Gestión documental para pequeñas empresas

Una empresa crece tan rápido como lo haga su gestión de documentos

El sistema de gestión documental también puede estar dirigido a una empresa pequeña que tenga entre 10 y 15 empleados, y además para un pequeño departamento dentro de una gran organización.

Las pequeñas empresas u organizaciones optan por una unidad de red compartida, cuando su sistema presenta severos problemas respecto a la administración de los documentos. Además, cuando emplean este tipo de red, no se hará necesario que reenvíen por correo electrónico los cambios efectuados; para tal fin, existen plataformas gratuitas como Dropbox o Google Drive, las cuales son herramientas muy populares para colaborar con los documentos.

Sin embargo, el utilizar estas plataformas gratuitas no significa que al cabo de un tiempo no lleguen a presentarse problemas en la unidad de red compartida (control de versiones). Es por ello, que cuando los empleados que laboran en una red compartida guardan un mismo documento en diferentes versiones, este se almacenará y con ello una ingente cantidad de documentos, lo cual puede generar un total caos en el sistema. Por tal razón, se requerirá un sistema de gestión documental más extenso, el cual sin duda alguna resultará una mejor opción.

Requisitos específicos de una empresa pequeña respecto a un sistema de gestión documental

Si una pequeña organización o empresa desea implementar un sistema de gestión documental, serán importantes las funciones básicas reales de este.

Las funciones son las siguientes:

• La ubicación central de almacenamiento
• La administración de versiones
• La función de búsqueda

Sin embargo, existen empresas proveedoras que tienen requisitos más puntuales o específicos en sus sistemas de gestión documental.

Conectado con el correo electrónico y la contabilidad

Cuando una pequeña empresa desea mantener el sistema de gestión documental de manera simple, querrá también agregarle enlaces. No obstante, los enlaces que más requieren las pequeñas empresas, son aquellos conectados con el gestor documental, como:

• Los programas de correo electrónico
• Los programas de contabilidad

Además, es importante señalar, que los enlaces son un desarrollo menos complicado que la integración con otro sistema de diferente software, ya que el sentido que ofrecen estos enlaces, es del tipo unidireccional; aquí los correos electrónicos son enviados de manera automática al gestor documental, pero a la inversa no se podrá ejecutar, ya que este gestor no controla el correo.

De igual manera ocurre cuando se vincula con un programa de contabilidad, aquí el empleado realiza el debido proceso con la factura, y esta información se envía de forma automática al gestor documental para complementarse con la información del cliente.

¿Tiene una empresa pequeña suficiente con un gestor documental pequeño?

Todas las funciones que han sido mencionadas anteriormente, conforman las bases de la administración de documentos; no obstante, existen empresas que requieren y desean un gestor documental más amplio. En el caso de una pequeña empresa de contabilidad, esta tiene requerimientos más complejos, ya que necesita un sistema que trabaje con determinadas regulaciones y leyes (programa financiero). En ese sentido, un sistema que proporcione seguridad financiera será esencial, a la cual se podrá acceder mediante controles de acceso avanzados. Con esto se demuestra, cual es la importancia de un sistema de gestión documental para el desenvolvimiento de pequeñas empresas en el ámbito financiero.

¿No resulta demasiado caro un gestor documental para pequeñas empresas con presupuesto limitado?

La implementación de un sistema de gestión documental requiere una inversión de dinero; sin embargo, en el mercado encontrarás diversas opciones, donde podrás escoger la que mejor se adapte a tu presupuesto y requerimientos. Es necesario además aclarar, que si lo que se tiene es un presupuesto muy bajo para implementar este tipo de software, esto no significa que se debe desistir del proyecto de implementación del gestor. Este pequeño obstáculo lo que quiere decir, es que se tendrá que hacer una lista de prioridades, para así seleccionar las funcionalidades del software. Además, una de las ventajas que tienen los sistemas de gestor documental, es que la mayoría de ellos son modulares, por lo cual podrá agregarse progresivamente más cantidad de funciones.

