Esta semana hablaremos de la correspondencia. Las cartas ...

Esta semana hablaremos de la correspondencia. Las cartas son uno de los medios más importantes a tener en cuenta a la hora de transmitir la imagen de la empresa. La forma más utilizada de forma de envío es el correo electrónico, ya que el mismo mensaje se puede mandar a muchas personas a la vez, se recibe al momento, se puede consultar desde cualquier sitio o desde el teléfono móvil; aunque en esta fórmula también es necesario cuidar el mensaje, los destinatarios, el estilo…y, por supuesto, debe ser preciso y conciso y seguir unas normas de educación y esto es lo que llamamos netiquette, es decir, un conjunto de pautas de convivencia y cuya regla de oro es el respeto a los demás usuarios. Si es el caso de correo postal, se puede utilizar fax o mail para adelantar la información o mensaje que se quiera transmitir. En el caso del fax, debemos poner el nombre del remitente, del destinatario, número de fax, asuntos y número de hojas, esta información la incluimos en la carátula del fax y la mandamos  con éste.

Por otra parte, los tarjetones los utilizamos en el caso de los mensajes más personales, para transmitir los sentimientos del remitente, para expresar una amistad, agradecimientos, felicitaciones o condolencias. En cambio, la carta suele ser para asuntos más institucionales. Tanto uno como otro se pueden mandar por correo ordinario o en mano, si acompañan a un regalo o detalle.

La empresa debería tener buenas relaciones con las diferentes administraciones, tanto locales, provinciales, autonómicas y nacionales o internacionales, si cabe. Es importante para las dos partes, pues la administración necesita un sostén de la sociedad y la empresa privada ve avalada su gestión por la institución correspondiente y solo con su presencia ya ven este aval. Ambos se necesitan mutuamente, tienen buenas relaciones, dialogan, cooperan y buscan acuerdos. Para ello debería existir un departamento de relaciones institucionales y conocer bien las instituciones, cómo funcionan, su forma de actuar y su protocolo. Éste es el protocolo oficial. En las conversaciones, los empresarios, se dirigirán a las autoridades con un tratamiento coloquial, excepto a los miembros de la Casa Real a quienes se les tratará de señor, señora, alteza, excelencia, etc, aunque en los escritos, siempre es necesario el tratamiento:

Tratamientos de la Casa Real

- Su Majestad el Rey (S.M.) / SS.MM. los Reyes.

- Su Alteza Real el Príncipe de Asturias (S.A.R.).

- Su Alteza Real Doña… Infanta de España (S.A.R.).

Tendrán el tratamiento de Señor/Señora, Sr./Sra. Don/Dña

- Presidente del Gobierno.

- Vicepresidentes del Gobierno.

- Ministros del Gobierno.

- Ex-Presidentes del Gobierno.

- Ex-Ministros.

- Delegado del Gobierno en la Comunicad Autónoma.

- Secretarios de Estado.

Tendrán el tratamiento de Excelentísimo/a Señor/Señora: Excmo. Sr./Sra.

- Presidente del Congreso de los Diputados.

- Presidente del Senado, Senadores (tratamiento que corresponde también a los Senadores a título personal con carácter vitalicio. Art. 23 del Reglamento del Senado).

- Presidente del Tribunal Constitucional, Vicepresidentes y Vocales del Tribunal Constitucional.

- Presidente del Consejo General del Poder Judicial, Vicepresidentes y Vocales del Poder Judicial.

Tendrán el tratamiento de Ilustrísimo Señor/Señora: Ilmo/a Sr./Sra. Don/Dña.

- Diputados (Aunque el uso y costumbre del Congreso es el de Excmos. Sres.).

- Fiscales de los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas.

- Magistrado del Trabajo.

- Magistrado. Jueces de Instrucción.

- Alcalde de Capital de Provincia o Ciudades Mayores de 100.00 habitantes, a no ser que la Ley de Capitalidad Local diga lo contrario.

Tendrán el tratamiento de Señoría

- Tratamiento que se emplea para los Jueces y los Jueces de Paz.

- Tratamiento entre los Miembros del Congreso y del Senado.

Tratamientos de algunas autoridades religiosas

- Su Santidad el Papa: Su Santidad (S.S.).

- Cardenales (Príncipes de la Iglesia): Eminentísimo y Reverendísimo Señor Cardenal (Emmo. y Rvdmo).

- Arzobispos: Excelentísimo y Reverendísimo (Excmo. y Rvdmo.).

El orden de precedencias se rige por el RD 2099/83 de ordenación General de Precedencias de España que se aplica a los actos estrictamente oficiales. En el marco de la empresa se aconseja que se sigan las mismas precedencias y tratamientos en señal de respeto y cortesía para evitar conflictos de posición.

Un poquito de “teoría” de vez en cuando no está mal. Feliz semana!!