Gestión tradicional de proyectos vs. GTD®

Será por (de)formación profesional, pero la típica pregunta acerca de la relación entre GTD® y la gestión de proyectos tradicional (PMI) me atrae mucho y hacía tiempo que tenía pendiente este post.

De hecho, José Miguel Bolívar ya incluyó esta pregunta en su serie de post dedicados a las dudas más habituales sobre los proyectos en GTD®: «¿Cuál es la diferencia entre un proyecto de GTD® y un proyecto según se entiende en planificación tradicional de proyectos, por ejemplo PMI?»

El detonante siempre es el mismo, la palabra proyecto. Aunque me da la sensación que la duda existiría igual si esto no fuera así. Y es que en GTD®, proyecto, tiene un significado particular, que difiere totalmente del que le asignamos habitualmente.

Para comprobarlo… piensa unos segundos ¿Qué es para ti un proyecto? Estoy casi seguro que lo que te ha venido a la cabeza es algo complicado y mastodóntico, y casi sólo al alcance de unos pocos. Entre todos, hemos convertido la palabra proyecto en algo «top» y casi mágico. Frente algo complicado: vamos a llevar a cabo UN PROYECTO. Y claro, ante UN PROYECTO nadie cuestiona que sea un «agujero negro» de recursos de todo tipo, porque, precisamente, estamos delante de UN PROYECTO. Si algo no termina de funcionar como lo define EL PROYECTO, el problema somos nosotros, algo habremos hecho mal.

Así ha sido, hemos montado un «business» increíble ante este paradigma. Que se nutre precisamente de vivir en el paradigma y no salir de él. Afortunadamente metodologías como Agile o GTD® van poniéndolo contra las cuerdas, sobre todo en las empresas más innovadoras capaces de cuestionar lo establecido, pero es innegable que, en la «antigua escuela», la gestión tradicional de proyectos aún vende, y se vende. Una formación de «planificación» es cómoda, no tienes que justificar nada a nadie.

Pero volvamos al tema.

Un proyecto en GTD® es «sencillamente» un resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede conseguirse en el plazo máximo de un año.

Cosa totalmente distinta a un proyecto según la gestión de proyectos tradicional. Según el PMBOK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos), un proyecto se puede definir como un esfuerzo temporal realizado para crear un producto o servicio único. Temporal porque tiene un inicio y un final establecidos. Y este final se alcanza cuando se logran los objetivos, cuando no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no exista la necesidad que dio origen al proyecto.

Un punto importante, en esta definición, el proyecto es el «trabajo» temporal que se realiza para crear el producto/servicio. No el producto o resultado en sí.

Y para mí, aquí es donde está la clave y la gran diferencia, en GTD® un proyecto es el resultado que pretendemos, y vamos avanzando hacia él, acción tras acción, adaptandonos a la realidad de cada momento.

En la gestión tradicional de proyectos, podemos decir que el proyecto es el proceso, que es donde centramos el foco. Planificamos teniendo en cuenta una realidad «hipotética», y esto provoca el «agujero negro» al que me refería antes.

Y de aquí deriva la objeción más habitual en GTD®, si no pienso en lo que va a pasar no podré definir un presupuesto, o no podré diseñar tal cosa. La respuesta es fácil. Nadie ha dicho que no puedas prever o diagnosticar, de hecho, normalmente esta va a ser una de las acciones, pero el resultado de esta acción va a ser material de apoyo para tu proyecto. No el proyecto.

No estoy diciendo que usar GTD® garantiza conseguir el 100% de los resultados, la realidad también puede provocar que alguno no lo alcancemos. Lo que sí habrá pasado es que no habremos tirado recursos planificando innecesariamente.

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