Gemba Walk: Mira, escucha, pregunta y aprenderás

Una de las principales actividades Lean a introducir en nuestro trabajo diario es el paseo por el Gemba, una actitud a asumir para conocer más a fondo el lugar de la acción, donde se lleva a cabo el trabajo. Es ahí donde desde la observación directa se pueden plantear soluciones e ideas de mejora.

La palabra Gemba es un término japonés que significa "lugar de trabajo, el lugar real donde ocurren las cosas", y cuando decimos que vamos al Gemba ( Gemba Walk) indicamos la acción de ir a observar el proceso, entender la manera como se está desarrollando el trabajo, hacer preguntas y aprender para mejorar de forma continua los procesos. Debemos hacerlo cada vez que nos enfrentemos a un problema, pero también como una rutina. A lo largo de los años hemos conocido muchos directores que empiezan su jornada con "el paseo" o celebran semanalmente una "reunión itinerante".

La caminata por el Gemba es una parte fundamental de la filosofía Lean que tiene como objetivo principal conocer el proceso, observar y verificar lo que está ocurriendo; es algo que cada líder debería practicar periódicamente para impulsar una cultura de mejora continua.

El Gemba Walk es un concepto que fue desarrollado por Taiichi Ohno, Padre del Sistema de Producción de Toyota, que empleó mucho tiempo en la planta de producción observando lo que realmente estaba ocurriendo. Una de las muchas historias que se cuentan de él es que llevaba siempre un trozo de tiza en el bolsillo cuando hacía sus rondas por la fábrica y cuando encontraba un supervisor que no podía comprender porque su máquina funcionaba incorrectamente, dibujaba un círculo en el suelo y le hacía permanecer delante hasta que comprendía la causa raíz del problema. Mucha gente lo llama el Círculo de Ohno.

Su objetivo era enseñar a los trabajadores a observar directamente desde el lugar de trabajo ( Genchi Genbutsu).

Un paseo por el Gemba tiene tres principios fundamentales:

Ir al "campo de batalla":

Bajar al Gemba, el lugar donde ocurren las cosas, para ver cómo funciona el proceso y averiguar que las condiciones son las adecuadas para que las cosas se hagan.

Hacer preguntas:

Hablar con la gente, los que mejor conocen el proceso, y preguntar "¿qué estás haciendo?" "¿Por qué lo haces así?"...y más preguntas para entender lo que realmente está pasando. A través de esta curiosidad "casi infantil", podemos llegar a la causa raíz, entender el proceso y buscar las soluciones. Como dicen también nuestros amigos de Osenseis: para investigar sobre un hecho o sobre un problema: preguntar por qué un montón de veces.

Mostrar respeto:

Respetar las capacidades y los esfuerzos de las personas que realizan el trabajo y que crean valor dentro de la organización. Según Jim Womack, en su obra Gemba Walks, la mejor manera de mostrar respeto es incluir a los empleados y a los responsables de los procesos en las acciones de solución de problemas para que puedan tomar parte en la mejora de su propio trabajo. Así aumenta la implicación, la aceptación de la solución y la sostenibilidad de la solución.

Muchas veces cuando surgen problemas en las áreas de trabajo lo primero que solemos hacer es, reunirnos en una sala cómoda, proponer soluciones, preparar planes... y casi nunca nos tomamos la molestia de ir al lugar de trabajo y observar lo que está ocurriendo. Una observación adecuada es una fuente imprescindible de información que nos ayuda a entender lo que sucede, si las cosas siguen igual o si están cambiando. Tenemos que asumir la observación como un hábito a practicar de forma constante y sistemática.

Gemba Walk es una inmersión profunda en la organización. Nos permite identificar actividades y procesos que no agregan valor: identificar cuellos de botella, fuentes de desperdicio, deficiencias en los procesos y condiciones inseguras o inapropiadas. Nos ayuda a entender el trabajo, los procesos, las dinámicas y a identificar oportunidades.

Pero lo más importante es la relación que permite construir entre un líder y sus colaboradores, la posibilidad de conversar e involucrar a los trabajadores en la generación de ideas innovadoras y de mejora.

Taiichi Ohno decía refiriéndose a los directivos que cada año tenían que consumir dos pares de zapatos caminando por el Gemba.

Y por último la tarea para convertir esta actividad en un hábito tendrá dos partes:

1. Ve al lugar dónde ocurren las cosas, el Gemba, y ponte en el círculo de Ohno (no hace falta que lo dibujes o muchos creerán que has perdido la razón). Dedica tiempo, muchos minutos, casi horas, a entender lo que está ocurriendo. Pregunta "¿qué ocurre?" y "¿por qué?" tantas veces como sea necesario. Acércate a la gente e interésate por cómo trabajan y sus problemas. Mira, escucha, toca, utiliza todos los sentidos para comprender el Gemba. No salgas del círculo hasta haber comprendido con profundidad al menos un aspecto del Gemba que has visitado.
2. Establece un plan de "paseos" por el Gemba. Estructura lo que mirarás cada paseo. Revisa indicadores. Define y persigue tareas. Y conviértelo en una rutina.

Fuente: Tiziana Ingrande. Lean Auren.