Gmail vs. Outlook.com: ¿Cuál es el mejor cliente de correo electrónico?

Este artículo no trata de seo, ni de marketing online (aunque si de email marketing) pero si que es verdad que es un cliente de correo electrónico es algo con lo que convivimos día a día los que nos dedicamos a esto. Por eso...

¿Cuál es el mejor para el negocio y la productividad? Coloco los dos servicios de correo electrónico más grandes cara a cara para averiguarlo.
Al igual que las noticias sobre la inmortalidad de Jordi hurtado, la desaparición del correo electrónico siempre ha sido muy exagerada a lo largo de los años. Sigue siendo el núcleo de nuestras comunicaciones con colegas, socios, amigos y familiares y sobre todo empresas, y parece que seguirá siéndolo durante algún tiempo.

Dada la enorme cantidad de tiempo que pasamos cada día de trabajo enviando, leyendo y respondiendo correos electrónicos, tener la solución de correo electrónico adecuada es esencial para que puedas ser lo más productivo posible.

Los dos mayores proveedores de correo electrónico en el mercado actual son Gmail de Google y Outlook de Microsoft. Pero, ¿Cuáles son las principales diferencias, ventajas y desventajas de cada uno? ¿Qué es mejor para el negocio y la productividad?

Voy a explicarlas

Historia de Gmail

Gmail salió a la venta el 1 de abril de 2004 y ofrecía 1 GB de almacenamiento en ese momento. Curiosamente, muchos descartaron esto como una broma del Día de los Inocentes ( es el día 1 de Abril en América), ya que la capacidad era mucho mayor que la que ofrecía el líder en ese momento, Hotmail, el predecesor de Outlook.com. Esto fue el punto de partida a una rivalidad entre los dos clientes de correo.

Historia de Hotmail

Hotmail fue lanzado en los años 90, 1996 para ser exactos. Microsoft compró Hotmail al año siguiente y cambió la marca del servicio MSN Hotmail, y luego la cambió a Windows Live Hotmail. Un tercer cambio de marca en 2013 vio que el servicio llevaba el título de Outlook.com. Pero al principio sólo ofrecía 2 MB de almacenamiento gratuito, 500 veces menos que el que ofrecía Gmail nueve años antes. Sin embargo, la capacidad ha aumentado sustancialmente desde entonces.

Estéticamente, tanto Gmail como Outlook.com presentan una interfaz limpia, que difiere en los temas de color predeterminados: Gmail en blanco y rojo y Outlook.com en azul.

Outlook.com sigue el estilo de la interfaz de usuario de Windows Modern, también conocida como la interfaz de usuario de Metro, y hasta hace poco Gmail era considerado el más "feo" de los dos. Sin embargo, un reciente rediseño de Gmail ha mejorado enormemente su estética y la experiencia del usuario, con un aspecto mucho más acorde con Outlook.com.

Gmail había priorizado previamente la simplicidad, aunque muchos lo describirían como simplicidad. El rediseño (gracias a Dios) mejora la sensación al mismo tiempo que mantiene la capacidad de los usuarios de concentrarse en los correos electrónicos en lugar de tener que enfrentarse a cualquier distracción.

El panel de lectura de Outlook.com está desactivado de forma predeterminada, pero se puede habilitar de forma muy sencilla. Gmail también tiene un panel de lectura, que también está desactivado de forma predeterminada, pero es mucho más fácil de habilitar a través del menú de configuración rápida.

Carpetas, etiquetas y búsquedas

Lo importante que hizo Gmail para diferenciarse de la competencia fue tener etiquetas en lugar de carpetas. Esto significaba que los mensajes podían etiquetarse con múltiples etiquetas en lugar de ser colocados en una carpeta específica. En este punto, he de aclarar un poco las cosas. La mayoría de la gente sigue creyendo que Gmail, al tener etiquetas, no tiene carpetas, lo que no es estrictamente cierto. Como cualquiera que haya configurado Gmail a través de un cliente de correo electrónico tradicional (irónicamente a través de Outlook) te dirá que estas etiquetas aparecen como carpetas en esos clientes. No sólo eso, si se ha aplicado más de una etiqueta a un mensaje de correo electrónico, ese mensaje de correo electrónico aparecerá en varias carpetas.

Google también filtra automáticamente los mensajes de correo electrónico en las pestañas Principales, Sociales y Promociones, lo que le ahorra tiempo a la hora de buscar entre anuncios y mensajes realmente importantes.

Outlook.com tiene la estructura tradicional de carpetas, pero tiene categorías en lugar de etiquetas. Se trata de etiquetas en el sentido más estricto, en el sentido de que se trata de etiquetas para mensajes y no de pseudocarpetas. Puedes aplicar más de una categoría a un mensaje, pero al hacerlo, no mueve un mensaje a una carpeta. Outlook.com etiqueta automáticamente determinados mensajes con categorías como Documentos, Fotos, Boletines, etc. Esto se conoce como carpetas de Vista Rápida.

La búsqueda es probablemente la razón por la que existe Gmail. Formaba parte de su razón de ser cuando se concibió por primera vez, ya que el ingeniero que estaba detrás de la idea quería tener un servicio de correo electrónico que pudiera buscarse con la misma facilidad con la que se buscaba en Internet.

Simplemente escribiendo los términos de búsqueda en la barra de búsqueda en la parte superior de la página web debería desenterrar lo que cualquiera está buscando. Los usuarios pueden emplear métodos más avanzados escribiendo atajos como "de:" o "a:".

