Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca.

Tiempo = vida; por tanto, gasta el tiempo y gasta tu vida, o domina tu tiempo y domina tu vida. Alan Lakein

¿Cómo gestionas tu correo electrónico?

El correo electrónico es uno de los grandes devoradores de tiempo de internet. Ya sea en casa o en el trabajo, leer correos electrónicos se convierte en una de las actividades cotidianas en la que empleamos más tiempo. Para lidiar con el correo electrónico, podemos adoptar tres actitudes, no gestionarlo en absoluto, hacernos unos profesionales de su gestión o usar lo que Gina Trapani (editora de LifeHacker y autora del libro Upgrade Your Life) denomina las tres carpetas.

Durante mucho tiempo, tanto en mi correo personal como en el del trabajo, he utilizado filtros para organizar mejor los correos que me llegaban. Creaba carpetas con los nombres de los proyectos o actividades e iba colocando de forma manual o automática los distintos correos. Lo que ocurre con esta técnica es que siempre tienes que estar gestionando los filtros de correo, o colocando cada correo en su correspondiente carpeta. Si recibes pocos correos no hay mayor problema, pero con el tiempo el número de correos recibidos crece, y cada vez se hace más complicado gestionarlos. Poco a poco los correos se van acumlando en la bandeja de entrada, y te cuesta crear nuevos filtros o poner al día los antiguos.

Una de las razones que me impulsó a probar la técnica de las tres carpetas es que Gina Trapani, es una de las mujeres que más correos electrónicos debe recibir al día. Si alguien como ella, se gestiona el correo de esta forma, es porque tiene que funcionar. La forma de organizar los correos usando tres carpetas consiste en lo siguiente:

1. Crear 3 carpetas en tu cliente de correo electrónico. Una se llamará Archivo, otra Para Hacer y otra Para seguir.
2. Todo correo electrónico que llegue a tu bandeja de entrada deberá archivarse en una de estas tres carpetas o borrarse. Si es un correo que requiere que hagamos algo irá a la carpeta Para Hacer, si es un correo que hemos respondido y/o que depende de otra persona, irá a la carpeta Para Seguir. Si creemos que el correo lo necesitaremos como referencia más adelante irá la carpeta Archivo. Por último, si no entra en ninguna de estas categorías, bórralo.
3. Cada vez que procesemos la bandeja de entrada, ésta ha de quedar vacía. Esto es muy importante, ya que una bandeja de entrada sin procesar nos impide discernir la importancia y prioridad de cada uno de los correos. Además, psicológicamente ver tu bandeja de entrada vacía da mucha calma, y la sensación de que tus correos están controlados.

Simple, ¿no? Muchos os preguntaréis, ¿y cómo encuentro luego los correos? Buscando. Estamos muy acostumbrados a buscar manualmente, que es la forma menos eficiente de hacerlo. Para eso está la tecnología. Cualquier programa de correo tiene herramientas de búsqueda mucho más eficientes que nuestro sistema de carpetas. Todos los programas permiten buscar por fechas, por autor, por asunto, por texto, etc… Combinando bien los parámetros de búsqueda podemos encontrar cualquier correo pasado de forma mucho más eficiente. Por ejemplo, si usáis GMail en el correo personal, es posible hacer búsquedas avanzadas por fechas, o asunto, o destinatario o remitente usando unas reglas muy sencillas.

Yo llevo usando este método en el trabajo durante más de un mes, y no he echado de menos las carpetas. Os aseguro que era un auténtico fanático de los filtros. En mi trabajo tenía unos 20 y en mi cuenta personal de GMail unos 40 o más. Los he borrado todos. En los dos. Con esta técnica de las tres carpetas, ya no tengo ni que ajustar los filtros, ni que crear filtros nuevos. Además, de esta forma, estoy obligado a actuar con el correo. Me refiero a que al clasificar los correos de esta forma, se tiene claro automáticamente lo que hay que hacer. Por supuesto, no estoy mirando el correo continuamente, cada 2-3 horas me vale, y en un solo lote de tiempo dejo todo listo. Las carpetas Para Hacer y Para Seguir son muy poderosas, principalmente porque es una forma automática de crear tareas y de no perder el hilo de correos o tareas importantes que no dependen de nosotros. Uno queda muy bien ante los demás cuando, al repasar la carpeta Para Seguir, avisa al responsable de la tarea que llevamos esperando N días. Da una gran sensación de control a uno mismo y a los demás.

Por supuesto, cada uno tiene una forma particular de gestionar el correo, pero en mi caso, esta forma de hacerlo me ha resultado mucho más práctica que cualquier otra. Más sencilla, y me ha obligado, de forma casi involuntaria a tomar el control del correo electrónico al 100% ¿Y vosotros? ¿Os animáis a probar la técnica de las tres carpetas? ¿Tenéis problemas al gestionar vuestro correo? ¿Tenéis la bandeja de entrada “hasta arriba”?

Muchas gracias por pasarte por aquí. Espero verte de nuevo. Si quieres también puedes  seguir a 1C11 en Twitter, suscribirte a al RSS o hacerte fan en Facebook. También tengo otros vídeos interesantes en Vimeo.

Nota: dentro de poco empezarán los premios Bitácoras.com. Si te gusta este artículo o cualquier otro de 1C11 os agradecería que le diérais vuestro voto pulsando en el botón de abajo. Muchas gracias.