Gestión efectiva de reuniones: Metodología OPTIMA LAB

Gran parte de las reuniones improductivas que tienen lugar en las organizaciones son previstas, recurrentes, extensas, presenciales y entre varias personas.

Por este motivo, después de haber visto ya en un post anterior los 5 motivos que justifican la existencia de una reunión y los distintos tipos de reuniones que existen, en este post voy a centrarme únicamente en este tipo de reuniones y en cómo las gestionamos en OPTIMA LAB.

La efectividad de una reunión se mide por el valor total que aporta

La clave para que una reunión sea efectiva es que aporte valor a todas las personas que participan en ella.

En consecuencia, los temas a tratar en la reunión deberían resultar de interés para las personas que asisten. Por otra parte, sería poco realista pensar que todos los temas van a interesar por igual a todas las personas, así que tampoco se trata de eso.

Lo que sí es importante es que todas las personas que asisten tengan interés en algo de lo que se va a tratar allí.

Para que todas las personas tengan oportunidad de plantear temas que les interesan, en OPTIMA LAB disponemos de un tablero de Trello con una serie de listas temáticas en las que cualquier nodo puede plantear cualquier tema para la siguiente reunión. Sin límite de ningún tipo.

Otra ventaja de esta forma de trabajar es que, si los temas que hay no interesan en absoluto a una persona, esta puede influir en que no se traten en la reunión. La forma de conseguirlo es proponiendo ella otros temas que susciten más interés entre los asistentes que los ya se han propuesto.

Adiós al hablar por hablar

Como cualquier nodo puede plantear antes de la reunión cualquier tema, durante la reunión únicamente se pueden tratar los temas que ya están planteados.

Cualquier tema nuevo que surge se captura, bien para tratarlo al final de la reunión, si ya se han tratado todos los temas previstos, bien para la próxima reunión. Sin excepciones.

La lógica es sencilla. Si han pasado varios meses y alguien no ha propuesto un tema, es simplemente porque no se ha preparado la reunión de manera adecuada.

Permitir incluir temas en el último momento, cuando no se ha hecho nada al respecto en varios meses, es dar un refuerzo positivo a un comportamiento erróneo.

La esencia de la efectividad está en separar «pensar» de «ejecutar».

Por eso hay que facilitar que las personas piensen antes de las reuniones qué temas quieren abordar en ellas, en lugar de permitir improvisar durante las mismas.

Adiós a sobreplanificar

Decidir a priori qué tema va a tener sentido tratar en cada momento, o cuánto tiempo va a requerir tratar cada tema, es absurdo, ya que carecemos de una «bola de cristal» para adivinarlo.

Por ello, el tema a tratar en cada momento se elige de manera dinámica y en función de unos criterios objetivos.

Por otra parte, los temas se tratan únicamente mientras aportan valor a la persona que los planteó y se dejan de tratar cuando dejan de hacerlo.

Para elegir en cada momento el tema que tiene más sentido, cuando cualquier nodo añade un tema a las listas de Trello, tiene que añadir también la siguiente información:

• Su nombre. Esto es importante, porque cada nodo es responsable de conseguir que sus temas se traten, y también de moderar la parte de la conversación correspondiente. Esto hace que cada nodo se tenga que preocupar porque sus temas resulten de interés para el resto, o tendrá complicado que sean elegidos para tratarse.
• El tiempo requerido estimado. Solo hay dos valores posibles: mucho tiempo o poco tiempo. Mucho tiempo es más de 15′-20′. Poco tiempo es menos de 15′-20′. Lógicamente, cuando un tema se etiqueta como «poco tiempo», el tiempo destinado a tratarlo no puede exceder los 15′-20′. No hay ninguna restricción a la hora de decidir si los temas son de mucho o poco tiempo, pero se exige congruencia, para evitar la picaresca.
• La energía requerida estimada. Solo hay dos valores: mucha energía o poca energía. El nivel de energía disponible en cada momento lo va decidiendo el grupo en tiempo real, cada vez que termina de tratar un tema y va a elegir el siguiente. Lógicamente, se exige que el nivel de energía sea acorde a lo dicho. Si, por ejemplo, un tema que requiere alta energía se ha etiquetado como de baja energía, se desestima y no se trata.
• El motivo o motivos por los que se plantea ese tema, según los 5 motivos indicados en el post anterior. Puede haber más de un motivo por tema. De nuevo, se exige coherencia, es decir, si el motivo ha sido compartir información, una vez compartida, se da el tema por cerrado. Evidentemente, si a priori se tienen, por ejemplo, tres motivos, se pueden poner y llevar a cabo los tres.

Eligir con sentido qué hacer en cada momento

Durante la reunión, se va revisando el contenido del tablero de Trello para, en función del tiempo y la energía disponibles, elegir qué tema tratar en cada momento, teniendo también en cuenta el interés que suscita cada uno de ellos en el grupo. Esta elección final, una vez filtradas las opciones por tiempo y energía, es por votación.

La persona que plantea un tema es quien tiene claro el propósito que persigue al plantearlo y es por tanto quien lo expone y modera la conversación posterior. Es también quien decide mantener o terminar la conversación cuando ha logrado su propósito (siempre dentro del mucho/poco tiempo definido).

Una vez tratado un tema, se le pone una pegatina en Trello para identificarlo como ya tratado.

Los temas nuevos que van surgiendo durante la reunión, se capturan aparte. La información que surge y las decisiones que se toman, también se capturan aparte.

Esta forma de trabajar asegura que se van a tratar los temas más relevantes para la mayoría de las personas y también que va a haber seguimiento de los temas tratados y las decisiones tomadas.

Acabar con los males típicos de las reuniones

Hay personas que tienen por costumbre plantear temas que no están en la agenda. Con esta metodología, estas personas se quedan sin voz, ya que cualquier propuesta que no está en la agenda se captura para otra ocasión.

Esto obliga a las personas que asisten a llevar las reuniones debidamente preparadas.

Hay otras personas a las que les gusta escucharse. Con este método lo tienen difícil. Si el tema que se está tratando no lo han propuesto ellas, la persona que planteó el tema que se está tratando puede cortarlas en cualquier momento o incluso impedirlas participar por completo en la conversación.

Si el tema tratado lo han propuesto ellas y lo han etiquetado como «poco tiempo», no van a poder hablar más de los 15′-20′ previstos. Si además lo que dicen no interesa a las demás personas, van a tener difícil que se elijan más temas propuestos por ellas durante esa reunión.

Esta metodología asegura que las personas más introvertidas puedan participar sin que su protagonismo sea inhibido por las más extrovertidas.

Resumen

A diferencia de una reunión familiar o de una reunión entre amigos, una reunión profesional es una herramienta de trabajo y por tanto hay que aprender a utilizarla de manera efectiva.

Esta metodología es muy útil y sencilla de aplicar, y permite lograr unos resultados espectaculares.

Por otra parte, esta nueva forma de reunirse resulta muy dura de digerir para algunos egos y es difícil de encajar en estructuras jerárquicas, donde a menudo los temas a tratar se eligen más en función de criterios de autoridad de quien convoca que del valor real aportado a los participantes.

Pero la efectividad se mide en función del valor que aporta la consecución de un resultado vinculado a un propósito.

Por tanto, gestionar de manera efectiva una reunión significa lograr que aporte el máximo valor posible al máximo de personas que asisten, y haciendo un uso óptimo de los recursos disponibles: atención, interés, tiempo y energía.

Con la metodología OPTIMA LAB para la gestión efectiva de reuniones, es muy fácil conseguirlo.