Gestión de papel

Creo que, después del e-mail, la gestión de papel (facturas, notas, correo, etc.) es la segunda problema de productividad de la gente. La mayoría de nosotros tienen varias pilas de papeles distribuidas por casa (en el despacho, en el comedor, en la cocina, en la entrada…) que seguramente no pertenezcan allí. Nuestros expertos de productividad ayudan contestando la pregunta:

¿Cuál es el consejo más importante que darías a alguien que tiene problemas con la gestión de todo el papel en su vida?

El papel es un soporte efímero que siempre acaba por perderse: los memos, facturas, tickets, informes, etc. Lo principal es pasar del soporte papel al soporte electrónico. Para ello un buen compañero es un escaner. Yo escaneo toda la documentación que aparece en la bandeja de entrada, una vez en soporte électrónico, reciclo el papel en caso de poder aprovechar alguna cara o va directo al contenedor de reciclaje de papel.. Si tengo que realizar alguna accion con lo escaneado, es fácilmente añadible a la PDA o al gestor de correo y cuando hay que hacer busquedas siempre tienes herrameintas mucho más rápidas que revolver en un archivo.
Alex Bergonzini

Una opinión interesante, aunque no estoy completamente de acuerdo. La gente que pierden papeles probablemente tampoco tiene sus documentos electrónicos organizados. En mi caso personal, es más rápido archivar una factura en una carpeta que escanear esta factura y guardarla en mi sistema de ficheros electrónicos. Yo creo que la clave está en desarrollar un sistema que funciona para ti.

Deja de usar papel. Escanea todo, conviertelo en archivos informáticos, y usa herramientas de gestion para organizarlo (indices, tablas, listas de tareas, etc).
David Topí

Es verdad que documentos electrónicos son más fáciles de encontrar con las buscadores actuales.

Personalmente intento minimizar al máximo el uso de papel. Mi consejo es utilizar la versión electrónica siempre que sea posible. Si por ejemplo lees un artículo que te gusta en una revista, puedes escanearlo y guardarlo digitalmente en lugar de conservar la revista. En los casos en que no hay más remedio que conservar el papel, es indispensable contar con un buen sistema de archivo y mantenerlo al día tirando regularmente lo que deja de tener utilidad.
JM Bolivar de Optima Infinito

El mantenimiento es el punto débil de muchos sistemas de archivo. ¿Cuándo ha sido la última vez que has revisado tu archivo y tirado documentos que ya no son relevantes?

En primer lugar le diría que cualquier persona puede cambiar y mejorar su vida pero que no todo el mundo logra hacerlo. Hay que seguir un plan definido, con cambios pequeños, tener persistencia, motivación, probar, equivocarse, seguir probando, reforzar la motivación, etc. Yo logré cambiar una vida que era un desastre por una nueva. Pero me costó mucho. Berto Pena de Think Wasabi

Cambios grandes están construidos por muchos cambios pequeños.

Hacer exactamente lo mismo que hacen las grandes organizaciones. Reducir el número de papeles. Hacer un escrutinio inmediatamente y desechar todo lo que se sepa innecesario. Lo que no esté seguro puede ir al desván o trastero, en archivo de definitivos, ordenado por fechas. Si no son necesarios los originales, sino sólo la información, una simple fotografía digital puede servir de escaneo rápido en documentos que se sabe no se van a usar mucho.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida

Usando una cámara de fotos en lugar de un escáner ganas tiempo, pero pierdes legibilidad. ¿Qué prefieres?

Para mí básicamente se resume en digitalizar todo lo que más puedo. En mi caso, uso una multifuncional (escáner, impresora, copiadora) y allí digitalizo todo lo que me llega: facturas, recibos, cartas, etc., no me toma mucho tiempo. Aquello que es de una sóla página lo guardo como .jpg (más facil de manipular y visualizar, al menos en pc) y lo de dos páginas o más lo guardo como .pdf. Nombro los archivos iniciando con la fecha (del día en que digitalizo o la que tenga el documento) siguiendo con una ‘keyword’ para identificarla fácil y una muy breve descripción en una o dos palabras. De allí generalmente la llevo a una carpeta general de ‘Reference’ aunque últimamente he pensado en crear carpetas específicas pues aún con la función de búsqueda se me ha hecho más largo encontrar archivos que de la forma tradicional. De esta forma puedo decir que permanezco 100% digital con mi trabajo.
Javier Ferrand de Vida en orden

Aunque no uso el escáner mucho, este sistema de archivar ficheros digitales parece mucho a mi sistema para ficheros digitales.

Tener una bandeja de entrada en la mesa de trabajo tan grande como sea necesaria y accesible en todo momento.

No hace demasiado que he descubierto la metodología GTD y esta ha sido una de las recomendaciones más sencillas que han tenido mayor impacto en mi organización diaria: la presencia y accesibilidad de esta bandeja facilita en todo momento la entrada de tareas y actúa como recordatorio permanente de la necesidad de procesar las tareas pendientes.
Yoriento

Una simple bandeja de plástico puede marcar la diferencia, porque mantiene todos los papeles sueltos en un lugar y además da información sobre cuánto material aun queda para procesar. La altura de los papeles es como el numero de correos nuevos en tu aplicación de correo.

Yo le aconsejaría que simplificara al máximo, y es algo que se puede aplicar a cualquier área, no sólo a la gestión del papel. Guardar información, sea en papel o digital, es una fuente de carga mental para recordar qué es cada cosa, cómo la tenemos guardada, para qué sirve, etc. De nada sirve enfrentarnos a toda esa información si necesitamos más energía para gestionarla que para sacarle provecho.

La simplificación supone varios niveles, empezando por filtrar qué debemos (no lo que queremos) guardar y qué no; después pasar por archivar esa información de la forma más sencilla (en carpetas separadas por temas más bien genéricos, y de forma alfabética) y rápida (de forma que tardemos menos de un minuto en hacerlo). A partir de aquí hay muchas más sugerencias, como convertirlo a digital, pero eso son mejoras a un sistema que ya hayamos simplificado.
Daniel Aguayo de Du Tudú

Si es posible, hay que mirar si es posible evitar que las papeles entran en tu vida. Finaliza suscripciones a revistas en que ya no estás interesado, pide facturas electrónicas, etc.

Daría dos consejos. Para todo lo que es administrativo (impuestos, bancos, etc.) hacer lo máximo posible por internet y pedir a los organismos respectivos que no envíen más documentación en formato papel. El segundo es: si no queda más remedio, comprar carpetas, clasificadores, guardar todo en carpetas APENAS RECIBA el documento. No dejarlo en un montón diciéndose: la semana que viene organizo mi papeleo…
Luis Argento

Aquí actúa la teoría de las ventanas rotas: si tienes tu mesa de trabajo completamente limpiado, veras que también procesas tus papeles más a menudo.

"Gestión de papel" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 17 de Marzo 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.