Grupos formales e informales

por Juan Manuel Cárdenas Rovira

La formación de grupos de trabajo es una tarea difícil hoy en día si se quiere alcanzar el éxito organizacional, pero es común que se deje a un lado a los grupos informales tanto en importancia para la organización como en importancia que tienen dichas formaciones para las necesidades sociales de los colaboradores dentro de la organización; ya que dichos grupos son un soporte social que los grupos formales no pueden abarcar. Por lo tanto es de gran importancia la existencia de los grupos formales ya que son los que dirigen a la organización al éxito, pero en contraparte y complemento los grupos informales satisfacen las necesidades sociales de los individuos en la organización.

1. Generalidades

Antes de comenzar con el desarrollo de un tema o investigación es necesario fundamentar el trabajo con las definiciones o marco teórico del tema que se pretende desarrollar, en este caso en particular para la temática de Grupos formales e informales se definirán los conceptos clave.

1.1 Grupo

Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos. 

1.2 Grupos Formales

Por grupos formales nos referimos a los que definen la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En los grupos formales, el comportamiento de los individuos está estipulado y dirigido hacia las metas de la organización.

1.3 Grupos Informales

En cambio, los grupos informales son alianzas que no tienen una estructura formal ni están definidos por la organización. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social.

1.4 Diferencia entre grupo y equipo

Un grupo es un conjunto de individuos que interactúa para compartir información y conseguir que cada miembro se desenvuelva mejor en su área.

- Sólo se refiere a la reunión de individuos para conseguir objetivos específicos, no implica la participación en trabajo colectivo.

Un equipo es un grupo de trabajo en el que los esfuerzos individuales dan por resultado un desempeño mayor que la suma de lo que produciría cada uno individualmente
- Implica la generación de sinergias positivas a través del esfuerzo coordinado.

2. Grupos formales e informales

¿Por qué los individuos forman grupos? No hay una razón que, por sí sola, sea suficiente para explicar por qué los individuos se unen a los grupos. Puesto que la mayoría de las personas pertenece a diversos grupos, es obvio que diferentes grupos proporcionan distintos beneficios a sus miembros.

Las razones por las que se forman los grupos de trabajo son:

• Necesidades en común, Los miembros de un grupo buscan desafíos similares, como un equipo de fútbol americano.
• Intereses en común, Cuando los miembros comparten intereses comunes, como los empleados que quieren modificar su plan de vacaciones.
• Metas en común, Se unen para alcanzar metas en común, como las metas organizacionales de un departamento.
• Proximidad física, Los empleados que trabajan en el mismo departamento o mismo tipo de trabajo, comparten con frecuencia actividades sociales.
• Similitudes culturales, Con frecuencia, personas que acaban de inmigrar y entran a una empresa, se unen a las personas de su misma nacionalidad.
Otras razones comunes por las que la gente se une a un grupo son:
• Seguridad, Al unirse a un grupo, los individuos pueden reducir la inseguridad de estar aislados. La gente se siente más fuerte, tiene menos dudas de sí misma, y puede resistir mejor las amenazas cuando forma parte de un grupo.
• Estatus, La inclusión en un grupo que se considera importante por otras personas, proporciona reconocimiento y estatus para sus miembros.
• Autoestima, Los grupos pueden proporcionar a las personas sentimientos de valor propio. Es decir, además de proporcionar estatus, la membresía también puede brindar un mayor sentimiento de valía a los miembros del grupo.
• Poder, Lo que no se puede alcanzar individualmente, con frecuencia es probable obtenerlo por medio de la acción del grupo. Hay poder en la multitud.

2.1 Clasificación de los grupos

Es posible clasificar las agrupaciones en dos tipos de grupos, los formales que a su vez se clasifican en grupos de mando y grupos de tareas, y los informales que a su vez se clasifican en grupos de interés y grupos de amigos, como se puede observar en la figura.

2.1. Los grupos de mando y de tareas, están dictados por la organización formal, en tanto que los grupos de interés y de amigos son alianzas informales.

Figura 2.1 Clasificación de los tipos de grupos.

Un grupo de mando está determinado por el organigrama de la empresa. Está compuesto por los individuos que reportan directamente a determinado jefe. Un ejemplo clásico es el de una directora y sus maestras correspondientes, también como el director de inspección postal y sus cinco inspectores.

Los grupos de tareas, que también determina la organización, representan la asociación de aquellos que se unen para culminar una encomienda de trabajo. Sin embargo, los límites de un grupo de tareas no terminan con el superior jerárquico inmediato sino que pueden cruzar las relaciones de mando. Por ejemplo, si un universitario es acusado de un delito en el campus, se requiere la coordinación y la comunicación entre el director de asuntos académicos, el director estudiantil, el secretario general, el jefe de seguridad y el consejero estudiantil. Esta formación constituirá un grupo de tarea.

