¿Esta reunión era necesaria?

Si quieres que tu equipo sea productivo, debes evitar a toda costa que se haga esta pregunta. No hay nada peor que la sensación de haber perdido el tiempo, bueno, si…, hay una cosa peor, tener la certeza que te lo han echo perder.

Las reuniones siempre deben ser minuciosamente planificadas, empezando por tener claros cuales son sus objetivos o propósitos, saber como los alcanzaremos, la duración, los participantes, la documentación necesaria, etc. El éxito de una reunión es directamente proporcional a su preparación. Piensa que reunir a varias personas tiene un coste muy elevado en horas de trabajo efectivo, así que tu eres el responsable de que se saque todo el provecho a este tiempo.

Mucho se ha escrito sobre la ‘reunionitis’, y es verdad que aún existen organizaciones donde el líder se mide por las reuniones que convoca, poco importa el resultado, a más reuniones, mejor. Craso error, porque a nivel productivo, es justamente lo contrario, reuniones: las justas y necesarias. En equipos de alto rendimiento, el problema se agudiza, ya que el nivel de tolerancia ante reuniones poco eficaces es mínimo, una reunión que plantee dudas sobre la necesidad de ser, o haber sido convocada, afecta directamente a la credibilidad del líder del equipo.

Ya he comentado que una preparación adecuada es imprescindible para asegurar resultados, pero, ¿cuál es el balance optimo de reuniones?, ¿cuando es necesario reunirse?. Para asegurar que una reunión es necesaria, como mínimo, debes hacerte dos preguntas, y las dos sirven para anticiparte a la pregunta que encabeza este post, si la trabajas por avanzado, evitarás que luego tu equipo se la haga al terminar la reunión.

¿Hay otra alternativa?

Piensa si hay cualquier otro modo de conseguir el objetivo, valida contigo mismo que una reunión es la mejor manera para conseguir tu propósito. Por ejemplo: las reuniones puramente informativas o de seguimiento ¿se pueden sustituir por correos electrónicos con la documentación adecuada?, o, si el tema solo afecta a dos o tres personas, ¿no es más práctico un encuentro ‘informal’ entre estos?.

¿Qué pasa si no nos reunimos?

El proyecto en el que estamos trabajando, ¿quedará detenido?, ¿avanzará en una dirección no adecuada?. ¿El equipo pensará que no hago correctamente mi trabajo?. ¿La organización lo aceptará?. Llevar la cuestión al extremo puede clarificarte la necesidad de las reuniones que convocas.

Cuando convoques una reunión ten estos puntos perfectamente claros, luego prepárala a consciencia, y: éxito seguro. Otro consejo para terminar: evita cancelar una reunión a no ser que sea una causa de fuerza mayor (documentación o asistente imprescindible no disponible), ya que demasiadas cancelaciones debilitan la importancia de las reuniones que convocas o dan la razón a los que dicen que tus reuniones no sirven para nada.