Grupos y equipos formales e informales de trabajo

Por Edgar De La Peña Martínez 

Dentro de las organizaciones, es algo normal que la mayor parte de las actividades sean realizadas por individuos que forman parte de un grupo o equipo de trabajo. Sin embargo, comúnmente los gerentes desconocen a simple vista el por qué varía demasiado el comportamiento de tales grupos del de cada individúo por separado.

Por ello, es importante que los gerentes entiendan que el comportamiento de una colectividad no es la suma de los comportamiento de cada individúo, pues éstos actúan de forma distinta cuando están en conjunto que cuando se encuentran solos.

Entonces para entender el comportamiento organizacional, antes se deberá entender el comportamiento de los grupos y equipos de trabajo pues son la base de la organización.

Naturaleza de los grupos

Se entiende por grupo a la relación que existe entre dos o más personas que se unen para la consecución de algún objetivo específico. Estos a su vez pueden ser formales o informales.

Los grupos formales son grupos de trabajo que se encuentran definidos por la estructura organizacional, los cuales tienen por objeto la realización de tareas y actividades que conlleven a la consecución de los objetivos de la organización. Algunos ejemplos de grupos formales son los siguientes:

Grupos de mando.

Son determinados por el organigrama y son conformados por alguna autoridad.

Grupos de tareas.

Grupo que tiene por objetivo la consecución de alguna tarea en específica. Una vez realizada comúnmente desaparece.

Equipos interfuncionales.

Conjunto de individuos que poseen conocimientos y destrezas, capaces de desempeñar diversas funciones.

Equipos autodirigidos.

Conjunto independiente de individuos, que aparte de desempeñar sus propias tareas adquieren otras responsabilidades dentro de la organización.

Los grupos informales en cambio, son grupos de naturaleza social que se forman de manera natural y cotidiana en el lugar de trabajo. En estos grupos los individuos comparten sus experiencias, exponen sus intereses y fomentan la amistad

Desarrollo de los grupos

A pesar de que los grupos poseen características diferentes que los hacen únicos, todos presentan un proceso de formación y desarrollo similar. Aunque se trata de un proceso dinámico, existe un patrón capaz de describir cómo van evolucionando a través del tiempo.

Formación.

En esta etapa es cuando los individuos por razones laborales o por alguna otra, se reúnen para formar al grupo. Acto seguido se define el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. En esta etapa existe gran cantidad de incertidumbre puesto que empiezan a relacionarse unos con otros.

Tormenta.

Esta etapa se caracteriza por el conflicto dentro del grupo, puesto que está en juego la jerarquía y liderazgo dentro del mismo.

Establecimiento de normas.

En esta etapa es cuando el grupo desarrolla relaciones estrechas y cohesión. Se crea un sentido de pertenencia e identidad grupal.

Desempeño.

En esta etapa el grupo ya tiene establecido el rol que habrá de desempeñar cada individuo, y se torna completamente funcional en mira al objetivo a cumplir.

Para un grupo de trabajo permanente esta será su última etapa, mientras que los grupos temporales tienen una siguiente.

Suspensión.

En esta etapa el grupo se preocupa más por el cierre de sus actividades que por el desempeño de las mismas, puesto que se prepara para su desintegración.

En esta etapa final los miembros suelen presentar distintas reacciones, algunos se podrán mostrar satisfechos por el trabajo realizado, mientras que otros tristes debido a la consecuente terminación del contacto constante con los demás.

Estas etapas no dan por hecho de que todos los grupos presentan el mismo ciclo, debido a que son entidades dinámicas y su comportamiento resulta en ocasiones impredecible. Así, un grupo puede presentar graves problemas de integración desde la etapa de formación lo que resulta en la desintegración del mismo.

Comportamiento en los grupos de trabajo

Existen diferentes causas que determinan el comportamiento de los grupos de trabajo. Determinan la forma en que se desempeñan, el cumplimiento de los objetivos, el alcance de sus logros, el fracaso y el éxito obtenido.

