Una parte importante de tu ecosistema de eficacia personal es tu archivo. Hace mucho tiempo me decanté por usar Evernote como almacén en la nube. Han pasado los años y la información contenida en mi cuenta ha ido creciendo. Aunque sigue siendo un entorno ágil en el momento de recuperar lo que me hace falta para mis proyectos, me he dado cuenta que es necesario realizar un mantenimiento para eliminar lo que sobra.
El siguiente post mujer unos criterios para mantener la racionalidad, escalar tu archivo y no acaparar sin criterio.
Restringir la entrada
Evernote no vale para todo. He escrito sobre las mil y una utilidades que se le puede dar a la aplicación, pero poco a poco he ido restringiendo su uso a tres actividades base:
- Inbox digital universal. Sigue siendo la herramienta más potente y eficiente para enviar todo lo que genera mi actividad electrónica. (Recopilar con Evernote)
- Archivo a la nube. El sistema de libretas y etiquetas me permite clasificar de una forma personalizada. Me proporciona un sistema de sincronización para generar una copia en la nube y acceder desde cualquier dispositivo.
- Material de apoyo de mis proyectos. Trasladé la gestión de mi actividad a Facilethings, la cual me permite conectar con mi cuenta Evernote para acceder a mi información sin salir de la aplicación.
Más allá de estas tres funciones ahora me decanto por aplicaciones especificas. Para mis lecturas en la red utilizo Pocket, por mi flujo de actividad Facilethgins, para controlar mis gastos Monefy etc ..
Evernote permite combinar varias funciones en un mismo entorno. Hacerlo crea ruido y dificulta el enfoque
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Cerrar proyectos
Tengo un stack (una pila de libretas o carpeta que contiene subcarpetas) en Evernote. Facilethings me lo exige para poder vincular una libreta/carpeta a un proyecto. Simplifica el procesado de las notas desde el inbox a una carpeta y la posterior recuperación.
Una vez finalizado el proyectos me veo obligado a decidir que guardo y que no. El criterio es el de eliminar toda la información contextual del proyecto y quedarme con el material resultante.
- Elimino mails, anotaciones, imágenes y demás material utilizado en la confección del entregable
- Me quedo con el entregable resultante del proyecto. Un documento, una presentación, una infografía etc …
- Entre ambos extremos quedan el contenido realizado por terceras necesario para la realización del proyecto: ebooks, documentos… Los guardo si me aportan valor, los puedo volver a utilizar o compartir y volverlos a obtener puede representar un coste (tiempo).
Una vez eliminadas las notas que no quiero archivar etiqueto el resto con una etiqueta con el nombre del proyecto: $logo_pagina_web, y si no he hecho antes indicando el tipo de contenido y el formato de la información (Trabajar con tags en Evernote ). Si lo hecho para alguna persona u organización incluyo un tag sujeto @nombre_persona
Por último envío las notas en la carpeta de referencias o recursos y elimino la libreta de la pila de proyectos.
Revisiones periódicas
De la misma forma que reviso mi sistema GTD para mantener su fiabilidad, incorporo en las revisiones pasos para depurar el material de referencia y mi archivo. Son pasos sutiles enfocados a cohesionar la información:
- Clasificar las nuevas etiquetas. Periodicidad mensual. La actividad del día a día menudo me obliga a crear nuevas etiquetas. Accedo al apartado de etiquetas y las clasifico en cuatro grandes bloques: #tipo, #contenido, #proyecto, #sujeto.
- Etiquetar notas sin clasificar. Seleccionando la opción notas de la barra lateral y clicando la columna ‘Etiquetas’ para ordenar la lista y dejar las no etiquetadas en primer lugar.
- Revisar tags especiales. Semestral o anual. Reviso tags donde envío enlaces o media para consumir del tipo: .libros, .paraguardar, .paraleer, .paraver. Muchos terminan eliminados porque están repetidos, se ha roto el enlace o yo he perdido el interés.
- Revisión de etiquetas. Semestral anual. Reviso el apartado de etiquetas (sobre todo las de tipo o contenido). Cada etiqueta cuenta con un número asociado con las notas asignadas. Para aquellas con sólo una o dos notas me planteo si puedo reasignarlos a otro epígrafe. Evito la dispersión.
Hace tiempo conseguí encontrar un sistema para estructurar mi información de forma coherente y estable. Fue un gran paso que me permitió dejar de lado la fase de estar reclasificando mis notas periódicamente.
Necesitas un plan de mantenimiento para tu información a la nube. No es burocracia es invertir en eficacia
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La revisión me permiten mantener la información de mi cuenta suficientemente cohesionada para que continúe siendo útil para mis proyectos, tanto los presentes como los futuros, alejándome del ruido y generando confianza en el que hay en mi cuenta.
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