#expertGTD: Cambiar intensidad por amplitud potencia tu efectividad

En el trabajo del conocimiento el valor reside en los resultados que consigues alcanzar, y no en hacer muchas cosas o conseguir objetivos. Esto es así porque la contribución de valor de cada cosa que haces es tremendamente desigual. Centrarse en conseguir resultados resulta sencillo cuando el entorno es totalmente estable, pero cuando lo que prima en el día a día es la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad, tratar de hacerlo por el camino de siempre acaba por no funcionar.

Trabajar en intensidad supone concentrar toda nuestra actividad en una sóla cosa durante todo el tiempo hasta que no puedes avanzar más o consigues terminar. Imagina que tienes que llevar a cabo 20 proyectos diversos para varios clientes de tu empresa. El proceso normal sería comenzar por cualquiera de ellos y centrarte en él hasta no poder avanzar más, o bien conseguir terminarlo en un golpe de suerte, y así sucesivamente con todos los demás proyectos de la cola, uno detrás de otro. Esta forma de proceder en el trabajo del conocimiento resulta tremendamente ineficiente, ya que son las circunstancias y no tú quien controla la realidad. Cuando trabajas en intensidad, tan sólo te centras en un número limitado de proyectos, empobreciendo de forma global tus resultados y tu sensación de control. Trabajar en intensidad es trabajar a corto plazo.

La alternativa a esta forma de trabajar es hacerlo en amplitud, es decir trabajar sobre un mayor número de proyectos pero con menor intensidad. Imagina de nuevo esos mismos 20 proyectos. En lugar de ponerte con uno sólo, vas trabajando sobre los 20 proyectos a la vez pero muy poco a poco, y de forma adaptada totalmente a la realidad. Cuando trabajas en amplitud puedes abordar un número mayor de proyectos, ya que trabajas en serie al igual que en una cadena de montaje. Esto nos permite conseguir unos resultados globales mucho más satisfactorios, puesto que se acaban estableciendo sinergias entre los distintos proyectos, permitiendo un avance firme de todos ellos, y aumentando también la sensación de control. Trabajar en amplitud es trabajar a largo plazo.

Es mejor estar equivocado que ser impreciso Freeman Dyson

Entender esto me llevó años, ya que tuve que modificar mi mindset cuadriculado basado en la intensidad, para pasar a conseguir un mindset más flexible basado en la amplitud. Esto fue posible a GTD®

Uno de los principales errores que cometen algunos principiantes en GTD®, e incluso algunos usuarios más experimentados, es que siguen trabajando con el mismo esquema mental que cuando no usaban GTD®. Cuando se acercan a un contexto para decidir qué hacer, van buscando aquellas acciones que pertenecen a un mismo proyecto para conseguir que avance, poniendo freno de forma inconsciente al resto de resultados pendientes de alcanzar. Cuando defines tu trabajo con GTD®, lo que haces es tan sólo identificar los resultados, y al menos una primera próxima acción. Se trata de poner en marcha el proyecto y comenzar a funcionar. Al final en tus contextos tienes próximas acciones de un montón de proyectos. Cuando te pones a hacer, vas finalizando acciones indistintamente al proyecto al que pertenezcan. Esto es lo que permite que todos ellos avancen de forma global.

Trabajar en amplitud tiene distintas ventajas. Te permite avanzar de forma firme en cada uno de los resultados, evitando los temidos estancamientos fruto de la incertidumbre. Se establecen sinergias entre los distintos proyectos, ya que concentras actividades aprovechando al máximo tus recursos. Ganas mayor sensación de control y perspectiva a la hora de revisar, ya que no sólo revisas un proyecto (con el que estás en intensidad), sino todos como mínimo una vez a la semana.

El objetivo de un contexto es que tan sólo veas aquellas próximas acciones que podrías hacer según las circunstancias en las que te encuentras José Miguel Bolívar

Trabajar por contexto te permite trabajar en amplitud, recordando a lo que ocurre en una cadena de montaje en la que cada operario está especializado en un tipo de actividad concreta, y que desempeña en cada una de las unidades que pasan por delante de él. Es decir, que si su trabajo es colocar baterías a un modelo concreto de teléfono, lo hará de forma continua sobre un montón de unidades, consiguiendo que la producción se maximice, consiguiendo además una mayor calidad. Con GTD® lo que estamos haciendo es precisamente esto, trabajar en amplitud, ya que no se trabaja por proyectos sino por contextos

Si sientes que tu proyectos no avanzan como deberían, pregúntate cuál es tu enfoque, porque en el trabajo del conocimiento cambiar intensidad por amplitud potencia tu efectividad

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