La facturación telemática es, sin duda, el futuro de este tipo de documentos. De hecho, según SERES su uso aumentó un 16 % en el último año, y se espera que siga esta tendencia en los siguientes gracias al avance de la digitalización y el comercio electrónico. Si quieres conocer más curiosidades sobre la factura electrónica, solo tienes que seguir leyendo. A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre cómo enviarla, qué contenido incluir y otros datos relevantes. ¡No te lo pierdas!
Factura electrónica: por qué medios se puede enviar
La principal característica de la factura electrónica es que te permite prescindir del papel. Gracias a la firma digital, en lugar de crear un documento físico en tu oficina podrás crear uno informático desde cualquier soporte o lugar con la ayuda de un software de facturación en la nube. La primera pregunta que puede venirte a la mente en este aspecto es: «si no va impresa en ningún sitio, ¿qué medios puedo utilizar para entregar la factura?».
Lo cierto es que la ley no es demasiado concisa y, siempre y cuando vaya firmada electrónicamente, te permite enviarla por email, a través de FTP, o subirla a una web para que el cliente pueda descargársela. El primer caso es el más habitual en las transacciones de comercio electrónico y otras operaciones rápidas, mientras que los otros dos se suelen utilizar cuando estás facturando a otro negocio.
El FTP suele utilizarse para compartir archivos con mucha información, ya que su peso dificultaría compartirlos de otra manera. Por otra parte, si tienes un portal B2B desde el que los clientes puedan operar, les resultará de gran utilidad tener un perfil de usuario en el que estén incorporados todos los datos de sus operaciones.
Formato de la factura electrónica
Para definir el formato de la factura que vas a enviar, puedes fijarte en sus dos elementos principales: el contenido y la firma electrónica. En el primer caso no existe un sistema fijo, y puedes elegir el que aparezca por defecto en tu software ERP. Las extensiones más habituales son .pdf, .txt o .xml. Si decides hacer las facturas utilizando herramientas de gestión, los formatos originarios del paquete Microsoft Office son los más frecuentes y universales. Puedes hacerlo a través de un documento de Word (.doc) o de Excel (.xls).
Respecto a las extensiones de la firma, tampoco están estandarizadas. PKCS7, XadES y PDF son solo tres ejemplos. Lo que sí está estandarizado es que ambos documentos deberán entregarse en un único archivo que, si sigue los estándares recomendados, tendrá la extensión .fir.
Otras curiosidades de la factura electrónica
La factura electrónica y su regulación cuentan con otros detalles que te interesa conocer. Por ejemplo, si quieres guardar los documentos viejos junto a los nuevos para acceder desde tu software de gestión en la nube, la ley te permite convertir en facturas electrónicas las antiguas siempre y cuando dispongas del documento original. Si deseas mantener ambos sistemas de facturación, puedes hacerlo incluso en el supuesto de que los documentos sean para un mismo cliente.
Por otra parte, aunque caduque tu firma electrónica, esta podrá ser validada y verificada en las facturas antiguas. Para hacerlo, eso sí, tendrás que recurrir a la autoridad que emite el certificado y comprobar los sistemas de verificación que te ofrece.
Como puedes ver, este sistema de facturación, aunque más eficaz a la hora de compartir y almacenar la información, es más complejo a nivel técnico. Por eso la mejor forma de tener bajo control todos los detalles y curiosidades sobre la factura electrónica es utilizando un programa que contemple la función de factura electrónica. Si, además, te permite la opción de integrar otras labores de gestión, conseguirás optimizar los recursos de tu empresa.
Con el software ERP de Cloud Gestion es muy fácil crear una factura electrónica, como puedes ver en este enlace de nuestro manual online.
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