Gestión y uso efectivo del tiempo: Cinco perspectivas singulares

El recurso del tiempo es realmente un milagro diario cuando uno lo analiza a fondo. Nos despertamos por la mañana y se nos entrega de manera gratuita y desinteresada un nuevo paquete de 24 horas listo para ser usado con la mayor eficacia, productividad y conciencia posibles. Es un bien incapaz de ser robado ni modificado, y no hay nadie que reciba más o menos cantidad de tiempo en un día. Todos estamos bajo su escrutinio y sus leyes, y el provecho que saquemos de este preciado bien, estará en directa correlación con su uso y gestión conscientes.

¿Quién de nosotros vive con veinticuatro horas al día? ¿Cómo podemos maximizar el uso de este recurso para potenciar nuestro crecimiento? ¿Cuál es la diferencia entre los grandes líderes y la gran mayoría en el uso y visión que poseen de esta dimensión?

Usualmente, la mayoría de nosotros entendemos el tiempo como un recurso secundario que funciona en el marco del medio-largo plazo. Pensamos que las metas u objetivos solo están dentro del marco o contexto de un tiempo a gran escala. Es decir, para obtener un grado de maestría en cualquier área de desempeño o lograr una meta deseada tenemos que emplear una gran cantidad de tiempo. Esto en parte es verdad, pero el argumento es simplista y no tiene en cuenta un factor vital y fundamental, el único tiempo real que disponemos es este preciso momento. Lo que forja un futuro esperanzador de nuestra meta es el uso efectivo que extraigamos del tiempo ahora mismo, estableciendo y trazando una planificación diaria potente.

Los grandes líderes y emprendedores se caracterizan por un uso eficiente y consistente de este valioso capital. Trabajan para que el tiempo funcione a su favor, extrayendo el máximo beneficio de un enfoque llamado “subproducto o tiempo sobrante”. El tiempo es algo que todos poseemos de manera igualitaria, sin embargo, su uso puede derivar en resultados potentes o desastrosos, y todo esto es un fiel reflejo de como se utilizan esos “momentos sobrantes”, esos pequeños momentos aparentemente intrascendentes que tienen el potencial de aportar una nueva idea útil y rentable que lo cambie todo. La espera diaria del autobús, la frescura de ideas que aporta una ducha matutina, la habilidad de pensar y crear mientras realizas algo de manera mecánica, son oportunidades tremendas de aprovechar y maximizar esta gran herramienta que es el tiempo.

¿Cuáles son las claves o perspectivas que priorizan un uso efectivo del tiempo? Os ofrezco cinco singulares principios al respecto:

1. Planifica y gestiona tu día la noche anterior

Parece una obviedad, sin embargo, son pocos los que planifican de manera consistente y clara, aquellos pasos que consideran vitales para el debido aprovechamiento del día. Antes de irte a la cama anota en una cuartilla aquellas tareas que son ineludibles (no se pueden postergar o no hacer). Procura que no sean más de cinco tareas, de esta manera, tendrás la sensación de poseer control sobre su realización. También tienes la opción de anotar otras cinco tareas extras u opcionales, que no sean tan importantes pero que añadirían valor a tu día. Estas tareas tienen la ventaja de darte un plus de confianza y poder, ya que has conseguido ir más allá de los objetivos marcados en un principio.

2. Focalízate en una sola tarea a la vez

Vivimos en la “era de la distracción constante”, lo cual se manifiesta en una clara pérdida de productividad y rendimiento. A cada instante nos bombardean miles de mensajes procedentes de múltiples redes sociales, mensajería instantánea, correos, etc. Múltiples estudios aseveran que por cada interrupción o distracción que sucede en tu desempeño, cuesta entre 20 y 25 minutos volver a retomar la tarea en el punto de concentración en el que se encontraba cuando la distracción hizo acto de presencia. ¡Las implicaciones de esta reflexión en tu desempeño son inimaginables! Por cada interrupción que aparece pierdes 25 minutos de creatividad, imaginación y foco en un tu tarea. Abandona el multitasking y no comiences otra tarea hasta acabar satisfactoriamente con lo que estás haciendo. Otro requisito indispensable es eliminar cualquier posibilidad de interrupción o distracción mientras estás llevando a cabo tu tarea, apaga el móvil o silencialo y déjalo fuera de tu alcance.

3. Aplica los ciclos de productividad comprimida

Este es un término que he acuñado, y el cual hace referencia a una de las claves indispensables para una productividad maestra. Expertos en liderazgo, productividad y management, tales como Tony Schwartz y Peter Drucker abogan por trabajar en ciclos productivos de 90 minutos. Esto es así, ya que el punto álgido de concentración se encuentra entre los 60-80 minutos, empezando a decaer drásticamente a partir de los 90 minutos. Estos ciclos ayudan a maximizar la productividad, la creatividad y la eficacia de las tareas realizadas, alcanzando grandes cotas de éxito y foco en el desempeño. Después de los 90 minutos es recomendable tomarse entre 5-10 minutos de descanso para energizar y alivianar la carga mental asociada a la tarea, y volver a repetir el ciclo. 

4. Agrupa las tareas en categorías o ítems

Cuando hagas tu lista diaria, divide las tareas ineludibles que te comprometes realizar, en categorías que ayuden a priorizar y a organizar mejor el tiempo disponible para la realización de tus ocupaciones. Por ejemplo, si tienes que ir al gimnasio, escribir tu dieta semanal y comprar un batido de proteína especial para tu entrenamiento, puedes agrupar todas estas tareas en la categoría: vitalidad y salud física, de manera que tengas mentalmente organizado como realizar esta categoría (encajando las acciones en el menor espacio de tiempo posible) sin intercalar otras tareas que puedan restar productividad al cumplimiento esta categoría. Dentro de esta categorías puedes también establecer prioridades de cumplimiento en función de la relevancia de cada ítem.

5. Aprende a delegar, priorizar y a decir NO

Estos tres aspectos son claves para todo aquel que pretende hacer un uso efectivo de su tiempo diario. Resulta importante delegar tareas o acciones que pueden llegar a sobrecargar nuestra actividad y ocupación diaria. Si tenemos algún amigo o compañero que sepa solucionar con mayor eficacia un problema que tenemos, para así dedicarnos a lo que hemos establecido como prioritario, hagámoslo sin ninguna duda. Saber decir que NO es vital para tener un éxito sostenible en el tiempo. Si siempre hacemos aquello que nos piden los demás sin cuestionarlo, pospondremos lo importante para nosotros, y actuaremos en base a lo que los demás quieren, y no en base a nuestras pretensiones.

Hagamos un uso efectivo y productivo de este valioso recurso que supone el tiempo. La diferencia en la calidad de nuestras vidas está directamente relacionado con cómo lo administramos y aprovechamos. ¿Estás dispuesto a aplicar estas claves y cambiar tu rumbo?

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“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, por que el tiempo es el bien del que está hecha la vida”.

Benjamin Franklin