Gestionar equipos remotos: el nuevo reto de las organizaciones

Por Ciro Pérez

En conversaciones con algunos de mis colegas he encontrado muchas inquietudes que hoy son comunes a quienes nos encontramos trabajando en remoto: "me siento agotado", "no sé cómo trazar horarios", "como hacemos para que no me escriban por whatsapp cuando estoy descansando", "estoy trabajando fines de semana", "recibo correos a altas horas de la noche", "trabajo más ahora que antes de pandemia".

Lo cierto es que con la aceleración de la transformación digital nos dimos cuenta que no necesitábamos una oficina para que algunos trabajos se hicieran de manera remota. Los tiempos de trabajo se han desdibujado y la gestión por resultados y no por hora laboral es la realidad. Esta situación ha retado a líderes y organizaciones a confiar obligatoriamente en la responsabilidad de las personas y en que harán su trabajo de la mejor manera posible.

Liderar un equipo bajo estas circunstancias no puede abordarse solo desde el punto de vista tecnológico, existen otros factores de influencia acordes a una nueva estructura organizacional con nuevas características de flexibilidad, autonomía y sobre todo de empoderamiento.

Una nueva estructura

Allison Satterlee, del equipo de Netflix, asegura que allí no se rastrea cuantas horas trabajan los empleados cada día, ni cuantas vacaciones toman, como ella bien dice

"Lo dejamos en manos del buen juicio de la gente". Este tipo de conductas nos muestran como las estructuras planas y horizontales, en donde el control lo tiene cada persona, son la tendencia.

Según el estudio del World Economic Forum sobre el futuro del trabajo en el 2020, este tipo de estructuras encaja en las preferencias que las nuevas generaciones tienen por ciertos tipos de empresas, un 83% prefiere una forma de trabajar plana, transparente y flexible.

Empresas como Facebook, Google y Apple son pioneros en temas de diversidad, con edades promedio de 28 a 30 años, pero fuera del sector de tecnología los demás sectores aún tienen dificultades con encontrar puntos de construcción colectiva entre generaciones millenials y baby boomers. Según un estudio del Boston College Center, los baby boomers se sienten mucho más capacitados en una estructura jerárquica y están menos abiertos al uso de herramientas digitales.

Los líderes deben encontrar un equilibrio entre las múltiples generaciones en el lugar de trabajo, cada una con su forma preferida de trabajar.

¿Cuál es la oficina del futuro?

El sitio de trabajo del futuro requiere líderes que piensen diferente hoy. Entornos ecológicos, impresión 3D, asistentes robóticos, big data y aprovechamiento de los datos para la toma de decisiones son solo algunas partes de futuro que vemos en el presente. La inteligencia artificial (IA) y la información en tiempo real nos permiten hoy saber que impulsa el éxito o el fracaso de la empresa.

La creciente necesidad de talento avanzado, con nuevos roles para científicos de datos, arquitectos de información y narradores de historias serán la clave para ayudar a los líderes a dar vida a su estrategia de negocio. Seguramente estos roles reemplacen a aquellos roles dedicados a funciones operativas que están siendo automatizadas, pero los líderes siguen siendo responsables de su gente y de ayudarlos a adaptarse y volver a capacitarse a medida que surgen estos nuevos roles.

Los líderes tendrán a cargo equipos mixtos, conformados por personas que están en la presencialidad, la alternancia o completamente virtuales. Es necesario identificar cuáles son los roles que son imprescindibles en la oficina y cuáles pueden hacer su trabajo desde casa. Si el equipo de trabajo no está preparado para hacerlo, la organización y el líder tendrán que entrenarlos para que puedan usar los recursos necesarios para ser productivos desde sus hogares.

Surge entonces el mayor reto: ¿Cómo liderar cuando la mayoría de interacciones están mediadas por la tecnología?

Clave 1: Comunicación

Cuente con protocolos de comunicación claros. Definir espacios, momentos y canales de comunicación, temáticas y frecuencias, ayuda a los líderes a entregar respuestas oportunas a clientes, coordinar la consecución de resultados y medir el cumplimiento de metas de manera remota.