Las principales variables que determinan el desempeño de un grupo son las siguientes:

Condiciones externas impuestas al grupo

Primeramente se necesita dejar en claro que un grupo forma parte de una organización, de un sistema. Por tanto un grupo es considerado como un subsistema que recibe y está sujeto a influencias provenientes del exterior. Por ejemplo, el comportamiento de un grupo depende de las políticas y reglamentos de la empresa, de la cultura organizacional, de los recursos que tiene a disposición la organización, etc.

Recursos de los integrantes de los grupos

Este punto es importante, debido que determina el potencial desempeño de un grupo. Corresponde entonces a cada individuo aportar todos los recursos que sean necesarios para que el grupo pueda operar correctamente.

Estos recursos comprenden el conocimiento, habilidades, destrezas, aptitudes y las características de personalidad de cada uno de los integrantes.

Algo que debe ser considerado es que la suma de todos estos recursos individuales no es lo que determina el desempeño del grupo, pero si puede establecer un parámetro de la eficacia y comportamiento del mismo.

Podría suponerse que un grupo conformado por profesionales especialistas en su ramo tengan un alto desempeño, pero por problemas de personalidad y ego el desempeño grupal se ve minado.

Estructura de los grupos

Los grupos no son un conjunto de individuos desorganizados, al contrario poseen una estructura interna que moldea el compartimiento individual dentro del grupo, así como el desempeño dentro del mismo.

Esta estructura interna define entonces los siguientes aspectos:

Roles

Dentro de un grupo, se espera que cada individuo desempeñe una serie de patrones de comportamiento de acuerdo al puesto asignado, que contribuyan a la consecución de los objetivos o a la satisfacción de los miembros.

Algo que sucede frecuentemente dentro de un grupo es el conflicto de roles, puesto que cada individuo desempeña varios roles, por lo que éste deberá adoptar los suyos al del grupo.

Normas

Cada grupo establece sus estándares o expectativas que todos los miembros consideran aceptables y que comparten dentro del mismo para el cumplimiento de sus tareas.

Estas normas por lo tanto se establecen para determinar la forma de actuación de los miembros. Así éstas pueden dictar factores como el ausentismo, la puntualidad, los niveles de productividad o el descanso.

Adaptación

Esto es producto de la necesidad de cada individuo de sentirse aceptado por los demás miembros del grupo, por lo que comúnmente son susceptibles a la presión que ejercen sobre él.

Sistemas de estatus

Se llama estatus al nivel, posición o grado de prestigio que cada individuo posee y que es percibido pos los demás. Dentro de un grupo existen niveles jerarquizados de estatus los cuales determinan el comportamiento de cada miembro.

El estatus por lo tanto, es un motivador importante que determina el funcionamiento grupal, puesto que si un individuo detecta alguna incongruencia entre el estatus percibido y el conferido realmente, es probable que surjan cuestionamientos hacia la autoridad.

Tamaño del grupo

Dependiendo de los resultados deseados es que se puede afirmar si el tamaño del grupo es factor para el desempeño del mismo.

De este modo, si lo que se busca es recolectar información, un grupo numeroso podría terminar con el trabajo en menor tiempo, en cambio si lo que se desea es hacer algo productivo con esa información un grupo pequeño tendría mejores resultados.

Cohesión del grupo

Resulta normal que en un grupo donde predomina el desacuerdo y la falta de cooperación, el desempeño se ve notablemente afectado y disminuido.

En cambio cuando los miembros del grupo se identifican entre sí, están de acuerdo, y cooperan entre ellos la productividad del grupo será mayor. Existe cohesión de grupo.

Procesos de los grupos

Este componente concierne a todos los procesos que tienen lugar en un grupo de trabajo

Toma de decisiones en grupo

Es común que muchas de las decisiones que son tomadas dentro de una organización hayan sido producto de un trabajo grupal y no individual.

Un ejemplo de esto, se observa claramente en las decisiones que son tomadas en los comités, en reunión de Consejo o junta de accionistas, equipos de estudio u otros grupos similares.

