Fallas en el servicio de atención al cliente

El giro de casi todas las empresas se sustenta en brindar un excelente servicio a sus clientes. No importa si son empresas industriales, agrícolas, publicas o comerciales, todas requieren de clientes para sobrevivir. 

Debido a ello deseo manifestar algunas consideraciones sobre mi percepción que hace fallar el servicio al cliente en algunas organizaciones, con la ilusión que ello sirva para mejorar y replantearse la misión que debemos de darle a dicha área. 

Consideraciones: 

1. En algunas organizaciones las áreas de servicio al cliente se asocian a la atención de quejas y reclamos, es decir para ellos eso es servicio al cliente. Y bajo esa premisa la queja es una molestia para la organización por cuanto van a atender clientes con problemas y por ende en estado de sobresalto. Esto puede generar trabajadores de servicio mal encarados, desmotivados y sin espíritu de servicio. 

2. Como las áreas de servicio al cliente se consideran problemáticas se contrata personal que sean como los stoper del fútbol (duros, que chocan contra los delanteros del rival, les roba la bola y se la pasan a sus propios compañeros). 

3. En otros casos, más grave aún, cuando una persona nueva ingresa a la organización se le ubica primero en las áreas de servicio al cliente, con el fin de que “se vaya formando”. Lo malo es que ya en ese puesto, puede ocurrir que: a) en lugar de formarse, se deforme. b) No posea la capacidad de tolerancia y perdamos posiblemente un buen talento. c) Que la empresa pierda muy buenos clientes debido a la poca capacidad de solución que trae una persona novata. 

4. Las áreas de servicio para algunos Gerentes no es prioridad, por tanto se les dota de muy pocos recursos y terminan siendo áreas desmotivadas, tanto para los Colaboradores como para los clientes. 

5. En algunas empresas se parte de la suposición que las áreas de servicio son de “alta rotación de personal”. Por ende no invierten en capacitación o incentivos, ya que de “por si se van a ir”. 

6. Adicionalmente hay organizaciones que no tienen definidas claramente sus políticas, procedimientos y normas. Ello origina que cada situación se analice diferente y en algunos casos el personal de servicio al cliente ni siquiera sabe como responder. 

¿QUE HACER?, ENTONCES: 

Es fundamental para las empresas que deseen mejorar su actual servicio al cliente desarrollar acciones como las siguientes: 

1. Evaluar sus actuales procesos internos y el efecto de estos sobre los clientes y sobre los propios colaboradores. Procesos inadecuados, ya sea por su carga burocrática o por la cantidad de tiempo que demora en su resolución tienden a generar clientes molestos y si estos lo están, sus trabajadores lo estarán igual. 

2. Analizar las políticas internas con relación al cliente. ¿Cómo se considera al cliente dentro de su organización?, es una pregunta obligada, ya que va a demostrar que prioridad tiene este dentro de sus estrategias empresariales. 

3. Evaluar las actitudes gerenciales con relación al cliente. Porque aunque no se considere este punto, gran parte de la forma en cómo una organización atiende o resuelve los problemas con sus clientes va a ser muy similar a las actitudes que los Gerentes tengan sobre ellos. Recordemos que los Gerentes influyen en la forma de realizar el trabajo, son “espejos” culturales para sus colaboradores. 

4. Identificar los parámetros, indicadores o estándares de servicio que posee la organización. Si no los tiene, es un problema a resolver. Y si los tiene evaluarlos con el fin de determinar si están acordes con las necesidades de sus clientes y de la competencia. 

5. Analizar el actual sistema de reclutamiento y selección del personal de servicio. ¿Esta claro el perfil?, ¿Se están realizando acciones para identificar la verdadera idoneidad de estos? ¿Están claros los nuevos Colaboradores “hacía dónde van”?, ¿Las competencias ocupacionales están guiando los procesos de reclutamiento y selección?

6. Evaluar el actual sistema de recompensas y reconocimiento al trabajo de los funcionarios de servicio al cliente. 

7. Por ultimo, y no el menos importante, es fundamental evaluar el sistema de capacitación que están recibiendo los Colaboradores, para el mejor desempeño de sus funciones. Las capacitaciones de hoy en día deben ir orientadas en las siguientes direcciones: 

a. Capacitación técnica, sobre productos y servicios de la organización. 

b. Capacitación sobre la atención de clientes y su debido manejo. 

c. Capacitación sobre auto motivación, manejo de estrés y desarrollo personal. 

MBA Luis Fernando Chavarría Alvarado – lfchavarria@gmail.com  

Costarricense, casado. Obtuve una Maestría en administración de empresas con énfasis en mercadeo, en la National University, sede San José. Labore por nueve años en el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo en las áreas de crédito y posteriormente como profesional en el área de recursos humanos. Me desligue de la empresa pública e inicie labores en empresas privadas, principalmente de alimentos. En estas empresas me desempeñe como Gerente de Mercadeo y Ventas. Paralelo a ello he trabajado con las principales universidades privadas del país. Por más de trece años trabaje en el programa de post grados de las universidades: Universidad Latina de Costa Rica, ULACIT, UMCA, Veritas, entre otras. En la actualidad desarrollo programas de capacitación a empresas en las áreas de ventas, servicio al cliente, mercadeo y gestión gerencial. 

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