Factura electrónica: que es FACe y como se usa

La factura electrónica es un apunte contable con los mismos efectos legales que la de papel. Este tipo de asentamiento es un justificante sobre la prestación de un servicio o la entrega de un bien. En este caso, al usar medios telemáticos, se emite y recibe en formato electrónico.

La factura se considera el justificante fiscal de entrega de un determinado producto o realización de un servicio. El formato electrónico debe conservar el mismo valor legal que el documento en papel, por lo que es fundamental que cumpla ciertas condiciones o requisitos de seguridad.

La tecnología tiene un papel crucial en el mundo de los negocios y la factura digital forma parte del conjunto de la gestión financiera y el flujo comercial de una empresa.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica tiene la misma finalidad que la factura en papel, según lo establecido en el reglamento de facturación. La diferencia reseñable es que se genera, se envía y se recibe en formato electrónico. Obviamente, para que tenga la misma validez legal, debe tener cumplimentados los campos obligatorios y ser transmitida de un espacio digital a otro, siempre con el consentimiento de ambas partes.

El Real Decreto 1619/2012 (verlo en el BOE) regula la expedición de este tipo de documento electrónico, que hace referencia a que debe emitirse mediante redes de comunicaciones como internet. Hay que distinguir dos tipos:

• La factura electrónica estructurada. En este caso, nos referimos a facturas que se generan de forma automática y por sistemas automatizados. Un formato estructurado es el que utiliza el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
• La factura electrónica no estructurada. Son facturas que se caracterizan por ser una imagen. Se requiere una intervención manual o un proceso que no suele estar completamente automatizado. Podemos destacar las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

La factura digital tiene la misma función que la factura tradicional y su objetivo es sustituirla para agilizar las gestiones y legitimar el proceso de compraventa. La digitalización e innovación tecnológica impera en la mayoría de los servicios que ya se ofrecen, por esta razón, este tipo de formato se adapta a las necesidades del mercado.

Una buena gestión informática y un sistema de envío ágil garantizan que la persona física o jurídica que firma la factura tenga autenticidad e integridad. Por lo tanto, esto indica que el contenido no está alterado.

Validez de la factura digital

La validez de la factura digital es la misma que una de papel porque atiende a los siguientes requisitos:

· Hay que tener el consentimiento del sistema de facturación por parte de la persona destinataria.

· Hay que garantizar la legibilidad de la factura, un requisito que facilita el programa informático que la genera. Esto implica que este documento puede ser leído por una persona.

· Hay que garantizar también la autenticidad del origen de la factura y comprobar que la identidad de la persona obligada a su expedición y el emisor son la misma.

· También es importante comprobar que el contenido es auténtico y no ha sido modificado.

¿Cómo se puede verificar la autenticidad e integridad de este tipo de documentos?

• A través de la firma electrónica avanzada con un certificado reconocido.
• Mediante el intercambio electrónico de datos EDI.
• A través de los controles de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
• Mediante otras vías de comunicación, siempre y cuando tenga constancia la Agencia Estatal de Administración Tributaria y hayan sido validados por la misma.

En definitiva, como la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido, no se necesita que esté firmada.

¿Qué es la plataforma FACe?

El Punto de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) se caracteriza por ser una plataforma online que da entrada a las facturas electrónicas que se presentan ante cualquier órgano de la Administración General del Estado. Su objetivo es simplificar a los proveedores la emisión de facturas y poder consultar el estado de tramitación de las mismas.

FACe permite que un proveedor envíe las facturas adheridas al sistema. Además, se pueden presentar facturas a las administraciones que no tengan punto general de entrada. Solo hay que incluir un código contable que indica el órgano gestor y la unidad tramitadora del DIR3. El sistema envía la factura electrónica al destinatario, simplificando el proceso.

¿Cuándo se utiliza FACe?

Este software de gestión a la hora de emitir una factura de un servicio contratado con la administración pública. Se establecen los plazos de entrega para evitar retrasos en la tramitación y el pago.

La empresa contratista tiene la posibilidad de enviar la factura de forma ágil y segura. Gracias a la integración con Facturae u otro tipo de aplicaciones de facturación privadas se facilita el trabajo a los proveedores públicos.

El portal facilita un justificante con el registro de entrada y un código de verificación para acceder al estado de la factura. Incluso, una vez se ha enviado la factura de forma correcta y se tiene el comprobante correspondiente, una empresa puede solicitar una financiación previa.

¿Qué acciones puede realizar un proveedor?

El proveedor agilizará el proceso de envío y dará mayor celeridad a este tipo de gestiones, asimismo podrá hacer las siguientes funciones:

• Enviar facturas en formato electrónico.
• Consultar el estado de la factura que ya se presentó.
• Anular una factura enviada.
• Acceder al directorio de organismos que se han adherido al sistema.
• Gestionar los certificados de proveedores.
• Consultar el directorio de proveedores conectados con el sistema FACe.
• Acceder y buscar en un directorio de puntos generales de entrada de facturas electrónicas pertenecientes a las administraciones públicas.
• Hacer la descarga de la aplicación de facturas electrónicas en formato facturae.

En resumen, la factura electrónica es un documento legal que permite agilizar el trámite burocrático con la administración, según la normativa que la regula. En cuanto al contenido se refiere, solo se ve alterado el formato, porque tiene las mismas obligaciones legales que las facturas realizadas en papel. Hay tres requisitos imprescindibles que se deben tener en cuenta: la legibilidad, autenticidad e integridad.