos esperados.

Pero, ¿qué es necesario para el diseño de una organización?.

En primer lugar clasificaremos siguiendo criterios de eficacia  aquellas tareas que hemos identificado como necesarias para que la empresa funcione de manera óptima en la fase de planificación, posteriormente se agrupan estas tareas (por que tienen características comunes por ejemplo)  para concretar a que departamentos o secciones corresponde.

El siguiente paso es asignar a cada grupo un responsable y dotarlo de autoridad para supervisar el trabajo que realiza ese departamento y el trabajo de cada persona y por último el organizador.

La última fase es establecer  medidas de coordinación horizontal y vertical de los grupos que formen la estructura para lograr los más altos niveles de eficiencia que difícilmente se podrían lograr si los departamentos creados funcionaran  sin coordinación por qué es la coordinación, la que hace que la cooperación entre las personas sea eficiente.

Con la organización debemos dejar diseñado de una manera consciente todos los recursos de que disponemos, para lograr los objetivos marcados, asignándolos a las diferentes secciones, departamentos, etc y donde cada persona que integre la organización sepa que rol desempeñar y como se debe coordinar con los demás miembros del grupo.

Brevemente haré mención a  las dos últimas tareas  de la administración. Por un lado la dirección,  que consiste en tomar decisiones sobre lo que hacer  en cada momento en base a la experiencia, en base a un proceso racional o científico,  o simplemente por intuición pero siempre con la intención  de ser más competitivo que el resto de empresas que operan en ese mercado.  No es menos cierto que la otra función de la dirección es liderar a las personas de la organización  indicando a cada uno como desempeñar el rol que tiene asignado.

Como punto final  una pequeña reflexión sobre el control, que en un entorno tan difícil como el actual reclama mucho protagonismo, ya que es fundamental  verificar que todos los objetivos, programas, etc que diseñamos en la etapa de planificación se cumplan y si  se produce o se puede producir alguna desviación, detectarla a tiempo para aplicar las medidas correctoras necesarias que eviten que nos apartemos negativamente de los objetivos.

La producción, la evolución financiera, los aspectos relacionados con la parte comercial de la organización deben contar con técnicas propias de control que permitan conocer los objetivos que se consiguen y los logros.