Factura electrónica para todos

Por si no fuera suficiente con la situación económica que se nos avecina este invierno, con el IPC disparado, acaba de publicarse en el BOE una norma que, quieras o no, te va a afectar. Se trata de la denominada Ley Crea y Crece.

Probablemente no has previsto entre tus inversiones inmediatas la adopción de una herramienta informática como la factura electrónica. Quizás no la veas necesaria o puede que no conozcas los beneficios que te aporta en cuanto ahorro de tiempo. Y de hecho, la mayoría de empresas -sobre todo las pequeñas y los autónomos- no son conscientes de las obligaciones que marca esta ley y corren el riesgo no sólo de recibir sanciones sino de no poder desarrollar su actividad.

¿Y por qué te afecta esta ley? Porque obliga a utilizar factura electrónica para la expedición, envío y recepción de facturas entre empresas y autónomos. 

Y esas facturas no se pueden enviar de cualquier manera. No podrás enviar un PDF firmado, por ejemplo. Será necesario realizar un envío a través de canales electrónicos -plataformas- que aseguren la correcta tramitación del documento electrónico. 

Si hasta ahora es obligatorio el uso de determinados portales, como FACe, para el envío de facturas a las administraciones públicas, esta ley amplía la obligación para el envío y recepción de facturas a cualquier empresa y autónomo. 

Y además da igual el tamaño de la empresa o el importe de la factura. La única diferenciación es que las empresas que facturen más de ocho millones de euros al año tendrán un año para poner en marcha este procedimiento, y el resto, incluyendo la tuya, tendrán dos años de plazo. Este plazo empezará a contar cuando se publique el reglamento de desarrollo, que está previsto para finales de 2022 o principios de 2023. 

Pero es que incluso quienes facturen sólo a personas físicas también se verán afectados, porque si no se adaptan a este sistema, no podrán recibir facturas de sus proveedores. Sólo quedarán fuera de este sistema los tickets y facturas que emitas a personas físicas.

Y esto es todavía más grave porque todavía hay muchos negocios que emiten sus facturas con herramientas como una hoja de cálculo. Dejando aparte que es una forma de funcionar que conlleva una gran ineficiencia en todos los procesos administrativos, la norma no permitirá seguir utilizándola. Quieran o no, las empresas que facturan con Excel tendrán que digitalizarse a golpe de BOE.

En resumen, si pretendes mantener tu actividad de aquí a algo más de un par de años, ve mentalizándote de que tendrás que adaptar tu forma de facturar y de recibir facturas.

Si utilizas una herramienta de gestión, mi recomendación es que contactes con el fabricante para conocer si cumplirán con todas las obligaciones legales o si tendrás que completar las prestaciones del programa con servicios externos que se encarguen de enviar y recibir las facturas. Y si no utilizas ninguna herramienta de gestión, puedes comenzar a buscar y asegurarte de que la aplicación te permitirá cumplir sin problema estos requisitos.

La buena noticia es que ahora, con el kit digital, hay ayudas que pueden hacer que sea menos doloroso adoptar las herramientas que necesites. La mala, es que el plazo para adaptarse, aunque lo parezca, no es tan largo y si lo dejas para más adelante, es posible que no encuentres quien te pueda ayudar.