Las pequeñas empresas tienden a tener su sistema de gestión documental en la nube

Para las pequeñas empresas trabajar en la nube se ha hecho algo bastante común; y es que trabajar en ella, permite que el trabajo se más flexible y eficiente. Como ejemplo citaremos la labor de un médico, cuando este visita a un paciente a domicilio; este luego de ver al enfermo, gestiona a través de su Tablet todo lo referente a los récipes del paciente.

Casi siempre este tipo de solución en la nube que utilizan las pequeñas empresas, tiene la forma de software de servicio. En este caso, el proveedor del sistema se encarga de dar el mantenimiento y seguridad al gestor documental; con ello se estarán ahorrando costes de personal. Aquí los documentos de la empresa quedaran almacenados en servidores externos, los cuales serán propiedad del proveedor del sistema, o puede tratarse de los servidores de un centro elegido por la empresa.

Con este tipo de sistema no se hará necesario la compra de un hardware adicional, además:

• Si la empresa tiene un servidor, la implementación local será una excelente opción.
• Siendo local la implementación, se deberá tener tiempo y conocimiento interno para darle mantenimiento y seguridad.
• Con la nube en forma de SaaS, se pagará una cantidad de dinero fija mensual.

Es importante agregar, que se deberá registrar el precio de la licencia del software por un período largo de tiempo, para que de esta manera el proveedor no aumente el coste a futuro.

¿Qué tiene que tener en cuenta una empresa pequeña al elegir un gestor documental?

La complejidad del paquete de gestión documental

En el mercado existen diversidad de paquetes de gestión documental; estos sistemas pueden ir de lo simple a lo complejo. Para tal fin, deberás evaluar cuales son los requerimientos y necesidades de tu empresa, y así puedas elegir uno de estos paquetes que puedan cubrir las necesidades de tu empresa, y que además se ajuste a tu presupuesto.

En ese sentido, podrás comenzar con un gestor documental pequeño, pero deberás elegir el partner de implementación correcto. Recuerda además, que siempre podrás agregar un número mayor de funciones al sistema, donde muchas no podrás omitir.

En el mercado existen paquetes donde se incluye la integración del correo de forma estándar. Sin embargo, los paquetes básicos más buscados representan costes más elevados. Es por ello, que las empresas que venden software como estos, no aceptan a clientes o empresas con presupuestos muy bajos.

Es importante señalar también, que si las empresas pequeñas desean implementar el gestor documental desde cero, deberán escoger con cuidado el partners de implementación.

¿Cuánto tarda en estar operativo el gestor documental?

Cuando una empresa pequeña comparé los diferentes partners de implementación, y los paquetes que se encuentran en el mercado, deberá también conocer el tiempo que empleará en hacer el cambio hacia un gestor documental.

Generalmente, las empresas quieren empezar rápidamente a efectuar la implementación del gestor documental. En ese sentido, la velocidad de este procedimiento dependerá de tres tipos de elementos:

• La toma de decisiones
• La implementación del software
• La migración de los datos

El elemento que tomará más tiempo, será el de la toma de decisiones, ya que se examinará detalladamente como se debe configurar el sistema, conjuntamente con el partner de implementación. Es por esto, que la disponibilidad de la empresa y el partner de implementación serán decisivos al momento de la instauración del sistema de gestión documental.

Además se debe señalar:

• Las empresas pequeñas casi siempre no cuentan con un director que se encargue del sistema de implementación del gestor documental.
• Casi siempre es el propietario o un empleado de la empresa, los que se encargan de la implementación.

Al respecto se recomienda, que la empresa adquiera un pequeño paquete de funciones, las cuales disminuyan el tiempo de implementación del gestor.

En ese mismo orden de ideas, se hará necesario antes de establecer las diferencias entre los diversos paquetes que se encuentran en el mercado, el elaborar una lista de inquietudes, necesidades y lluvia de ideas de los empleados, ya que esto acelerará el proceso de implementación del software.