Los empleados que no forman parte de un mando único o un grupo de tareas pueden congregarse para alcanzar un objetivo específico que les toca: se trata de un grupo de interés. Los empleados que se unen para modificar sus calendarios de vacaciones, defender a un compañero despedido o tratar de mejorar sus condiciones laborales forman una entidad que atiende a su interés común.

También se crean grupos porque sus integrantes comparten una o más características. Llamamos grupos de amigos a estas formaciones. Las alianzas sociales, que con frecuencia rebasan el contexto laboral, se basan en una edad o unos orígenes semejantes, la afición por un equipo de fútbol o de la defensa de opiniones políticas afines, por citar unas pocas características.

Los grupos informales prestan un servicio muy importante puesto que satisfacen las necesidades sociales de sus miembros. Debido a las interacciones que resultan por la proximidad física o ejecución de tareas, se observa que muchas veces los trabajadores emprenden actividades en conjunto, como jugar al golf, trasladarse en grupo del trabajo a casa, tomar el almuerzo y hablar en los descansos.

Debemos reconocer que estas relaciones entre individuos, aunque informales, influyen hondamente en su comportamiento y desempeño. No hay una razón exclusiva para que los individuos se unan en grupos. Como casi todos pertenecemos a varios grupos, es obvio que cada uno nos proporciona diferentes beneficios.

Por su forma de administración, los grupos pueden ser administrados en forma tradicional y auto dirigidos.

• Grupos administrados en forma tradicional. Es el grupo donde existe un líder o administrador oficial.
• Grupos autoridirigidos. Los trabajadores comparten la responsabilidad de administrar el grupo de trabajo.

Por el tiempo de duración de su existencia, los grupos pueden ser permanentes y temporales.

• Grupos permanentes. Trabajan durante largos plazos de tiempo, por lo general un año cuando menos.
• Grupos temporales. Estos se forman para plazos breves de tiempo especificados con anterioridad, a fin de realizar una serie de tareas o proyectos, como comités.

Por las funciones que desempeñan pueden ser de una función o interfuncionales.

• Grupos de una función. Son los que tienen miembros que desempeñan una sola función, como ingenieros, auditores, etc.
• Grupos interfuncionales o multidisciplinarios. Son aquellos cuyos miembros desempeñan diversidad de funciones.

3. Desarrollo de los grupos

En general, los grupos pasan en su evolución por una secuencia básica que se denomina modelo de las cinco etapas del desarrollo de los grupos, aunque este no es el único método ya que Existen varios modelos que muestran el desarrollo de los grupos como el Modelo del Equilibrio Interrumpido, Modelo de Desarrollo Progresivo, por mencionar algunos.

3.1 Modelo de las cinco etapas

Los grupos pasan por cinco fases: formación, conflicto, regulación, desempeño y desintegración, Como se puede observar en la figura 3.1.

Figura 3.1 Etapas de la formación de grupos

La 1ra etapa, de formación, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros “sondean las aguas” para determinar que conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo.

La 2da etapa, de conflicto se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo personas se resisten a las restricciones que les impone a su individualidad. Por añadidura, se presentan conflictos sobre quién controlará el grupo. Al culminar las etapas, el grupo cuenta con una jerarquía de liderazgo relativamente clara.

En la 3ra etapa, de regulación se traban relaciones estrechas y el grupo manifiesta su cohesión. Se despierta un sentido agudo de identidad y camaradería. Esta etapa de regulación se da por concluida cuando solidifica la estructura del grupo, y éste ha asimilado un conjunto común de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto.

La 4ta etapa, de desempeño. En este punto la estructura es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Para los grupos de trabajo permanentes, la etapa de desempeño es la última de su desarrollo.

En cambio, tratándose de comisiones, equipos, fuerzas de tarea y otros grupos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa, el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que se dirige la atención a las actividades conclusivas. Los integrantes responde de diversas maneras: mientras que algunos están animosos, gozando de los logros del grupo, otros se entristecen por la pérdida de camaradas y amigos ganados durante la existencia del grupo. Muchos intérpretes del modelo de las cinco etapas suponen que el grupo se hace más eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases.

Aunque esta disposición sea verdadera, lo que hace que un grupo sea más eficaz es más complicado de lo que este modelo indica. En ciertas condiciones, conflictos intensos acentúan el desempeño del grupo, así esperaríamos que en tales situaciones los grupos que se encontraron en la 2da fase superan en desempeño a los grupos que se encontraran en las etapas 3 y 4. Aparte los grupos no siempre proceden claramente de una etapa a la siguiente.