No olvide el feedback. No importa si su empresa utiliza reuniones diarias, emails o recordatorios en aplicaciones, es importantísimo darle feedback al equipo, aun cuando lo haga a través de videollamadas, aunque tendrán poca interacción con otros equipos de la organización, necesitan tener una voz líder que los guíe y mejore su trabajo, sin importar dónde se encuentren.

Clave 2: Metas claras

Todas las personas necesitamos tener clara la meta. La cantidad de tiempo que pasan los miembros de un equipo sin interactuar físicamente entre ellos es mucho mayor que en una oficina. Si el equipo de trabajo sabe hacia dónde debe ir y tienen sus objetivos claros desde un principio, tendrán mejores resultados.

No basta con dar claridad de la meta a lograr una sola vez, esto es algo que se debe recordar frecuentemente y establecer la conexión del trabajo que el equipo hace en el día a día con la meta que persiguen.

Clave 3: Ayude a prevenir el burnout

Las nuevas dinámicas de trabajo han generado impactos en la salud mental de las personas, el reto como líder no solo está en procurar que se mantenga la productividad y los resultados laborales, sino que las personas tengan condiciones óptimas en su bienestar para mantenerse motivados y comprometidos.

Si las personas no saben distribuir su tiempo personal y laboral y su carga de trabajo estaremos generando problemas de estrés, soledad, ansiedad e incluso el Síndrome Burnout, o de desgaste. De acuerdo al estudio de Buffer publicado en pandemia, un 49% de los colaboradores remotos sufre de problemas con su bienestar. Hay algunos que no pueden desconectarse adecuadamente de sus labores (22%), otros se sienten solos (19%) y hay quienes se sienten desmotivados con sus trabajos (8%).

Los líderes pueden ayudar a prevenir esta situación. Para hacerlo es necesario generar conversaciones fuera de lo laboral y aumentar la empatía por la situación que pueda vivir cada miembro del equipo. Hablar de temas diferentes a lo laboral, invitar a las personas a expresar su frustración y ante todo respetar los tiempos de descanso, así como la hora de almuerzo, serán acciones clave para apoyar al equipo de trabajo.

Clave 4: Utilice lo mejor de la tecnología

Las aplicaciones digitales para ver el flujo de trabajo del equipo son una muy buena ayuda. Trello, Jira y otras permiten ver las diferentes actividades que está realizando cada miembro y como van avanzando en el tiempo. Esto permite al líder monitorear los resultados e identificar las alertas cuando hay algún obstáculo que impida avanzar. Cada persona puede gestionar en línea su trabajo y hacer planeación e implementación de actividades como equipo.

Las empresas están utilizando herramientas digitales para respaldar esta nueva forma de gestión. Google ha presentado Google Moderator, una herramienta que permite a cualquier persona hacer una pregunta durante una reunión mundial en línea y permite a todos los empleados votar por las preguntas que les gustaría responder. Twitter, Facebook y Nextdoor tienen sesiones de preguntas y respuestas en línea similares con sus empleados.

Por último, implemente duplas de trabajo. Las personas tienen habilidades específicas para responsabilidades específicas, pero pueden encontrar dificultades ante ciertos desafíos o retos y no necesariamente el líder estará ahí para resolverlos, por esto es importante identificar como una persona apoya desde su fortaleza a la debilidad de la otra.

Recuerde que los colaboradores deben sentirse en un espacio cómodo y seguro, la cultura que promueva la organización será un apalancador para generar el sentido de pertenencia que necesitan las personas. A los colaboradores les importa mucho más la cultura de una empresa que el mismo salario que pagan. Si la cultura organizacional es la manera en la que los colaboradores piensan y actúan, esta no debería cambiar al momento de trabajar de forma remota.

Fuente: https://glocalthinking.com/gestionar-equipos-remotos-el-nuevo-reto-de-las-organizaciones/

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