La implementación

La implementación del sistema consiste en la instalación del software. Sin embargo, con una solución en la nube, el proceso de implementación podrá ser más rápido; sin embargo, esto dependerá de las funcionalidades que se hayan escogido. Por tal razón, si tu empresa es muy pequeña, necesitarás un sistema de seguridad más complejo; además la instalación de todos los controles de acceso y autorizaciones, podrá aumentar el tiempo de implementación del gestor documental.

El sistema de implementación constituye el paso final de la migración de los documentos de la empresa. Esta información deberá transferirse desde su actual ubicación (casi siempre en carpetas), al nuevo sistema de gestión documental, donde no será necesario migrar toda la información de la empresa. Es decir, aquellos documentos con un período de retención que haya caducado, que tengan contenido duplicado o versiones obsoletas, no tienen que ser migrados.

Es por ello, que realizar una detallada selección de los documentos que deben ser migrados al gestor documental, ayudará a ejecutar una limpieza completa, y esto constituirá un ahorro de tiempo.

Generalmente, migrar la documentación de una pequeña empresa tardará aproximadamente una semana.

Facilidad de uso del sistema de gestión documental

Las empresas pequeñas no desean perder mucho tiempo adiestrando a sus empleados, respecto a la implementación del gestor documental. Estas precisan que el software que escojan para ser implementado, sea intuitivo y así los empleados puedan realizar sus labores de manera simple y rápida.

Además resultará muy útil que una pequeña empresa por si misma, pueda realizar ajustes al sistema o software de gestión documental. Es decir, si un determinado documento se clasifica de tres maneras: creado, revisado y aprobado, y la empresa desea crear una cuarta categoría denominada “concepto”, ya que los empleados la necesitan, el sistema de gestión documental permitirá que un empleado autorizado ejecute los cambios; los mismos se realizaran rápidamente. De contactarse al proveedor del sistema para ejecutar estos cambios, lo más probable es que los costes de asistencia sean elevados.

El partner de implementación

Las empresas pequeñas al igual que otras empresas, deberán estratégicamente escoger el partner de implementación. Esta decisión incidirá notablemente en la fluidez de la implementación, y además en el servicio de mantenimiento posterior a esta implementación.

En empresas pequeñas, el contar con un soporte de ayuda simple y rápida será de gran utilidad para resolver problemas y dudas eventuales que se puedan presentar, ya que internamente estas pequeñas empresas no disponen de un servicio interno (TIC). Mediante este servicio de ayuda, estas empresas podrán encontrar claridad acerca de la correcta implementación del gestor documental, además de aclarar dudas referentes a algunas de las funcionalidades incluidas en el sistema.

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental lo podrás conseguir en el mercado, el mismo incluido en un paquete de software ERP, o a través de una solución independiente. Generalmente el sistema de gestión documental es adquirido por empresas u organizaciones que emplean gran cantidad de documentos, o que además, tienen diversos flujos de trabajo. El precio de este dependerá de las características de la empresa.

En el primer año, la inversión en el software de gestión documental oscila entre 8.000€ a 25.000€. Sin embargo, existen empresas que necesitaran una inversión más elevada, debido a que requieren mayor cantidad de funcionalidades y espacio de almacenamiento.

A continuación podrás visualizar algunos detalles de costes:

• Las empresas medianas requerirán un software de gestión documental cuyo precio oscilará entre 25.000€ y los 50.000€.
• El coste medio de una implementación de un sistema de gestión documental oscila entre 8.000 y los 50.000€.
• Para grandes organizaciones como las empresas multinacionales, las cuales manejan una gran cantidad de documentación y altos flujos de trabajo, los costes de implementación pueden oscilar entre 50.000€ a más de 200.000€.
• La mayoría de los proveedores de servicio de este tipo de software brindan tres tipos diferentes de tarifa, las cuales se basan en criterios específicos.

En Caltico podemos ayudarte a implementar un software de gestión documental, simplemente cuéntanos tu caso a través de nuestro formulario de contacto.