Evernote. Creando un entorno ágil y productivo

Queramos o no todos trabajamos con un archivo donde guardamos de forma estructurada la información que creemos que vamos a utilizar en un futuro. Del mismo modo que vivimos en un plano físico y otro digital desarrollamos formas de almacenar en ambas áreas, sin embargo a diferencia de la dimensión física donde el archivo está limitado por restricciones de tamaño físico, en el aspecto digital podemos acumular sin límites de coste o espacio.

A lo largo de los años iremos acumulando gran cantidad de archivos, notas, enlaces… información cada vez más numerosa y difícil de articular. Este artículo pretende prevenir a cualquiera de una acumulación sin un control, dando criterios para crear convertir todo lo acumulado en información útil a través de su transformación y clasificación.

Recopilar y procesar

No hablaremos de la importancia de tener una bandeja digital donde enviar todo lo que tengas que tener en cuenta, ni de cómo hacer llegar a Evernote su flujo de información. Este post es un poco viejo pero te explica como enviar el contenido a través de distintos medios.

Lo que me importa en este artículo es el paso de procesar esa bandeja, transformando la nota y marcando unos criterios para darle entrada al sistema:

• ¿Es necesario? ¿Para qué? Antes de dejar entrar nuevo contenido hagamos la prueba del algodón. Todos contestamos Si a la primera pregunta pero somos capaces de ratificarlo con una respuesta concreta en la segunda? Si no hay un Si-Si cierra la puerta y elimina sin contemplaciones.
• Hasta el final. Cada vez que proceses tu inbox debes hacerlo hasta vaciarla.Hay que tomar decisiones, elemento a elemento, respetando el orden para no dispersarse ni posponer tu valoración. Si vas a dejarla a cero, porque deberías hacerlo?
• Un titulo claro, unos tags concretos. Trabaja un poco el contenido asignando un titulo descriptivo, claro y unos tags que faciliten su localización posterior (ver siguiente apartado).

¿Cómo clasifico y organizo la información?

La cantidad y variedad de información que vas almacenar es prácticamente infinita. No me refiero solo a la que tienes hasta el momento, piensa en el futuro. Las formas que puede tomar en un futuro es impredecible, por ello deberías tener unos criterios de clasificación que sean lo más estable posible.

Si vamos variando los criterios de clasificación del contenido acabaremos manejando grupos de información clasificada de distintos modos, lo que equivale a confusión e ineficiencia.

Desde hace algunos meses utilizo un criterio de clasificación en mi Evernote que me ha ayudado a uniformizar mis notas y su contenido. Clasifico cada una de mis notas con un máximo de 4 tags:

• Tipo de la información que atesora la nota. .nota, .documento, .imagen, .audio. Evernote ya cuenta con atributos para realizar búsquedas basadas en el formato de información pero de este modo creamos nuestra propia clasificación. Mucho más específica.
• Tipo de contenido. Descripción del tipo de contenido. .productividad, .logo, .finanzas, .salud, .programación…
• Nombre del proyecto con el que está relacionado, esté en marcha o cerrado. Debe ser un nombre aclaratorio $diseño_responsibe_blog, $lecturas_verano_2015. Formados por varias palabras, lo suficientemente explícitos para no confundirse con proyectos pasados o futuros.
• No obligatorio. Persona o organización con el que esta relacionado el contenido @Alfonso_Alcantara, @daniel_aguayo, @prodMagazine… Un criterio eficiente para agilizar la búsqueda.

Para evitar la confusión entre los distintos tipos de tags se preceden de un símbolo ( . , @, $) ya que periódicamente nos veremos obligados a revisar la sección de Etiquetas de la barra lateral para organizarlos. Agrupamos los diferentes tags en una etiqueta creada con su nombre, #formato, #contenido, #proyecto, #sujeto.

Otro tema es el recurso de las libretas o las carpetas en que Evernote nos permite guardar las notas. Usa solo 3 o 4, Inbox, Referencias, Recursos y una para notas compartidas si lo necesitas. Creo que la estructura debe ser lo más simple posible para ser comprensible y estable. Saber a que criterios ceñirnos en cada caso casi por intuición al decidir donde enviar una nota. (Amplia sobre el tema con el post: La fuerza de los tags)

¿Cómo recupero la información?

