Getting Things Done (traducido curiosamente al castellano como Organízate con eficacia) es uno de aquellos libros que cuando entra en tu vida, te preguntas, ¿por qué no habría llegado antes? Si lo hubiera hecho, me habría podido ahorrar mucho estrés. Y es que el estrés que sufrimos en el pasado es algo que el cuerpo no olvida con facilidad, como es sabido.
Una realidad demasiado hostil
La realidad es que todos y cada uno de nosotros nos enfrentamos a diario (especialmente) en el ámbito laboral (pero también en el personal) con diversos problemas que acentúan nuestro estrés:
- sobrecarga de información
- exigencia por aprender y aplicar cada vez más (y más complejos) conocimientos y procesos
- nuestra atención sufriendo continuas y constantes interrupciones en la forma de tiránicas notificaciones (correos electrónicos, llamadas telefónicas…) o simplemente despóticos intrusos (o eventos) que nos requieren.
La solución
Getting Things Done (GTD para abreviar) es una metodología creada por David Allen que promete lograr máxima productividad sin estrés. Y en los tiempos que corren, esa es una promesa de mucho valor. Su libro, convertido en un best-seller mundial, es un compendio de sabiduría (rozando puntualmente la filosofía) que va mas allá del pragmatismo al que un libro de estas características se debe. Según el mismo autor:
GTD se basa en el principio de que una persona necesita mover todas las tareas a realizar fuera de su mente para guardarlas en algún otro lugar. De esta forma, la mente se libera de la tarea de recordar todo lo que debería ser hecho, para concentrarse por completo en la realización de las tareas.
Nuestra habilidad de ser creativos es directamente proporcional a nuestra capacidad de relajarnos.
EL MÉTODO
David Allen nos propone una metodología en la que podemos confiar plenamente: un sistemaque nos permitirá tener más control y organización sobre las tareas y los proyectos que se encuentran dentro de nuestro radar. Muy someramente, el método consiste en la aplicación de cinco pasos:
- Recopilar. Recopilar todas las cosas que requieran nuestra atención y colocarlas en una bandeja de entrada.
- Procesar. Procesar, una a una, por orden de entrada, el contenido de la bandeja de entrada, decidiendo que vamos a hacer con cada una de ellas.
- Organizar. Organizar el resultado del proceso anterior en diferentes tipos de repositorios, en función de su naturaleza.
- Hacer. Hacer las diferentes cosas que requieren nuestra acción tras haber sido procesadas y organizadas, siempre según unos criterios de elección preestablecidos.
- Revisar. Revisar y evaluar periódicamente los diferentes repositorios para detectar cosas (tanto nuevas como antiguas) que requieran un nuevo proceso.
Puedes ver un gráfico del proceso haciendo click aquí
GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD
Como resultado de todo lo anterior, al final deberemos tratar tanto con tareas simples como con proyectos complejos (un proyecto se definiría como una secuencia de tareas simples). Puesto que en la mayoría de los casos estaremos manejando proyectos de una complejidad considerable, este libro también nos echa una mano en la planificación de proyectos. Un proyecto debería dar respuesta a las siguientes preguntas
¿Por qué?
El propósito y la motivación junto con los principios y valores que guiarán la toma de decisiones: ¿por qué vamos a hacerlo?
¿Cuál? ¿Qué?
El objetivo de la misión, con una clara visión del resultado tras el éxito: ¿cuál es el objetivo? ¿qué resultado esperamos obtener?
¿Cómo?
La secuencia de pasos que lo componen y que nos llevarán hasta su consecución. Para ello, utilizaremos técnicas creativas (lluvia de ideas o brainstorming, mapas mentales) que nos permitan captar todos los aspectos del proyecto así como herramientas para organizar la secuencia y decidir en cada momento cual es el siguiente paso que nos acercará a la meta: ¿cómo vamos a conseguirlo?
Una visión sin una tarea es sólo un sueño, una tarea sin una visión es un trabajo fatigoso. Pero cuando la visión y la tarea van de la mano son la esperanza del mundo. (Inscripción de una iglesia en Sussex, Inglaterra-1730)
EL PODER DE LOS PRINCIPIOS
Como habréis observado, anteriormente habían aparecido cinco verbos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Los verbos denotan una acción y tanto la acción como el resultado de la acción tienen una importancia capital en este sistema. Existen tres principios fundamentales que permiten incrementar el poder de esta metodología.
El habito de recopilar
Tal como vayamos ejercitando este hábito, nos daremos cuenta de que la recopilación es un factor que nos permite vaciar la mente de todo lo superfluo para concentrarnos en lo realmente importante.
La sabiduría de la vida consiste en eliminar lo que no sea esencial. (Lin Yutang)
La decisión sobre la acción siguiente
Éste es un factor que nos permite clarificar muchas cosas cuando afrontamos una complejidad que no podemos abarcar en su totalidad. Si nos encontramos parados, el siguiente paso tiene un poder muy especial: nos pone en movimiento.
El inicio es siempre la mitad de todas las acciones. (Proverbio Griego)
La capacidad de centrarse en los resultados esperados
En cualquier momento, poner foco en el objetivo final y en los valores que guían nuestro proyecto es un factor que nos permitirá incrementar la claridad global en los momentos en que la oscuridad o la indecisión ganen terreno. Asimismo deberíamos hacer un seguimiento periódico acerca de nuestra posición actual en relación con el destino final.
Hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta. (Alvin Toffler)
CONCLUSIÓN
Si tu mente genera un número de proyectos mayor de lo que tu capacidad de trabajo puede absorber, éste es tu libro. Y si ese es el caso, y lo adquieres, nunca habrás hecho una inversión tan fructífera por tan poco dinero. Doy fe de ello.
La vida no proporciona ningún placer mayor que superar dificultades, avanzando paso a paso hacia el éxito, formulando nuevos deseos y viéndolos realizados. (Dr. Samuel Johnson)
- Artículo enviado por Xavier Santotomas, administrador del blog Rojo Transitorio. Muchas gracias por compartirlo con nosotros (Haz click aquí para ver la entrada original)
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