De hecho, en ocasiones transcurren al mismo tiempo varias etapas, como cuando los grupos se hallan a la vez en la etapa de conflicto y en la del desempeño. También los grupos llegan a retroceder a las fases anteriores. Por tanto incluso los defensores más firmes del modelo no suponen que todos los grupos siguen exactamente las 5 etapas ni que la fase 4ta Sea la mejor. Otro problema del modelo, en lo que atañe a entender el comportamiento en el trabajo, radica en que omite el contexto de la organización.

3.1.1 Modelo de equilibrio puntuado (grupos temporales con plazos)

No todas las formaciones de grupos siguen el modelo de las cinco etapas, como lo son los grupos temporales con plazos, ya que se menciona que tienen una sucesión peculiar de actividades (o inactividades):

1. En la primera reunión se traza la dirección del grupo;
2. En esta primera fase la actividad del grupo es inercial;
3. Al final de la fase sobreviene una transición, exactamente cuando el grupo consumió la mitad de su tiempo;
4. La transición suscita cambios importantes;
5. A la transición sigue una segunda fase de inercia, y
6. La última reunión del grupo es de actividad intensa.

Este esquema es un modelo del equilibrio puntuado, como se muestra en la figura 3.2.

Figura 3.2 Esquema es un modelo del equilibrio puntuado.

En la primera reunión se traza la dirección del grupo. En este momento surge un marco de referencia de premisas y pautas de conducta a través del cual el grupo aborda su proyecto. Las pautas de conducta son duraderas y pueden aparecer ya en los primeros segundos de existencia del grupo.

Ya que se determina la dirección del grupo, queda “escrita con fuego” y es poco probable que se reconsidere durante la primera mitad de la existencia del grupo. Es un periodo de inercia, es decir, el grupo insiste o se atora en un curso fijo de acción. Incluso si se adquieren nuevos conocimientos que ponen en tela de juicio las pautas y premisas iniciales, en la primera fase el grupo es incapaz de actuar en consecuencia.

Uno de los descubrimientos más interesantes de estos estudios fue que cada grupo experimentaba su transición en el mismo momento: exactamente a la mitad del tiempo entre la primera reunión y el plazo oficial de terminación, a pesar de que algunos grupos dedicaban no más de una hora a su proyecto en tanto que otros necesitaron seis meses. Era como si en este punto todos los grupos sufrieran una crisis de mitad de la vida. El punto central parecería funcionar como una alarma que agudizara la conciencia de los individuos de que su tiempo se acaba y hay que avanzar.

Esta transición pone fin a la primera fase y se caracteriza por una cerrada andanada de cambios, se descartan las pautas anteriores y se adoptan nuevos puntos de vista. En la transición se impone una nueva dirección para la segunda fase.

La segunda fase es de un nuevo equilibrio o inercia. El grupo ejecuta los planes trazados en el periodo de transición.

La última reunión del grupo se distingue por un estallido final de actividad para concluir con el trabajo.

En el esquema del modelo del equilibrio puntuado los grupos muestran periodos prolongados de inercia salpicados por breves cambios revolucionarios incitados principalmente porque los miembros se hacen conscientes del tiempo y de su plazo.

Pero Se debe tener presente que este modelo no se aplica a todos los grupos, sino que se limita esencialmente a los grupos temporales de tarea que trabajan con un plazo de terminación restrictivo.

3.2 Interacción de grupos

La Sociometría es una herramienta analítica para estudiar las interacciones de grupo. Trata de encontrar lo que le gusta y disgusta a la gente y con quien desearía trabajar o no. Esta información se puede obtener a través de entrevistas o cuestionarios. Se puede utilizar esta información para crear un sociograma, en la figura 3.3 se puede observar un ejemplo de un sociograma, que es una representación gráfica de las interacciones sociales preferidas. Entre ellas tenemos:

• Redes sociales. Conjunto de vínculos específicos entre conjunto definido de individuos.
• Racimos. Grupos que existen dentro de las redes sociales.
• Racimos prescritos. Grupos formales como departamentos, equipos de trabajo, fuerzas de trabajo o comités.
• Racimos emergentes. Grupos informales, no oficiales.
• Coaliciones. Racimo de individuos que se agrupan de manera temporal para alcanzar un objetivo específico.
• Camarillas. Grupos informales relativamente permanentes que involucran amistad.
• Estrellas. Individuos con el mayor número de vínculos en una red.
• Enlaces. Individuos de una red social que conectan dos o más racimos, pero que no son miembros de ninguno de ellos.
• Puentes. Individuos en una red social que sirven como vínculos al pertenecer a dos o más racimos.
• Aislados. Individuos que no están conectados a la red.

Figura 3.3 Ejemplo de un sociograma de una red de amigos.

