¿Funciona tu sistema de forma silenciosa?

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Una de las claves fundamentales del éxito de GTD como sistema de productividad es la de sustituir a la mente por una herramienta externa a ella, con el fin de dar espacio a esta para poder hacer y crear. En cuanto tu sistema vuelva a pasar por la mente algo esta fallando.

Un buen sistema basado en GTD ha de ser invisible y funcionar de forma automática, de lo contrario pasarás a prestarle atención con la consecuente pérdida de efectividad respecto al objetivo por el que se creo. Cuanto más silencioso e invisible sea tu sistema mayor incremento en tu productividad obtendrás.

Un sistema mal diseñado hará aguas nada más se incremente el volumen de asuntos que has de gestionar con el. ¿Pero existe el sistema perfecto? De forma general no. Tu sistema de productividad ha de ser totalmente personalizado y adaptado a tu forma de ser y hacer. Lo que a mi me funcione no tiene porque funcionarte a ti. Es precisamente cuando notes que algo empieza a dar la cara cuando has de mejorarlo. Personalmente suelo hacer revisiones del mismo cada tres meses con objeto de analizar si algo se puede mejorar con objeto de hacerlo cada vez más funcional, transparente y silencioso.

Un ejemplo que muestra David Allen de este hecho es el de haber hecho una mala elección respecto a nuestro sistema de archivo. Si tardas más de 2 ó 3 minutos tras procesar un documento en archivarlo, las alarmas de tu sistema empezarán a dispararse, lo que te llevará de forma inconsciente a resistirte a la acción de archivar con lo que se dará de forma irremediable la correspondiente acumulación de material en alguna parte de tu oficina, quedando la funcionalidad de dicha herramienta totalmente mermada.

Igual ocurre con tu sistema de listas. Si usas una aplicación bonita (suele ser lo normal) en lugar de funcional y luego por ejemplo a la hora de filtrar te impone barreras, estas dificultando la toma de decisiones a la hora de hacer.

Cuando mejores sean tus herramientas y en general tu sistema, menos sentirás su presencia hecho que hará cumpla mejor su función. Ello te permitirá centrar tu atención en lo que realmente importa. Sólo le prestarás atención cuando notes que algo falla. Saltará una alarma y de forma natural tenderás a solucionar la deficiencia de forma natural en algunas de tus revisiones.

Detente y pregúntate, ¿funciona tu sistema de forma silenciosa? ¿Piensas a menudo en en su funcionamiento? ¿Notas algo extraño o que podría mejorarse? Si hace ruido llévalo hoy mismo al mecánico para una revisión.