Gran parte del tiempo, los grupos dentro de una organización, se dedican a identificar problemas, a desarrollar las ideas para crear soluciones y a determinar cómo se llevaran a cabo.

Ventajas de las decisiones grupales sobre las individuales

1. Generan información y conocimientos más completos.

En grupo los individuos aportan sus experiencias y perspectivas en el proceso decisorio. En cambio un solo individuo se limita las propias.

2. Generan más alternativas diversas.

Un grupo posee más diversidad de información y le resulta más fácil obtenerla para generar gran cantidad de alternativas.

3. Aumentan la aceptación de una solución.

Puesto que el grupo desarrolla en conjunto las soluciones, se niegan a debilitarla o rechazarla.

4. Aumentan la legitimidad.

Cuando una decisión es tomada en grupo suele presentarse mayor aceptación o considerarse más legítima que una decisión tomada por una sola persona.

Desventajas de las decisiones grupales

1. Requieren tiempo.

Regularmente los grupos requieren más tiempo para encontrar una solución que un individuo.

2. Dominio minoritario.

Comúnmente dentro de un grupo existe una minoría dominante que ejerce presión sobre los demás.

3. Presiones para adaptarse.

La tendencia a seguir determinada opinión dentro grupo comúnmente perjudica el pensamiento individual para opinar diferente.

4. Responsabilidad ambigua.

Como miembros de un grupo comparten la responsabilidad, diluyendo la responsabilidad individual.

Dependiendo de los criterios que se utilicen para evaluar el resultado en la toma de decisiones, es como se puede establecer si los grupos o un solo individuo son más eficaces.

Manejo de conflictos

Un proceso que deben desempeñar los grupos es el manejo de conflictos. Inevitablemente conformen el grupo va realizando sus tareas establecidas aparecerán desacuerdos.

Se entiende por conflicto a aquellas discrepancias que son percibidas por los miembros del grupo que originan desacuerdos u oposición. Es decir si alguno de los miembros percibe una discrepancia sea o no real, entonces surgirá un conflicto.

Un conflicto puede ser desde una forma muy sutil de desacuerdo hasta algo grandes dimensiones como huelgas o enfrentamientos.

Posturas ante la presencia de conflictos.

1. Punto de vista tradicional del conflicto.

Esta postura establece que todo conflicto es malo y que por lo tanto debe ser evitado.

2. Punto de vista del conflicto respecto de las relaciones humanas.

Esta postura establece que el conflicto, es una consecuencia natural del grupo y que no se puede evitar, aunque no forzosamente es negativo, sino que puede ser visto y abordado como algo positivo que permita contribuir al desempeño grupal.

3. Punto de vista del conflicto respecto de la interacción.

Esta postura va más allá respecto a la anterior, pues establece que el conflicto no solamente debe ser abordado como algo positivo para beneficio del grupo, sino que es absolutamente necesario que surja el conflicto para que el grupo se desempeñe eficazmente.

Tipos de conflictos

1. Conflictos funcionales.

Son aquellas desavenencias que apoyan los objetivos del grupo y como consecuencia mejoran su desempeño.

2. Conflictos disfuncionales.

Son aquellas discrepancias de naturaleza destructiva que impiden que un grupo logre sus objetivos.

3. Conflicto de tareas.

Estos tienen relación directa con el contenido y los objetivos del trabajo.

4. Conflicto de relaciones.

Este tipo de conflicto se centra en las relaciones interpersonales.

5. Conflicto de procesos.

Surgen debido a discrepancias sobre la forma en cómo se realiza el trabajo.

Tareas de los grupos

Dependiendo de las tareas que el grupo esté realizando será el impacto de todos los procesos grupales en el desempeño grupal y satisfacción individual.

Esto dependerá de la clase de tarea desempeñada, es decir una tarea puede considerarse como simple o compleja. Las tareas simples pueden ser resueltas fácilmente dejando a un lado un profundo involucramiento por parte del grupo, mientras que las tareas complejas requieren de la participación total de cada integrante.

