Pongamos un ejemplo de gran proyecto: Guiar a 18.000 personas (12.000 soldados y también séquito, mujeres y niños) durante 1.300 kilómetros (Milán - Bruselas) por países extranjeros con los medios del siglo XVI. Cubriendo sus necesidades de alimentación y alojamiento previo pacto de esos servicios prestados con las poblaciones por las que pasaban y, claro, pagándolos. Transitando por caminos sin señalizar y poco o nada aptos para tal volumen de personas y bagajes, en un territorio surcado de ríos caudalosos, buena parte de ellos sin puentes, y con un clima con alta probabilidad de lluvia.
Si convenimos que éste (hacer el Camino Español) es un proyecto grande, aquí van algunas de las claves que permitieron al Duque de Alba gestionarlo con éxito.
1.- Se proactivo y mantente enfocado por encima de todo. El Duque de Alba sabía lo que tenía entre manos. Todas las cortes europeas estaban atentas (y nerviosas) al movimiento de esas tropas y el clima político era realmente tenso en el siglo XVI. Es seguro que el Duque de Alba, además de ser el militar más capaz de su época, estaba absolutamente y totalmente volcado en ese proyecto. De otra manera no hubiera tenido éxito. Es importante indicar que todas las demás claves quedan moduladas y condicionadas a ésta que es la principal.
2.- Divide el proyecto en fases pero visualízalo en conjunto. Se seleccionaron con gran mimo y cuidado todas las etapas en las que se pernoctaría y a donde tenían que confluir con total precisión (estamos en el siglo XVI) lo necesario para albergar y alimentar a la tropa. Se dividió el contingente en tres partes para gestionarlo con más facilidad. De tal manera que donde cuando el primer cuerpo dejara una población llegara la segunda y cuando se fuera ésta llegara la tercera. Por contra, implicaba que hubiera una mayor sincronización para evitar desabastecimientos. Debes engrasar y colocar bien todas las piezas para que funcione la maquinaria completa.
3.- Prepara el terreno. Meses antes de iniciar la travesía entre Milán y Bruselas con todo el contingente, envió a un ingeniero al frente de un equipo de trescientos zapadores y un dibujante para reconocer el terreno, prepararlo en lo posible (sobre todo las zonas de montaña) y dibujarlo para que el planteamiento sobre cómo abordar el proyecto tuviera bases firmes y ciertas. La suerte favorece a la mente preparada, esa es una gran verdad.
4.- Asegúrate de que los demás están contigo. Está claro que El Duque de Alba tenía el apoyo de Felipe II pero también se trabajó (junto con su equipo) las relaciones internacionales para asegurarse que permitieran el paso de sus tropas. La Diplomacia y la mano izquierda hizo además que no solo hubiera neutralidad sino buena colaboración.
Al fin y al cabo alimentar y alojar tropas era un riesgo que se transformaba fácilmente en un buen negocio para las poblaciones. Todo dependía del enfoque. Hasta la bendición del Papa se buscó (no es broma) y se consiguió. Habrás de conocer las teclas que pueden afectar a tu proyecto y saber si tocan a tu ritmo o por lo menos que no desentonen.
5.- Haz un seguimiento periódico y 6.- Reuniones efectivas por encima de todo. No nos imaginamos al Duque de Alba y sus capitanes, en reuniones de 2 horas mientras 18.000 personas esperan a que vayan tomando decisiones. Y sólo pueden ser efectivas si están bien preparadas por todos los que la componen antes de comenzarlas. Si las hacéis evitando comodidades las agilizareis. En Scrum proponen hacerlas de pie, por ejemplo, y limitando escrupulosamente el tiempo.
De las misma forma, las desviaciones has de poder detectarlas y corregirlas lo antes posible. Así que reuniones diarias cortas y mas exhaustivas, por ejemplo, semanales te permitirán corregir los rumbos que no te lleven al objetivo final.
7.- Delega. Decíamos antes que el contingente fue dividido en tres partes: vanguardia, cuerpo y retaguardia. Cada una de las partes las comandaba un capitán que tenía plenos poderes para actuar ante las situaciones que se pudieran dar. Si no confías en tu equipo en un proyecto de características mayúsculas, estás "muerto". Busca colaboradores en los que puedas confiar y consigue que confíen en ti. Luchad por mantener esa confianza mutua.
8.- Afronta la crisis o imprevistos como algo normal. Los enfermos, los accidentes en el trayecto, los franceses nerviosos viendo pasar el ejército más poderoso del momento al lado de sus fronteras, los tensos calvinistas de Ginebra viendo tropas católicas a menos de 15 kilómetros de la ciudad, el tiempo impredecible, posibles fallos en la logística, los ríos recrecidos que no permiten ser vadeados, ... o gestionas los riesgos con cierta normalidad o sucumbirás a enfocarte en los detalles y el proyecto se te irá de las manos.
9.- Haz una pausa, regálate algo de ocio ... cuando vayas cumpliendo objetivos. En Chambery y Lons-Le-Saunier y Luxemburgo. En esas tres poblaciones se detuvieron varios días para que la tropa descansara, retomara fuerzas y se solazara un poco. El Duque presentó respetos en nombre del Rey ante las autoridades y disfrutó de buenas viandas y seguramente de un buen baño y un lecho con sábanas limpias ... el rango era el rango en aquella época. La pausa, el ocio, el descanso debe disfrutarlo tu equipo tanto o más que tu.
10.- Saborea tus progresos el camino recorrido. En las misivas que el Duque se cruzaba con Felipe II iba informando sobre el avance del contingente. Informaba de las complicaciones y de las soluciones dadas pero también se felicitaba del buen comportamiento de sus hombres y de la disciplina con la que se estaba haciendo el camino. Llegados a Luxemburgo, primera población de los Países Bajos Españoles ya vio que el proyecto finalizaría con éxito. Faltaba aún trescientos kilómetros, y no aflojaría la marcha, pero estaba "en casa". Se holgó y felicitó por el buen trabajo de su gente y del ejército al completo y así quedó escrito en sus cartas.
¿Se puede o no se puede aprender de cómo el Duque de Alba gestiona sus proyectos? Un 'crack'.
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