3.3 Factores que afectan el comportamiento de grupos

Existen principalmente 7 factores que pueden afectar el comportamiento de los grupos, ya sean estos formales o informales, como se puede observar en la figura 3.4 a continuación se muestran los más comunes:

• Tamaño. El rango del tamaño de un grupo puede ser desde dos miembros hasta un límite normal de trece a dieciséis. El número ideal es de doce personas, el tamaño del grupo pude afectar en las dimensiones de liderazgo, tolerancia entre los miembros y los procesos de grupo.

• Roles. Las personas asumen una serie de roles, es decir el conjunto de comportamientos esperados asociados a un trabajo en particular. Y se dividen a su vez en tres categorías:

- Roles de la tarea: se concentran en el cumplimiento de las tareas o metas, y facilita y coordina las tareas de toma de decisiones.
- Roles del mantenimiento: no se concentran tanto en las tareas como en los procesos del grupo. Ayudan a mantener y elevar el desempeño del grupo, como por ejemplo conciliador o animador.
- Roles individuales: Se enfocan únicamente en las necesidades individuales de los miembros a costa del grupo. Tienden a ser disfuncionales o destructivos para el grupo.

Un miembro de un grupo pude desempeñar varios roles, y varios miembros pueden desempeñar el mismo rol. Con frecuencia existe un patrón de roles correspondiente a cada uno de los miembros del grupo.

• Normas. Son reglas de comportamiento que han sido aceptadas como propias por los miembros del grupo. En general las normas definen la clase de comportamientos que los miembros del grupo creen necesario para poder alcanzar sus metas. Existe una clasificación que señala que las normas tienen diferente importancia para el funcionamiento de la organización. Pueden ser:

- Fundamentales: guían el comportamiento esencial, para la misión central de la organización.
- Periféricas: guían los comportamientos que son importantes, pero no esenciales, para alcanzar las metas o misión de la organización.

Los grupos también pueden imponer sanciones, es decir medidas de coacción que se adoptan para propiciar la aceptación y cumplimiento de las normas.

• Metas. Los miembros de los grupos de trabajo comparten metas que se centran en el desempeño y facilitan la consecución de las metas de la organización. Pueden ser formales e informales:

- Metas formales: son las que están definidas específicamente, en forma oral o escrita, y por lo general guardan una relación directa con las metas y la misión de la organización.
- Metas informales: Son las que están implícitas en las acciones de los miembros del equipo, pero no están definidas explícitamente, y pueden contribuir a la consecución de las metas de la organización o impedirla.

• Cohesión. Es la fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su compromiso con el mismo. Está influenciado por el grado de compatibilidad entre las metas grupales e individuales. Se refiere a mantener unido al grupo, su comunicación, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, inclusión y control.

• Liderazgo. Es importante que dentro de un grupo exista un líder que ejerce una influencia positiva entre sus miembros para que puedan alcanzar de este modo las metas propuestas.

• Ambiente externo. El ambiente externo puede influenciar a cada uno de los factores anteriores, así como afecta directamente el comportamiento de los miembros del grupo. Se refiere a las condiciones y factores fuera del grupo sobre los cuales el mismo no tiene control. Incluye tecnología, condiciones físicas, prácticas de administración, reglas, liderazgo de la gerencia y las recompensas y castigos definidos en la organización.

Figura 3.4 Factores que afectan el comportamiento de los grupos.

3.4 Toma de decisiones en grupo

Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc.,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores decisiones, además de que cuando la gente participa en la toma de la decisión, se siente más comprometida a lograr los resultados deseados, convirtiéndose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir.

Existen diversos argumentos en pro y en contra de la toma de decisiones en grupo, algunas de ellas se muestran en la siguiente tabla:

La toma de decisiones es indispensable en cualquier organización sin importar su tamaño o su rubro, ya será elección de los líderes si esta se debe de hacer en grupo o de forma individual.

Conclusiones

Los grupos formales son muy importantes en la estructura de una organización, aunque no complementan por completo las necesidades de los colaboradores o altos mandos de la organización, por lo tanto las personas tienden a formar agrupaciones informales que puedan satisfacer sus necesidades.

Por otra parte los conceptos de grupo y equipo se han utilizado como si fueran sinónimos y en realidad, no lo son. Grupo lo utilizamos para denominar a un conjunto de personas que interactúan entre sí. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común.

Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograría por cada persona que la que se lograría por cada persona que trabajara al máximo de su capacidad como individuo.

Por lo tanto los grupos tanto formales como informales son vitales en cualquier organización para que esta sea productiva y tenga un buen ambiente de trabajo.

Autor Juan Manuel Cárdenas Rovira - juanmanuel_cardenasarrobahotmail.com

Ingeniero Industrial con especialidad en Calidad y Productividad.