Google Drive como herramienta colaborativa en una Biblioteca.

Google Drive es una herramienta muy conocida y usada hoy en día para el almacenamiento en la nube y el trabajo colaborativo. En esta nota queremos compartir un trabajo realizado por colaboradores de la Biblioteca Antonio Enriquez Savignac, de la Universidad del Caribe, ubicada en Cancún, México.
En este trabajo se comparte la experiencia de trabajo que ellos han desarrollado a la fecha con haciendo uso de Google Drive como herramienta colaborativa. Sin duda este trabajo es muy enriquecedor sobre todo para aquellas organizaciones que estén buscando herramientas de colaboración accesibles de forma gratuita.
Este trabajo fue presentado por sus creadores en las XLV Jornadas de Biblioteconomía en la ciudad de Monterrey en el año 2014.

Actividades desarrolladas con Google Drive.

Las actividades que desarrollan con Google Drive son las siguientes:

- Seguimiento de Tareas.

Controlado por la Jefatura de la biblioteca para la gestión de proyectos para mantener un nivel de seguimiento de plazos en la entrega de tareas relevantes como eventos, informes, desarrollo de encuestas y evidencias (oficios, fotos, minutas, documentos administrativos).

- Indicadores de Calidad.

Contiene indicadores de cada uno de los procedimientos certificados del Proceso de Calidad Gestionar Información y Conocimiento que permite medir el nivel y las tendencias de las actividades y los servicios prestados en la Biblioteca.

- Seguimiento Bibliografia.

A cargo del área de Desarrollo de Colecciones y Gestion Presupuestal con el fin de llevar un seguimiento del proceso de compra de acervo e informar a los jefes de los departamentos académicos y de apoyo académico el estatus que guardan sus solicitudes de bibliográfica.

- Hoja de trabajo Programa Operativo Anual.

Contiene todas las necesidades y requerimientos de mobiliario, equipo e insumos para el funcionamiento de las áreas de la biblioteca, información con la cual se elabora el Programa Operative Anual (POA).

- Control de publicaciones periodical.

Control de la suscripción y renovación de revistas impresas y electrónicas. Incluye; nombre de la revista, clasificación, periodicidad, volúmenes por año, forma de adquisición, datos del proveedor, datos del editor, fecha de suscripción, costo y fecha de vencimiento.

- Inventario y resguardo.

Mantiene actualizada la información de los insumos de trabajo, mobiliario y equipos electrónicos diversos que se encuentran bajo el resguardo de los integrantes del Staff.

- Políticas de Servicios al Publico.

Documento de trabajo que mantiene actualizado el marco regulatorio de los servicios al publico. 

Conclusiones sobre la experiencia del trabajo colaborativo en Google Drive.

Utilizar Google Drive ha permitido que las actividades llevadas a cabo en la Biblioteca “Antonio Enriquez Savignac’’, se ejecuten de una manera mucho mas precisa, fácil y expedita, debido a que el equipo de trabajo cuenta con la información siempre disponible y actualizada.
Todas esas características han permitido el trabajo colaborativo entre las diferentes áreas y sirven como base para la toma de decisiones.
Resulta ser un medio de comunicación eficiente porque esta compartido en un mismo lugar, evitando con ello dobles instrucciones y la perdida de objetivos, optimizando la comunicación y facilitando las labores diarias del grupo.

Infografía Aprovechamiento del Software libre para la gestión interna de la Biblioteca "Antonio Enríquez Savignac"

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