La información atesorada no sirve de nada si no puedes recuperarla de una forma ágil cuando la necesitas.

De aquí el énfasis en el anterior apartado. Con una buena clasificación generamos un sistema estable para clasificar la información y construimos – sin demasiado esfuerzo – un entorno para hacer búsquedas simples e intuitivas a través del apartado etiquetas.

De todos modos las cuentas con gran cantidad de información entrañan el peligro del fracaso constante al intentar recuperar información específica. Por ejemplo realizar una búsqueda de texto para recuperar información entre un gran número de notas. La cantidad de vuelta de notas será tan elevada que el tiempo en recuperar eso tan especifico se convierte en algo laborioso, minando tu confianza y invitándote a pensar que quizá Evernote no sea la mejor opción.

Para evitarlo aplicamos el anterior sistema de clasificación y los siguientes criterios para recuperar la información de forma ágil:

• Acceder a tus proyectos activos de forma ágil. Para toda aquella información de uso frecuente durante la semana – o a corto plazo – añade el tag del proyecto al apartado Atajos
• Búsqueda simple por uno o más conceptos. Un proyecto y un tipo de contenido especifico por ejemplo, puedes solucionarlo a través de una búsqueda simple con comandos reservados tipo tag:$diseño_responsibe_blog tag:logo
• Accesos a información que se realizan de forma repetitiva. Ideal para búsquedas con una cierta complejidad y realizadas con cierta frecuencia. Nos colocamos en la casilla de búsqueda y tecleamos una cadena de comandos como la del punto anterior. Al enfocar la casilla de búsqueda se desplegará un panel de el botón búsqueda guardada. Las próxima vez solo tendremos que clicar en la casilla de búsqueda y seleccionarla.
• Explotar otros criterios. Evernote guarda la localización de las notas, para realizar búqedas por este criterio sobre un mapa. Estos recursos adicionales pueden facilitarnos la vida.
• La búsqueda por texto. ¿Dónde queda aquí el recurso de búsqueda más simple? Después de una de realizar una de las anteriores búsquedas, refinaremos los resultados con una búsqueda por texto. La convertimos en una segunda capa de selección.

Para ampliar el conocimiento sobre los comandos de búsqueda en Evernote puedes descargarte este pdf sobre el tema.

Administrar tu archivo

Un archivo requiere administración. Aunque servicios en la nube como Evernote incluyen copias e incluso a los usuarios de pago se les permite recuperar versiones anteriores de su historial de notas, siguen existiendo tareas reservadas al usuario. Tu trabajo se reduce a mantener la coherencia del archivo, su integridad y eficiencia a través de una serie de acciones a realizar una vez al mes:

• Revisar tus tags y eliminar aquellos en desuso. Con el contador a cero en el apartado Etiquetas.
• Revisar tus proyectos cerrados. Puntuando las etiquetas en atajos y eliminando aquel material que ya no necesites y solo sea lastre. Envía el resto de notas a las libretas Recursos o Referencias y quita el tag de atajos.
• Desde el apartado de etiquetas coloca las nuevas etiquetas dentro de las etiquetas padre #sujeto, #proyecto, #contenido, #formato.

Acabo con un consejo para los que ya tengáis organizada la información de vuestra cuenta de otra manera y queráis dar un giro como el que plantea el post. La tarea por cantidad de información en la cuenta puede ser titánica, dividir en lotes las notas y dedicar 15 minutos al día a crear nuevos tags con este formato y reorganizar las libretas. Un trabajo constante os permitirá estructurar una cuenta amplia en número de notas con relativa ligereza.

Un archivo digital ordenado y pensado para la usabilidad de la información que contiene aporta un gran valor a su usuario, recortando tiempo de respuesta al recopilar o recuperar datos y dotando de escalabilidad para no perder esa eficiencia al tiempo que sigue creciendo.

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