Gestión de proyectos en agile: Cómo utilizar las metodologías ágiles para mejorar tu capacidad de respuesta y lanzar proyectos de éxito

Estimad@s amig@s

Sinopsis

En un mundo donde la adaptabilidad y la eficiencia son las claves del éxito, los enfoques tradicionales de gestión de proyectos se quedan cortos. La necesidad de una metodología más flexible y receptiva es el escenario idóneo para la gestión ágil de proyectos, un modelo innovador que abarca el cambio, la colaboración y el desarrollo.

¿Por qué trabajar en agile? ¿Y cómo hacerlo bien? ¿Cómo se puede adaptar una organización con rapidez a las necesidades del cliente? ¿Cómo puede ofrecer al cliente o usuario valor de forma incremental en ciclos muy cortos?

Descubre el poder de la transversalidad funcional, los equipos autoorganizados y los bucles continuos de retroalimentación.

La gestión por proyectos en el entorno empresarial ha evolucionado mucho y la implementación de metodologías ágiles es un elemento clave para lograr el éxito gestionando proyectos en el contexto de la transformación digital. Este libro profundiza en el modelo de gestión ágil de proyectos, explora sus principios y mejores prácticas, así como el impacto transformador que tiene en la forma en que se ejecutan.

Gestión de proyectos en agile es una guía práctica para poner en marcha, paso a paso, un modelo de gestión por proyectos en ágil y cómo se organiza y ejecuta, desde la conceptualización y selección de proyectos hasta la asignación de los roles y funciones del equipo y su activación.

«Las palabras nunca alcanzan cuando

lo que hay que decir desborda el alma»[i]

Prólogo

En un mundo que cambia rápidamente, donde la adaptabilidad y la eficiencia son las claves de éxito, los enfoques tradicionales de gestión de proyectos a menudo se quedan cortos. La necesidad de una metodología más flexible y receptiva ha dado lugar a la gestión ágil de proyectos, un marco innovador que abarca el cambio, la colaboración y el desarrollo iterativo.

Las metodologías ágiles abarcan una variedad de prácticas y principios (…)

• Enfoque iterativo e incremental

• Colaboración con el cliente

• Equipos transversales y multifuncionales

• Equipos autoorganizados

• Mejora continua

• Adaptabilidad al cambio

• Comunicación transparente

• Plazos cortos (timeboxing)

• Énfasis en la entrega de valor

• Control de procesos empíricos

Al adoptar un modelo de gestión por proyectos agile, se han de considerar varios factores clave para una implementación exitosa.

• Cambio cultural y gestión del cambio

• Metas y prioridades claras del proyecto

• Equipos empoderados y colaborativos

• Planificación iterativa y enfoque adaptativo

• Aprendizaje y mejora continuos

«Cada uno es artífice

de su propia de su propia ventura»[ii]

Introducción

Razón de ser del modelo de gestión por proyectos en ágil

(…) será necesario llevar a cabo una evolución del modelo organizativo hacia una organización ágil. Y solamente podremos trabajar de esta nueva manera si esta respalda el cambio de manera estructural. Precisaremos estructuras flexibles que nos permitan adoptar métodos diseñados para ser más productivos, así como formas de trabajar y métodos de gobierno más ágiles y adaptables a los cambios y necesidades de los clientes (…)  será importante disponer nuestros recursos de un modo más colaborativo, organizados por proyectos en equipos multidisciplinares alrededor de las necesidades de nuestros usuarios.

(…) no puede haber transformación digital si antes no provocamos un cambio radical en nuestra manera de trabajar (…)  nuestras formas, los ritmos, los usos, incluso las exigencias que precisamente los provocan, deben reconocer y abrazar la necesidad de hacer las cosas con visión digital (…)

(…) ¿Cuál es el objetivo último que queremos conseguir en el proceso de Transformación Digital? (…)

(…) En el proceso de transformación digital la compañía debe reorganizar sus métodos de trabajo, estructuras y estrategias, digitalizar sus procesos e implantar de manera dinámica la tecnología necesaria con un único objetivo: optimizar la experiencia de su usuario (…)

(…) necesitamos una metodología que nos permita encauzar el proceso y hacer del mismo un producto de manera que seamos capaces de trabajar más rápido y más cerca del cliente o usuario, generando mayor valor con cada propuesta, testando permanentemente, lanzando productos mínimos viables y aprendiendo de nuestros usuarios, todo ello con capacidad de reacción y mejora continua (…)

«El desarrollo de proyectos en ágil es

como enseñar a un elefante bailar»[iii]

Alejandro de Zunzunegui nos lanza una interesante pregunta en gestión de proyectos agile ¿Cómo de ágil puede ser mi elefante? La vamos a traducir al castellano pardo ¿Cómo de ágil es nuestra compañía?

Para aquellos que crean que su organización no es un elefante, y sus movimientos no son lentos les lanzo unas preguntas:

— ¿Cuánto tarda la empresa en hacer un cambio?

— ¿Y en interiorizarlo?

— ¿A qué se debe esa velocidad /rechazo?

No olvidemos que para pensar en agile e implementar un modelo de gestión ágil hay que tener en cuenta; adaptabilidad, entrega de valor, mejora continua, experiencia y satisfacción, comunicación, resultados, progreso iterativo e incremental, empoderamiento y propiedad, fracaso como aprendizaje, respeto a las personas, etc.,

Aprovecho ya que hablamos de metodologías para introducir en la ecuación otro factor, la estrategia y en esta ocasión la voy a utilizar para que reflexionemos el titulo de una ponencia de José Luis Vallejo estrategia de cambio mejor que cambio de estrategia¿Tenemos en la compañía una estrategia que nos ayuda a asumir el cambio o preferimos cambiar de estrategia cada vez que el viento no nos es favorable?

