Excusas típicas de secretarias

Que las secretarias somos unas brujas porque no pasamos llamadas telefónicas a nuestros jefes o estamos en plan perro bulldog a la puerta de su despacho para que la gente no se cuele, es de sobra conocido por todo el mundo.

Supongo que incluso alguna vez habrás sufrido estos “abusos de poder” de alguna secretaria.

En el caso de las llamadas, te seré franca. Si no consigues pasar el filtro de la secretaria, es que lo estás haciendo mal:

• Se trata de que digas quién eres y para qué llamas.
• Háblame con respeto.
• Soy la única que te puede ayudar en este momento.
• Si me tratas como si fuera subnormal, mi “venganza” será no transferir la llamada.

Si tienes más dudas puedes leer este post: Tips para llamadas comerciales

Por otro lado, la agenda del jefe está llena de compromisos. Si quieres hablar con él en persona, debes concertar conmigo (que soy la que le gestiona el calendario) un hueco para verle. Hasta que no me digas los temas que quieres tratar con él, no habrá reunión.

¿Porqué? Porque el tiempo es dinero. A él le gusta informarse, prepararse los temas y pensar una respuesta o una propuesta a lo que quieras comentarle. Así saldrás del despacho con la solución a tus problemas.

¿Has visto qué rápido? Pues no seas misterioso jajaja No me digas que es confidencial cuando por mis manos pasa toda la información de la empresa. Estoy ya curada de espanto. Ademas otra de mis funciones es guardar silencio sobre todo lo que veo y oigo. Tranquilo no le contaré a nadie el motivo por que quieres hablar con el gran jefe, pero recuerda que él necesita saberlo para ver qué te responde.

Siempre he pensado que la idea está bien clara. Sin embargo me he dado cuenta de que una gran mayoría aún no lo entiende a estas alturas de la vida.

Excusas típicas de las secretarias para lidiar con gente plasta

No es cosa fácil dar largas a la gente. Hay que tener mucha mano izquierda y muuucha paciencia para lidiar con esta gente tan insistente.

Si es tu caso y has hecho ya 15 ó 20 intentos y todos han fallado, amigo, empieza a pensar que el gran jefe no tiene ningún tipo de interés en hablar contigo.

Una buena pista para saber que nunca llegarás a hablar con el gran jefe son las repuestas que damos las secretarias. El 80% de las veces estas excusas son mentira. De hecho, estoy convencida de que el día que me muera iré directamente al infierno por ser tan trolera.

Por la mañana

 Todavía no ha llegado a la oficina
 Llegará más tarde.
 Tiene una reunión/desayuno/encuentro empresarial, etc. Hasta el medio día no estará en la oficina.
 Está a punto de llegar – Pasadas un par de horas, vuelve a llamar y entonces – me ha llamado diciendo que le ha surgido un contratiempo y que se va a retrasar.

A lo largo del día

 No está en su despacho.
 Está reunido.
 Está en el consejo de administración, hasta las 19:00 no sale.
 Está en una reunión fuera de la oficina, regresa en 3 -4 horas.
 Ha salido a hacer unas gestiones, no sé a qué hora volverá.
 Está en una comida de negocios. Es posible que luego ya no se pase por la oficina.
 Está de viaje de negocios. Regresa dentro de una semana.
 Está en la convención anual de la empresa. Este año se celebra en Nueva Zelanda. Volverá el jueves de la próxima semana.

Por la tarde

 ¡Vaya! ¡Qué mala suerte! Acaba de irse.
 Ya se ha ido. Hasta mañana no vuelve.

Para llamadas de teléfono

 Está comunicando, no sé cuánto tiempo durará la llamada.
 Está en una conference call que no acabará hasta dentro de un par de horas.

Haces el amago de pasarle la llamada pero en realidad solo le has puesto en espera y al cabo de un minuto le dices:

 Le he ido a pasar pero justo en ese momento le ha entrado otra llamada. Estaba esperando para ver si cuelga pero parece que va para largo. Lo siento.
 Sí, sí, le he pasado su aviso. Pero está muy liado y le es imposible devolverle la llamada. No se preocupe. Lo hará en cuanto pueda.

Para los que te cuelgan cuando les preguntas su nombre y al día siguiente vuelven a intentarlo:

 Usted ya llamó ayer, antes de ayer y el lunes de la semana pasada (siempre se sorprenden de que recuerdes su voz). Ahora está comunicando. ¿Me puede indicar el motivo de su llamada y sus datos de contacto, por favor? – klong, uy, ha vuelto a colgar, qué pena.
 No le puedo pasar su llamada al móvil.
 Está en Nueva Zelanda en una convención. No le puedo pasar la llamada, allí ahora son las 3 de la mañana.

