#expertGTD: Los distintos tipos de próximas acciones

Una próxima acción es el siguiente paso físico y visible que hemos de llevar a cabo para alcanzar un resultado o acercarnos a él. En función de cuándo tengamos que completarla o quién tenga que completarla, podemos encontrarnos con distintos tipos de próximas acciones.

Afirma David Allen en «Organízate con eficacia», que existen básicamente dos tipos de próximas acciones: aquéllas que hay que hacer en un día concreto y/o una hora determinada, y aquéllas que hay que hacer lo antes posible en cuanto se encuentre hueco para ello. En la última actualización del libro, publicada recientemente, matiza de forma específica que también existe la variante de aquellas próximas acciones que hay que completar lo antes posible con una fecha límite de ejecución. Ya son tres los tipos de próximas acciones con los que nos podemos encontrar, aunque si profundizamos un poco más, veremos que daremos con algún tipo más. Por ejemplo, aquéllas que han de llevarse a cabo a partir de una fecha concreta, con la variante de que podrían tener una fecha límite de ejecución. Por último, aquellas próximas acciones que deben hacer otras personas.

A modo de resumen podemos afirmar que, según GTD®, existen 6 tipos de próximas acciones:

• Las que hemos de hacer en un momento concreto (día o día y hora).
• Las que hemos de hacer lo antes posible (ASAP).
• Las que hemos de hacer lo antes posible con una fecha límite de ejecución (deadline).
• Las que hemos de hacer lo antes posible a partir de una fecha
• Las que hemos de hacer lo antes posible a partir de una fecha, con una fecha límite de ejecución (deadline).
• Las que deben hacer otras personas

Veamos con detalle qué características tienen cada uno de estos tipos de próximas acciones y cómo se organizan según GTD®:

Próximas acciones que hemos de hacer en un momento concreto (día concreto o día y hora). Se trata de próximas acciones futuras o no activas, dado que por su definición no podemos actuar hasta que llegue la fecha concreta e incluso la hora concreta según el caso. Este tipo de acciones se organizan exclusivamente en el calendario, que marca el panorama de nuestro día a día, constituyéndose como el eje principal a partir del cual tomaremos decisiones respecto a qué hacer. Un ejemplo de este tipo de próximas acciones podría ser, «13 de Abril a las 16:30: Skype con Juan Antonio Peña para verificar el borrador del contrato de colaboración con nuestra empresa en materia de estrategias digitales». Estas acciones son críticas, dado que sólo tenemos un día o un momento concreto para hacerlas.

Próximas acciones que hemos de hacer lo antes posible. En este caso se trata de próximas acciones presentes o activas, las cuales podremos completar una vez estemos en el contexto adecuado. Estas acciones se organizan en función de la respuesta que obtenemos tras preguntarnos qué es lo que necesitamos para poder hacerla. Por ejemplo, «incorporar al formulario de solicitud de pedidos las modificaciones propuestas y aprobadas por el departamento jurídico en la última reunión @ordenador +mucho tiempo + mucha energía». Estas acciones pasan a ser prioritarias para nosotros ya que hay que hacerlas «as soon as possible».

Próximas acciones que hemos de hacer lo antes posible con una fecha límite o deadline. Este tipo de próximas acciones son similares a las anteriores, con el matiz de que han de completarse antes de una fecha concreta. Se organizan de igual forma que las anteriores, con la diferencia que deberemos dejar constancia en el recordatorio de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, «completar el formulario de inscripción para el taller de Efectividad Personal y enviarlo por mail al departamento de formación de la empresa antes del 15 de Abril @oficina +poco tiempo + poca energía». Estas próximas acciones tendrán prioridad de ejecución ante cualquier otra acción ya que son las únicas a las que podríamos llegar tarde.

Próximas acciones que hemos de hacer lo antes posible a partir de una fecha. En este caso nos encontramos ante próximas acciones futuras o no activas, dado que al igual que ocurre con las próximas acciones que van en el calendario, no podremos hacer nada hasta que llegue la fecha de inicio definida. Este tipo de próximas acciones quedarían englobadas en lo que David Allen denomina como inicios diferidos, que se organizan en el archivo de seguimiento. En la práctica suele usarse el propio calendario, dejando recordatorios en la fecha concreta del tipo, «14 de Mayo: ya puedo coger cita en el dentista». Una vez que llega el día a partir del cual ya podríamos completar la acción, o bien la completamos, o bien la movemos al contenedor adecuado, siguiendo el mismo criterio que para las acciones que hemos de hacer lo antes posible, quedando el ejemplo anterior como, «llamar al dentista Dr. Juan Miguel Ramos +34 000 000 000 para pedir cita para una limpieza @telefono +poco tiempo + poca energía». Si no hacemos esto, el recordatorio quedará en el olvido porque jamás volveremos a verlo.

Próximas acciones que hemos de hacer lo antes posible a partir de una fecha pero con una fecha límite o de vencimiento. Se trata igualmente que en el caso anterior, de próximas acciones futuras o no activas, con la diferencia de que una vez llegada la fecha, si no se completan, pasarán al contenedor adecuado indicando que han de completarse antes de una fecha. «1 de Octubre: Ya puedo completar la matrícula del segundo curso de Psicología en la UNED vía web antes de 20 de Octubre». Al igual que en el caso anterior, una vez que llega la fecha a partir de la cual podríamos completarla, si no lo hacemos, deberemos moverla al contenedor adecuado de próximas acciones en función del contexto, «completar la matrícula del segundo curso de Psicología en la UNED vía web antes de 20 de Octubre @ordenador +poco tiempo +mucha energía».

Próximas acciones que han de hacer otras personas. Se trata de aquellas próximas acciones que hemos de llevar a cabo lo antes posible pero que deben hacer otras personas, por lo que acabarán delegadas. La responsabilidad de que estas próximas acciones se ejecuten sigue siendo nuestra, por lo que resulta necesario hacer un seguimiento de las mismas. Organizaremos este tipo de próximas acciones en un contenedor denominado la lista a la espera. Un ejemplo podría ser el siguiente, «Francisco Almagro: Listado de necesidades para la celebración de la convención anual de la empresa, 07 de Abril». Te preguntarás si existe la posibilidad de que este tipo de próximas acciones tengan fecha de vencimiento. La respuesta es que no. Si se da el caso de que delegas algo e impones una fecha de entrega, quien realmente tiene la fecha de vencimiento es la persona a quien le delegas la acción. Nuestro trabajo consiste en revisar de forma regular y periódica este tipo de elementos para asegurarnos que nos llegan con plazo suficiente para cumplir nuestros próximos compromisos, vinculados a fecha o no. Suele ser un error muy común, sobre todo en perfiles de responsabilidad que delegan mucho, llenar la lista a la espera de deadlines, haciéndolos suyos, consiguiendo el efecto contrario al que se persigue respecto a conseguir sensación de control. Desde mi experiencia se consigue mucho más pidiendo las cosas sin fecha y estando encima que al contrario, como suele hacerse sobre todo en organizaciones muy jerarquizadas, tratando de eludir la responsabilidad del seguimiento de los asuntos.

Como acabamos de ver, todas estas posibilidades conforman distintos tipos de próximas acciones que acabarán en distintos contenedores de organización en función de su significado. Conocerlas y entender su funcionamiento resulta crucial para definir bien nuestro trabajo

Esta entrada #expertGTD: Los distintos tipos de próximas acciones has sido publicada por Antonio José Masiá