Gestiona bien tu tiempo

Seguramente al leer el título de este post ya estás pensando: «Qué raro que Jeroen escribe sobre la gestión del tiempo, si es un concepto anticuado».

Tienes toda la razón, cuanto más avanza la neurociencia, más avanzamos en métodos de productividad o efectividad. Hemos evolucionado de métodos de gestión del tiempo a métodos de gestión de la atención y últimamente con KENSO hemos empezado a enseñar cómo gestionar la intención.¹

Pero es importante saber que en cada paso no hemos reemplazado el paradigma anterior, sino que siempre lo hemos ampliamos. Cuando al cambio de siglo salieron los métodos de efectividad personal — el más conocido de estos métodos es Getting Things Done — que se centran en la gestión de la atención, la gestión del tiempo no ha desaparecido. En cierto modo, el tiempo continuo ser importante, pero ahora sabemos que la atención es lo realmente importante.

Aunque la gestión del tiempo ha perdido protagonismo, a veces el tiempo continua ser el factor limitante en nuestras actividades. Te lo explico con un ejemplo:

Hace unos días recibí una petición para organizar un taller de efectividad personal en una empresa. Por una serie de circunstancias, el cliente me pidió realizar el taller en un plazo de tres semanas.

Habitualmente no admito nuevos talleres con tan poco tiempo de preparación,² pero en este caso decidí evaluar la petición.

Debes saber que, aunque soy formador, no lleno todas mis semanas impartiendo talleres, porque también necesito tiempo para mis otras actividades, como la gestión del podcast y el blog, las sesiones de coaching a distancia, la creación de cursos online, la preparación de los talleres, tareas de marketing y un poco de administración.

“Compromiso = intención + recursos”

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Aunque no tengo nada en mi agenda para un día en concreto, no implica que tengo tiempo para realizar un taller. En este caso, antes de comprometerme necesitaba saber si contaba con suficientes recursos para preparar bien el taller que me han pedido. El compromiso es un recurso limitado.

Entonces, para poder contestar a la petición, primero tenía que revisar los recursos disponibles en las próximas semanas y compararlos con los recursos necesarios para organizar el taller. Idealmente me gustaría saber cuánta «atención» y «desatención»³ necesito para organizar el taller.

Desafortunadamente, no es posible medir la atención y por eso todavía usamos el tiempo como representante de nuestra atención. Aunque no todas las horas son de la misma calidad, cuando hablemos de varios días podemos usar el tiempo como alternativa para la atención. De ahí la necesidad de continuar gestionando el tiempo.

Ahora, para poder tomar la decisión necesito dos piezas de información:

1. ¿Cuánto tiempo preveo que necesitaré para preparar el taller?

2. ¿Cuánto tiempo tengo a mi libre disposición — mi grado de libertad — en las próximas semanas para dedicar a la preparación del taller?

Aquí tenemos el gran problema, porque estimar el tiempo necesario para hacer cualquiera actividad es casi imposible.

Aunque ya he preparado cientos de talleres de efectividad, no sé exactamente cuanto tiempo necesitaré para personalizar este taller. Puedo tirar de mi memoria, pero nuestro sistema 1 siempre dará una respuesta demasiada optimista, incluso cuando tengo este hecho en cuenta.

Existen dos soluciones para este problema mental:

1. Puedo preguntar a una persona que me conoce bien cuánto tiempo piensa el o ella que necesitaré para preparar el taller. Nuestra menta es muy optimista al revisar nuestras propias experiencias, pero muy pesimista al evaluar el trabajo de los demás.
2. Como alternativa, puedo registrar el tiempo que necesita para mis tareas y así usar datos históricos para conocer la respuesta. Esta es la solución que yo habitualmente empleo.⁴

Así lo hizo: revisando los datos históricos he creado una estimación pesimista del tiempo necesario para preparar bien el taller y después de revisar mis compromisos actuales me quedó claro que no había suficiente tiempo para meter un taller extra en un plazo tan breve.

Como vez, incluso en la era de la gestión de las intenciones hay sitio para la gestión del tiempo. Unicamente hemos desplazado el momento en el flujo de trabajo en que consideramos este factor. Donde anteriormente el tiempo estaba presente en el proceso de «Completar», ahora forma parte del proceso de «Clasificar», cuándo decides qué hacer y qué no hacer.

1. Si quieres saber más sobre la «gestión de tus intenciones», recomiendo escuchar episodio 32 Disfruta y benefíciate de perder el tiempo del podcast de KENSO. ↩︎
2. Tres semanas es suficiente para impartir un curso estandardizado, pero en KENSO personalizamos cada taller para solucionar los problemas específicos de cada cliente, lo que conlleva más tiempo de preparación. ↩︎
3. Para hacer un trabajo de calidad es imprescindible implicar los dos hemisferios del cerebro. Cualquier proyecto grande beneficia de combinar tiempo de enfoque con tiempo de «desatención» en que se generan las conexiones laterales con otros proyectos y experiencias. ↩︎
4. Uso la aplicación Timing para registrar automáticamente todo lo que hago en mi ordenador. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.