«Cuando todo parece ir en tu contra

 recuerda que el avión despega con viento en contra,

no a favor»[iv]

Por dónde comenzar el cambio en mi modelo de gestión

• ¿Se tiene claro en la organización para quién se trabaja?

• ¿Sabemos quién es nuestro usuario final en cada una de las actividades que realizamos dentro de la organización o actuamos sin pensar realmente en ello?

• ¿Se escucha realmente a ese usuario final?

• ¿Sabemos qué es lo que realmente le aporta valor? ¿Medimos minuciosamente el valor que generamos a nuestro cliente en cada interacción que tiene con nuestra compañía?

• ¿Nos enfocamos en entregar ese valor específico a ese cliente determinado en el momento exacto en el que lo necesita y medimos su satisfacción?

• ¿Priorizamos permanentemente la entrega de ese valor en ciclos cortos, con agilidad en la ejecución?

• ¿Impulsamos una forma de trabajar diferente a lo que hemos hecho en los últimos años para lograr estos objetivos?

• ¿Existen espacios de interacción entre distintas áreas funcionales de la organización y herramientas colaborativas para promover la transversalidad y el flujo constante de conocimiento e información?

• ¿Se conocen y comparten los indicadores clave de rendimiento (key performance indicators [KPI]) estratégicos de la compañía y su evolución periódica?

• ¿Funciona la comunicación interna como elemento aglutinador de la identidad de la organización?

• ¿Se ha desarrollado en la organización la capacidad de tomar decisiones rápidas basadas en el fácil acceso a datos bien gobernados y estructurados?

• ¿Cuál es el grado real e democratización y accesibilidad a los datos en la compañía?

(…) a la hora de adoptar este nuevo modelo de gestión por proyectos en ágil, detectar e incorporar los early adopters[v](…) a los primeros equipos e incluir al CEO y a la alta dirección como parte de ellos (…)

• ¿Cómo es de flexible y de rápida la organización ante la necesidad de hacer cambios?

• ¿Es el circuito de toma de decisiones y aprobaciones lo suficientemente rápido o está lleno de desperdicio?

• ¿Están alineados los KPI y los objetivos de cada área que participa en un proyecto con el resto?

• ¿Se da un verdadero y arraigado sentimiento de confianza y apoyo en la organización?

•  ¿Cuál es el nivel de seguridad a la hora de desarrollar un proyecto de extremo a extremo por parte de los miembros de un equipo?

• ¿Se ha implementado algún sistema de mejora continua en la organización? ¿Y alguno de medición de resultados de esas mejoras?

• ¿Se han optimizado y rediseñado los procesos afectados por cada proyecto desarrollado y los asociados por el actual modelo de gestión, si es que existe?

Debemos buscar un modelo de gestión propio que permita establecer gradualmente las mejores prácticas ágiles, adaptarlas a nuestra realidad y transformar nuestra organización de manera progresiva.

Factores que favorecen el cambio de modelo

• En ánimo

• El músculo

• El orgullo de pertenencia

• La comunicación

• La planificación global

• El compromiso de la alta dirección

• La capacidad de los equipos

• El hábito

• La escucha activa

• La formación

La ejecución[vi]en ágil contiene (…)

• Equipos multidisciplinares

• Objetivos transparentes y compartidos

• Foco en la entrega temprana de valor

• Herramientas colaborativas visibles para cualquiera en la compañía

• Metodología ágil

«Aunque el reto sea organizacional,

 el verdadero cambio

 siempre ocurre a nivel individual»[vii]

Conclusiones

(…) agile es una mentalidad, una manera de pensar, trabajar y ver. Va más allá de simplemente seguir un conjunto de procesos; se trata de adoptar ciertos valores y principios que guían la forma en que los equipos abordan el trabajo, la colaboración y la resolución de problemas (…)

«Aquellos que dicen que algo no puede hacerse

 suelen ser interrumpidos por otros que lo están haciendo»[viii]

Gestión de proyectos en agile

Cómo utilizar las metodologías ágiles para mejorar tu capacidad de respuesta y lanzar proyectos de éxito

Alejandro de Zunzunegui

LID editorial

Link de interés

•Transformación digital para directivos: Una visión humanista y eficaz hacia la metamorfosis de los nuevos modelos de negocio

• Experiencia de usuario para lean startups: Cómo investigar y diseñar con mayor inteligencia y rapidez

• Lean ux: Cómo aplicar los principios Lean a la mejora de la experiencia de usuario

• Experiencia de cliente

• El camino para innovar: Cómo pasar de la idea al modelo de negocio creando valor para tus clientes

«No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia

algo que no debería hecho en absoluto»[ix]

ABRAZOTES

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[i] Alejandro de Zunzunegui

[ii] Miguel de Cervantes

[iii] Dov Rosenberg

[iv] Henry Ford

[v] Embriones de agilismo diseminados a lo largo y ancho de la organización, gente que ya ha decidido trabajar de otra manera porque lo hace mejor.

[vi]«Cuida los pequeños detalles. Un pequeño agujero puede hundir un gran barco», Benjamin Franklin

[vii] Lee Hecht Harrison

[viii] Joel Arthur Barker

[ix] Peter F Drucker