Fácil se convierte en la manera de hacer las cosas difíciles

Ya hace bastantes semanas que me apetecía escribir sobre este tema y una de las cosas que he leído en el último post de David Allen me ha animado a hacerlo.

En el post en cuestión, titulado «10 Reasons GTD is Like Karate», Allen, por cierto, cinturón negro, desarrolla 10 paralelismos entre la práctica y el aprendizaje de este arte marcial con la práctica y el aprendizaje de GTD^®.

Concretamente, en el punto número 5, dice «It supports a peaceful and spontaneous way to move through the world, with minimal effort» y explica la paradoja de que, una vez dominas el arte de la lucha, participar en el conflicto «per se» se vuelve innecesario, y que las reglas o estructuras son mucho menos necesarias. Lo compara con GTD^® en la medida en que, una vez alcanzas la madurez, el enfoque intuitivo y relajado sobre qué hacer se convierte en el ritmo estándar -sin obstáculos derivados de prejuicios y teóricas restricciones-. Y termina con una de esas frases que tanto le gustan: «fácil se convierte en la manera de hacer las cosas difíciles».

Desde mi punto de vista, esta es la «magia» de GTD^®. Más allá de la propia estructura que te proporciona, para mí, lo realmente relevante es el cambio de «mindset», un cambio definitivo en la manera con la que te relacionas (por no decir te enfrentas) con el mundo.

Honestamente, y de hecho siempre lo cuento, ya no me acuerdo de cómo pensaba antes de GTD^®. De cuál era mi proceso mental a la hora de enfrentarme a «los problemas». Sólo recuerdo esa sensación de agobio e impotencia.

El cambio reside en que integras el Flujo de Trabajo de GTD^® y este fluye inconscientemente. Por ejemplo, cuando algo «aterriza» en tu realidad, reaccionas de manera espontánea y natural, preguntándote qué puedes hacer AHORA y definiendo cuál es el resultado que deseas conseguir. En lenguaje GTD^®: defines la siguiente acción y el proyecto.

Una pregunta sencilla, pero con una potencia tremenda: «¿Cuál es la siguiente acción?» Es capaz de sacarte de cualquier atolladero en el que estés, o te puede permitir conseguir cosas que de otro modo te parecen inabarcables.

Pero mi intención ahora no es definir los detalles de este proceso, que como te decía es necesario conocer y dominar. Por ejemplo, es imprescindible saber cómo debemos redactar estas siguientes acciones, o bien como debemos escribir y gestionar nuestros proyectos.

Lo que pretendo es retarte y que te hagas sinceramente una pregunta. ¿Entiendes, dominas y sigues siempre el Flujo de Trabajo de GTD^®? La respuesta tendría que ser sí, y sin dudarlo.

A veces me da la sensación de que muchas de las personas que se proponen implantar GTD^® dedican muchos esfuerzos a algunos aspectos. Por ejemplo:

• teorizar sobre cuáles son sus contextos «ideales»
• o las herramientas de captura perfectas
• o la automatización entre estas herramientas
• o cómo tener un sistema de archivo ideal

El problema de todo esto es que se «olvidan» de practicar, integrar y dominar el «workflow» del Flujo de Trabajo de GTD^®.

Piensa que puedes tener un sistema «niquelado» que sea la envidia de todas la personas de tu entorno, pero si no sabes «llenarlo», o lo llenas de «contenido defectuoso», no te va a servir de nada. El secreto está en dedicar recursos a dominar e integrar el proceso. Esta es la manera de hacer fáciles las cosas difíciles.

¿Aún tienes cosas en tu cabeza que no sabes cómo «aterrizar»?

¿Todas las siguientes acciones de tu sistema son accionables? ¿Físicas, visibles y tachables?

¿Todos tus proyectos tienen verbo?

¿Haces la Revisión Semanal de manera periódica?

¿Ejecutas desde tu sistema o sigues a merced del trabajo según surge

…

Llevándolo al extremo, y sin que eso signifique que la metodología tenga partes prescindibles, la «manera de pensar» que te propone GTD^® te aporta un claro beneficio, incluso sin un sistema que la respalde. Un sistema vacío, seguro que no te aporta nada, por mucho que sea de última tecnología.

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