Outlook.com cuenta con opciones de búsqueda similares, con métodos avanzados para encontrar rápidamente la información correcta. Las carpetas de Vista Rápida permiten a los usuarios buscar instantáneamente a través de mensajes, por ejemplo, de los últimos correos electrónicos que contienen fotos. La búsqueda es justita, no está mal para Outlook.com, pero nada emocionante.

Conectividad

Gmail es compatible tanto con POP como con IMAP, lo que significa que prácticamente cualquier cliente de correo electrónico de la mayoría de los sistemas operativos funcionará sin problemas con el servicio de correo electrónico, e incluso Microsoft Outlook funcionará perfectamente con él.

Outlook.com también es compatible con POP e IMAP (aunque en el pasado, he escuchado quejas de problemas de conectividad y de falta de compatibilidad con IMAP; no he encontrado ningún problema relacionado con esto). Outlook.com también es compatible con ActiveSync de Microsoft.

Probada la configuración de las cuentas de Outlook.com y Gmail en el cliente normal de Outlook y Thunderbird. Gmail parecía ser mucho más rápido en la configuración y recuperación de correo electrónico y carpetas para ambos clientes.

Límites de almacenamiento y carga de archivos

Gmail ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, pero esto cuenta en Gmail y Drive (Google se ha trasladado recientemente para ofrecer un almacenamiento ilimitado de fotos dentro de ciertos límites). Se puede comprar más almacenamiento.

Microsoft también ofrece a los usuarios 15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta de Outlook. Aneyes no estaba muy claro cuánto almacenamiento se obtiene dependiendo de los productos que se utilicen. Si tienes una suscripción a Office 365, obtienes 1 TB de almacenamiento para cubrir todos los productos de Microsoft, por ejemplo.

Gmail también limita el tamaño de los archivos adjuntos a 25 MB (esto también incluye el mensaje) y tarda más en subir las imágenes. Además, la aplicación de Gmail sólo te permite subir una imagen a la vez. Sin embargo, las imágenes se muestran como miniaturas, lo que le permite comprobar que ha enviado los archivos correctos y ver lo que ha recibido antes de descargarlo.

Extensiones e integraciones

Dentro de Gmail, los usuarios pueden habilitar determinadas funciones que pueden funcionar o no como se espera, pero que parecen ser lo suficientemente estables. Estas funciones forman parte de Google Labs. Como tales, son elementos experimentales, de pre-lanzamiento, para ser utilizados a riesgo del usuario. En mi humilde opinión, algunos de estas extensiones son buenas y otras menos útiles, pero nunca me he encontrado una que haya demostrado destruirlo todo (podéis estar tranquilos).

Gmail, como es de esperar, se integra con Google Docs. Esto es bastante sencillo, por ejemplo, con la capacidad de abrir archivos adjuntos en una aplicación de Google Apps, como Google Docs o Sheets, trabajar en ellos y guardarlos en Drive, todo ello sin salir del ecosistema de Google.

Gmail también puede integrarse con aplicaciones de terceros, como las aplicaciones CRM tipo Hubspot. Google ofrece su Apps Marketplace como un medio para que terceros muestren sus productos a los usuarios de Gmail y, lo que es más importante, a Google Apps. Gmail también puede importar contactos de cuentas de medios sociales a tu libreta de direcciones. Además, incluso puede utilizar Google Translate dentro de un mensaje, una opción que falta en Outlook.

Outlook.com llega un poco tarde a la fiesta de las extensiones pero, como es de esperar de Microsoft, se integra completamente con las aplicaciones de Office 365 y la función de complementos de OneDrive.Outlook de forma similar en el escritorio, la web y el móvil. Estas extensiones son compatibles con Outlook 2013, Outlook 2016 para Mac y Outlook en la Web en Office 365, pero algunos complementos no se aplican a determinados tipos de mensajes o dispositivos.

Dicho esto, Outlook.com proporciona fácil acceso a Word, Excel, PowerPoint y OneNote Online, así como al aclamado Sway de Microsoft que permite a los usuarios crear historias multimedia...

Gestión de spam, filtros y correo electrónico

Después de haber utilizado Gmail durante varios años, puedo decir que su filtrado de spam funciona de forma eficaz. Una o dos veces al año se recibe un correo electrónico spam y los falsos positivos son casi inexistentes. También es bueno para filtrar los correos electrónicos no deseados que no son en realidad spam.

Gmail hace coincidir los anuncios con el contenido del correo electrónico, lo que molesta a algunos usuarios, pero estos anuncios suelen filtrarse en las pestañas sociales o de promociones, y no interfieren con el uso de la bandeja de entrada.

El filtrado de correo electrónico y spam de Outlook.com es menos sofisticado (gran parte de ello tiene que hacerse manualmente), pero tiene algunas características que lo sitúan por delante de Gmail. Una de estas características es el barrido. Esto puede deshacerse de todos los correos electrónicos, todos de hace diez días o mantener el último de un remitente en particular o bloquear futuros correos electrónicos de un remitente.

Conclusiones

En general, hay muy poca diferencia entre los dos. No hay suficientes funciones horribles en Outlook.com para atraer a los usuarios de Gmail desde ese servicio de correo electrónico y viceversa.

Aunque es mas fácil buscar correo electrónico en Gmail, es comprensible que Outlook.com esté más integrado con Office Online.

Sin embargo, para el trabajo diario con el correo electrónico en general, Gmail sigue siendo el servicio de correo electrónico a batir, ya que desde el puedes gestionar además todos los temas de de Analytics, Google Ads o Google Search Console.