Cuando se está involucrado en varios proyectos y actividades con diversos tamaños, presupuestos y criticidades, y en general hay un exceso de trabajo, es primordial realizar una buena gestión del calendario personal para la mejora de la productividad, cumplimiento de compromisos, imagen, así como para la elaboración del trabajo organizadamente y enfocado a prioridades. También ayudará a autoevaluar el trabajo y en la toma de decisiones para la mejora continua. Además, establecer prioridades, organizarse de forma correcta y una buena administración del tiempo es una herramienta poderosa para reducir el estrés.
Stephen Covey clasifica en 4 generaciones evolutivas el área de la administración del tiempo para acercarnos a un mayor control de nuestra vida y donde cada generación toma como base la anterior:
Primera generación: basada en notas y listas de tareas (“To-do Lists”).Segunda generación: centrada en agendas.Tercera generación: priorización y establecimiento de metas con objetivos.Cuarta generación: el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos y las expectativas se centran en preservar y realzar las relaciones alcanzando resultados.
Algunas recomendaciones prácticas que creo que pueden servir de ayuda en la gestión del tiempo en el ámbito profesional y personal e intentar conseguir esta administración personal que comenta Covey:
1.- Es importante conocer y analizar los resultados que queremos conseguir así como nuestras competencias y roles y especialmente en los proyectos donde hay unos objetivos a cumplir en un periodo de tiempo. Es posible que en sus responsabilidades haya diversas actividades, muchos proyectos y diferentes roles en cada uno de ellos. Por ejemplo, es común ser director o jefe de proyecto en ciertos proyectos mientras que en otros tener responsabilidades de coordinación sobre jefes de de proyecto o simplemente estar afectado por ciertas actividades. (Recordemos el concepto de proyecto como conjunto de actividades con unos objetivos dentro de un ámbito temporal y con unos recursos asignados).En función de los resultados, roles y competencias hay que decidir que hitos y reuniones son relevantes para el seguimiento personal y cuales otros se deben delegar. No son iguales los hitos a seguir por parte del sponsor del proyecto, del coordinador de un área, del jefe de proyecto del cliente, del jefe de proyecto de una parte proveedora, de un gestor de un servicio etc.“Sopesa cuidadosamente donde hay que estar y donde no…” - Sarah Watson (Ref. webforum.org)2.- La agenda personal debe de estar alineada con los resultados, roles y competencias y al menos debe de incluir:-Hitos para el seguimiento personal, es decir, que hitos debo de verificar si se han cumplido o no en función de los resultados objetivos y nuestro rol. Los hitos en planificación son actividades con tiempo cero y se refieren a la verificación de cumplimientos clave para ver que el proyecto o actividades avanzan correctamente.-Tareas o actividades a realizar (“To-Do List” con reserva de tiempo estimada en la agenda). Si debido a una urgencia no es posible cumplir con la agenda la actividad se debe de posponer y reservar el tiempo necesario en otro momento. Reuniones, presentaciones, formación etc. en el fondo son actividades comunes en cualquier proyecto en las cuales hay dependencias con las agendas de otras personas.3.- Si surge una actividad no planificada, antes de acometerla, lo primero que debe de hacer es encajarla en su agenda. Si es prioritaria lógicamente se debe de atender, pero también se debe de agendar y considerar las afecciones y cambios sobre las demás responsabilidades, especialmente si afectan a compromisos o cambios de las agendas de otras personas y si verdaderamente tiene más prioridad que las ya planificadas. No se debe de confundir lo urgente con lo importante, hay que intentar dedicar la mayor parte del trabajo a lo importante e intentar anticiparse para que lo importante no llegue a ser urgente. Lo importante debe de estar relacionado con los resultados a conseguir.
4.- Las actas de reunión deben de tener una lista de compromisos con sus responsables y una fecha de finalización. Debe de agendar sus compromisos como actividades y los compromisos de otros participantes de los cuales se necesite hacer el seguimiento en forma de hitos.
5.- Lo primero que debe de hacer al comenzar el día, y especialmente a comienzo de la semana, es revisar su agenda y optimizarla si es posible. Probablemente detectará tareas no prioritarias que se hayan pospuesto varias veces y que se realizarán en periodos con menos carga de trabajo. Que no sean prioritarias no significa que no sean importantes o que en algún momento puedan adquirir grado de urgencia. Hay que tener cuidado que una actividad no “muera de inanición” y nunca se aborde y también habrá tareas que simplemente se puedan cancelar porque se hayan resuelto por si solas o ya no tengan sentido.6.- Revise y aprenda del pasado de su agenda ya que le servirá para la toma de decisiones posteriores y su mejora continua. Las metodologías modernas de gestión de proyecto siempre dedican una parte a las “lecciones aprendidas” ya que es muy importante aprender del trabajo y de los proyectos que se han realizado y contribuir al aprendizaje tanto organizacional como personal.7.- Use la tecnología para la gestión de la agenda y manténgala sincronizada con sus dispositivos móviles y haga uso de los avisos y las alarmas. Hoy en día esta gestión está al alcance de todos ya que existen soluciones gratuitas que sincronizan con casi cualquier dispositivo (agenda IOS, Google calendar etc.). Haga uso de las agendas corporativas en su organización para facilitar la relación con las agendas de los demás y la interoperabilidad que pueda haber con las aplicaciones software de la organización.8.- Aunque comparta la gestión de su agenda con su secretaria es importante que tenga acceso a ella. En ciertas situaciones puede ser útil disponer de una agenda profesional y otra agenda personal. Ambos calendarios se podrán “fusionar” en un único calendario, al cual solo tenga acceso usted, y con el inconveniente del posible solapamiento de actividades en el mismo momento de tiempo.
Como dice Stephen Covey, “mientras que el liderazgo decide qué es lo primero, la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento”. Creo que el control del tiempo personal basado en resultados, roles y competencias así como la decisión de lo importante y urgente contribuyen en gran medida a tener una buena organización y gestión en los proyectos con el consecuente logro de objetivos. Por otro lado también contribuye en determinados escenarios a un control del stress así como a un mejor equilibrio entre la vida profesional y privada.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva - Stephen Covey
Gestión: Tips para manejar el estrés producido por presión laboralhttp://gestion.pe/empleo-management/tips-manejar-estres-producido-presion-laboral-2059122
Psicocode: Gestión del tiempo: Los 4 cuadrantes de Stephen Coveyhttp://psicocode.com/coaching/aprovechar-el-tiempo/los-4-cuadrantes-de-la-gestion-del-tiempo/
Puntualidad: una habilidad imprescindible del director de proyectoshttps://innovatic2000.blogspot.com.es/2016/11/puntualidad-una-habilidad.html
Webforum.org: Stay positive and don't forget to delegate - how to manage a heavy workload https://www.weforum.org/agenda/2016/12/too-much-work-to-juggle-heres-how-to-manage-it
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