#expertGTD: Recordatorios creativos mediante listas de control

Tal y como afirma David Allen, una lista de control o verificación es una especie de «receta de posibles ingredientes para proyectos, procesos y métodos de trabajo, actividades, áreas de valor, interés y responsabilidad». En definitiva, se trata de un tipo concreto de listas cuyo contenido es susceptible de ser revisado o ejecutado de forma repetitiva, y que nos permiten aumentar nuestra efectividad al ampliar el nivel de automatización de nuestra mente extendida, ya que podemos pasar a revisar o hacer cada vez que se desencadenan, con tan sólo haber capturado, procesado y organizado una sóla vez

La civilización avanza ampliando el número de operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas. Alfred North Whitehead

Podemos encontrarnos con distintos tipos de listas de control en función de distintos criterios. Según el uso al que se destinen, podemos encontrarnos con listas de control de ejecución o de revisión, en función de si las usaremos para ejecutar o para verificar algo ejecutado. Según la variabilidad de su contenido, podemos encontrarnos con listas de control estáticas o dinámicas. Y según su reutilización, podemos encontrarnos con listas de control puntuales o reutilizables. Comentar que una lista de control puede pertenecer a varias de las categorías indicadas anteriormente. Por ejemplo, podemos encontrarnos con listas de control de ejecución puntuales o listas de control de ejecución dinámicas. La característica común a todas ellas es que su contenido siempre ha de poderse revisar o ejecutar en un mismo contexto. Veamos algunos ejemplos de listas de control.

Imagina por ejemplo que te inscribes en un seminario de certificación para desarrollar una nueva competencia, y te llega un mail con una serie de instrucciones para poderte dar de alta en la plataforma que usarás para la formación. Una vez que procesas ese mail, acabarás transformándolo en una lista de control de ejecución puntual, que se desencadenará mediante una siguiente acción que podría ser como ésta: «completar el proceso de suscripción a la plataforma de contenidos para la certificación xxx», contexto @ordenador.

Si sueles viajar mucho, bien por trabajo o bien por ocio, puede resultar de utilidad disponer de una lista de control para hacer la maleta de viaje o bien verificar su contenido. Estaríamos ante una lista de control de ejecución reutilizable, en el caso de que seas tú quien hace la maleta, o bien de revisión reutilizable, en el caso de que tan sólo tengas que revisar su contenido. Otros ejemplos de listas de este tipo podrían usarse para programar un post en tu blog, hacer la revisión semanal o verificar la información contable del trimestre antes de enviarla a tu asesoría. Todas estas listas de control tienen también carácter estático

Imagina ahora que eres el responsable de hacer los pedidos en tu organización y, que una vez a la semana, el responsable de producción de tu área te pasa una lista con todo lo necesario a pedir para la siguiente semana. Desde el punto de vista de la eficiencia, no tendría ningún sentido procesar cada elemento de esa lista y organizarlo en tu sistema, máxime si dicha situación se suele dar de forma semanal. La solución es considerar ese pedido repetitivo con una lista de control dinámica de ejecución que contendría todo lo que has de pedir para la siguiente semana a los distintos proveedores con los que trabajas. La ejecución de esta lista de control se desencadenaría mediante una siguiente acción que podría ser como ésta: «Completar la lista de control para el pedido de la próxima semana para la obra xxx», contexto @oficina + mucho tiempo + poca energía. Imagínate el ahorro de tiempo. Lo que de alguna forma estamos haciendo es convertir un proyecto, «Pedido de material para la semana del 16 al 20 de mayo completado», en una siguiente acción simple que hemos de completar de una vez. Esto es posible dado que conocemos la naturaleza de las cosas que hemos de hacer

La necesidad de experimentar una sensación de mayor control cuando nos encontramos ante situaciones totalmente nuevas, hace que tengamos que emplearnos más a fondo hasta que acabemos familiarizados con las novedades. Imagina por ejemplo que cambias de trabajo o de departamento. Es probable que en esta nueva situación necesites crear ciertas listas de control que te ayuden a realizar las nuevas actividades que te competan, o recordarte todos aquellos aspectos indispensables que has de tener en cuenta a partir de ese momento, como por ejemplo cuáles son tus nuevas responsabilidades, o bien cuáles son los nombres de las nuevas personas con las que has de tener contacto cada semana.

Las listas de verificación pueden ser muy útiles para que sepas de qué no tienes que preocuparte. David Allen

En los últimos años he desarrollado el hábito de crear infinidad de listas de control para los distintos ámbitos de mi vida, ya que me ayudan a mantener mi atención y disparar mi efectividad con un menor esfuerzo. Las listas de control te permiten encerrarte en tu cocina permitiendo cocinar la mejor receta con la máxima efectividad. ¿Te animas a potenciar tus resultados?

Esta entrada #expertGTD: Recordatorios creativos mediante listas de control has sido publicada por Antonio José Masiá