De igual forma una tarea puede representar un alto grado de interdependencia para ser ejecutada, lo que propicia un grado alto de participación e interacción grupal.

Ambos casos complejidad e interdependencia en las tareas conllevan a un beneficio mayor en el desempeño del grupo.

De grupo de trabajo a equipo de trabajo

¿Qué hace diferente un equipo de trabajo de un grupo de trabajo?

Naturaleza de los equipos

De acuerdo a Robbins y Coulter los equipos de trabajo son “grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo común y específico usando su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua, y destrezas complementarias”.

Esto quiere decir que en un equipo el esfuerzo de cada miembro creará junto con el de los demás una sinergia positiva, dando como resultado un mayor nivel de desempeño que la suma de las aportaciones de cada miembro.

Tipos de equipos

Los equipos de trabajo son capaces de desempeñar cualquier tipo de actividad, desde diseñar productos, mejorar servicios, realizar acuerdos y negociaciones y tomar decisiones.

Comúnmente se pueden encontrar cuatro tipos diferentes de equipos en una organización.

1. Equipo para resolver problemas.

Este tipo de equipo puede estar compuesto por hasta doce miembros de un mismo departamento o área funcional, con la finalidad de resolver problemas específicos o mejorar las actividades de trabajo.

2. Equipo de trabajo autodirigido.

Este equipo se caracteriza debido a que es capaz de operar sin un gerente por lo que puede dirigirse a sí mismo y presenta un alto grado de responsabilidad para completar un proceso o segmento de trabajo.

3. Equipo interfuncional.

Se trata de un grupo compuesto por diferentes expertos en diversas especialidades con la finalidad de trabajar juntos para atender más áreas.

4. Equipo virtual.

Este equipo se apoya de la tecnología y aparatos de cómputo para trabajar en conjunto sin importar la ubicación física de cada integrante.

Características de los equipos eficaces

Objetivos claros

Los miembros de equipos que se distinguen por desempeñarse con un alto grado de eficacia comparten una visión grupal de lo que se quiere lograr y cómo hacerlo posible.

Destrezas importantes

Cada miembro del grupo posee destrezas técnicas e interpersonales para contribuir con el cumplimiento del objetivo primario, al mismo tiempo que trabajan en conjunto.

Confianza mutua

Para que un equipo sea eficaz, es indispensable que cada miembro confíe en las habilidades, destrezas y carácter de los demás.

Compromiso unificado

Se refiere al grado de dedicación y esfuerzo que cada miembro del equipo y en conjunto destinan al cumplimiento de sus funciones para lograr el éxito.

Buena comunicación

Es necesario establecer una buena comunicación entre los miembros del equipo, pues es en la transmisión de información e ideas que el equipo se apoya.

Habilidades de negociación

En un equipo siempre existirán desavenencias, el que no los afecten consistirá en la manera en que cada miembro pueda confrontarlas y reconciliarlas con los demás.

Liderazgo adecuado

El líder de un equipo tendrá la batuta para poder establecer el rumbo adecuado, será capaz de desarrollar y aumentar la confianza y el potencial individual y conjunto.

Apoyo interno y externo

Para que un equipo sea eficaz debe contar con apoyo interno, es decir debe contar con la infraestructura necesaria, y externamente con la aportación de recursos por parte de la organización. Ambos permitirán la consecución de los objetivos del equipo.

Comentario final

Los grupos y equipos de trabajo son una realidad, tanto que las organizaciones se apoyan en ellos para la consecución de los objetivos. Sin embargo también representan un reto para las organizaciones, debido a la alta complejidad en su comportamiento.

Entender el comportamiento de un grupo o equipo de trabajo, por lo tanto se ha vuelto una tarea que las organizaciones han venido desarrollando, puesto que lo que desean es volverlos realmente eficaces.

Autor Edgar De La Peña Martínez - edgardlpm@hotmail.com

Estudiante de la Maestría en Ingeniería Administrativa en el Instituto Tecnológico de Orizaba.