Para visitas espontáneas en el despacho

 No tienes cita. Déjame mirar la agenda … mira te puedo dar hora para el 23 de abril de 2017 ¿te bloqueo y envío convocatoria por email?
 No es el mejor momento, está muy ocupado con un tema urgente que le han pedido los accionistas.
 Lo siento, está a punto de salir a reunión fuera de la oficina.
 Ahora no puedes entrar. Estamos esperando la visita de unos clientes que van a llegar de un momento a otro.

Cuando no captan que les estás dando largas

Cuando todo lo anterior falla y estoy harta de que me entre una llamada de la misma persona cada media hora, ya no queda otro remedio que ser clara. La idea es evitar que vuelva a llamar, interrumpirme y desconcentrarme en mi trabajo.

Le pregunto su nombre, el de su empresa y el motivo de su llamada solo para pasar su llamada a la persona que mejor puede ayudarle. No siempre coincide con el Director General de esta empresa.

Mira la imagen de abajo. ¿Crees que puedo pasar un aviso de llamada así?

En este caso tuve mucha suerte. Al menos me dijo que era para una presentación de empresa. La mayoría de las veces ni siquiera lo dicen.

No puedo dar un recado con tan poca información. Ahora que lo ves escrito ¿no te parece ridículo este aviso? Pues si eres de los misteriosos, ya sabes la imagen profesional que nos llevamos los demás ti.

 Lo siento, no estamos interesados en su propuesta.
 Lo siento, no necesitamos una alarma, estamos en un rascacielos y el propio edificio ya tiene sistemas y guardas de seguridad.
 Lo siento, los temas de formación a empleados, los lleva RRHH. Somos 300 personas en plantilla y si el gran jefe no sabe ni el nombre de cada uno de ellos, mucho menos si necesitan un curso de excel. Insisto, debe hablar con RRHH.
 Lo siento, ya tenemos departamento de RRHH. No necesitamos contratar una empresa externa de selección de personal.
 Lo siento, los temas de patrocinio de espacios en medios de comunicación, los lleva el departamento de comunicación. Dirección está para dirigir el negocio. Gracias por su comprensión. (Estos son los más plastas de todos)
 Si es una llamada personal y Usted es un amigo, seguro que ya tiene el móvil privado de mi jefe. Intente contactarle por esa vía.
 No, no puedo facilitarle el móvil de mi jefe. Ese dato solo lo da él mismo a las personas que considera que deben tenerlo.

La acción definitiva

A pesar de todas las excusas anteriores y de haber dicho claramente que NO, hay gente que no se rinde. A plastas no les gana nadie.

Viendo que mi respuesta de no estamos interesados en su propuesta no ha servido de nada, recurro a la acción definitiva para asegurarme de que nunca jamás vuelva a dar el coñazo esa persona.

Cuando llama por 50 vez y además me trata de muy mala forma, entonces le digo:

 Sí, le paso la llamada
Se debe poner super contento … y yo más. Lo que él no sabe es que le transfiero la llamada a un compañero que se hace pasar por mi jefe .  Se mete mucho en el papel ¿eh? jajaja Responde super serio.
Le recuerda que yo ya le he dicho varias veces que la empresa no está interesada en su presentación.

Y le pregunta que si no le ha valido con mi palabra y porqué le está haciendo perder el tiempo hablando pej de formación de empleados cuando esos temas los trata RRHH.

Vamos, que le da un buen repaso. Ay, me parto de la risa. Ese desagraciado ya no vuelve a llamar. Es un plan que nunca falla.

***

Ojo, algunas veces es verdad que mi jefe está ocupado y no puedo pasar la llama o dejar que nadie entre en el despacho. A ver si ahora te vas a pensar que soy una mentirosa compulsiva.

Cuéntame:

¿te es imposible superar el filtro de las secretarias?

¿se han puesto bordes contigo esas brujas?

¿tienes alguna frase que complete el post (y que pueda utilizar yo en el futuro

)?

La semana pasada fue el turno de los jefes. Hoy el de las secretarias. ¿Quién queda? los empleados. Así que si se te ocurre alguna frase típica de empleados, porfis, escríbela en los comentarios.

¡Gracias y hasta el próximo viernes!

Imagen aviso de llamada diseñada con Freepik