GTD: Aclarar para Obtener el Control

Aclarar o procesar es el segundo de los cinco pasos que sugiere la metodología GTD para obtener el control. Es en esta etapa cuando puedes centrarte en todo aquello que en su momento te llamó la atención y lo recopilaste o capturaste.

Cuando aclaras o procesas es cuando realmente piensas sobre tus cosas y tomas decisiones sobre ellas. Esta es la razón por la que GTD está mucho más relacionado con la gestión de la atención y de la mente que con la gestión del tiempo.

En su primer libro, traducido al castellano como “Organízate con Eficacia“, David Allen se refiere a este paso como “procesar”, que nos recuerda metafóricamente a lo que sucede en una cadena de producción, que transforma materia prima en producto elaborado. Tiene todo el sentido porque no olvidemos que una de las principales contribuciones de GTD es aplicar los principios de la cadena de producción al trabajo del conocimiento.

Sin embargo, en “Haz que funcione“, David Allen sustituye “procesar” por “aclarar”. Me parece un cambio acertado porque “aclarar” es un concepto más amplio que “procesar” y, sobre todo, evidencia mucho más quién se beneficia al realizar este paso. Cuando “aclaro” es evidente que también me aclaro yo. Sin embargo, cuando “proceso”, es menos evidente qué gano yo personalmente al hacerlo.

De todos modos, a mí no me acaba de convencer ninguna de las dos, ya que no especifican ni en qué consiste ni cómo llevar a cabo este paso. Si me fijo en “qué pasa” cuando aclaro o proceso, lo que ocurre es que “vacío” las bandejas de entrada, luego “aclarar” o “procesar” consiste realmente en “vaciar bandejas de entrada”. Por otra parte, si me fijo en “cómo lo hago” cuando aclaro o proceso, lo que sucede es que “pienso y tomo decisiones” sobre las cosas que hay en mis bandejas de entrada, luego “aclarar” o “procesar” consiste realmente en “pensar y tomar decisiones”.

Queda un poco largo pero la definición más precisa de “aclarar” o “procesar” sería “vaciar bandejas de entrada pensando sobre las cosas que hay en ellas y tomando decisiones al respecto“.

Habitualmente procesamos de forma automática, casi instintiva. Además no lo hacemos de forma independiente sino que forma parte de un automatismo que incluye recopilar o capturar y también organizar. Dicho de otra forma, recopilar o capturar algo, procesarlo o aclararlo y organizarlo es algo que sucede “todo en uno” y, sobre todo al principio, cuesta bastante entenderlo como una secuencia de pasos aislados.

El problema con lo que hacemos por instinto es que, a menudo, no lo hacemos tan bien como cuando lo hacemos de forma más consciente. Cuando piensas sobre tus cosas con enfoque e intención creas mucho más valor. Lo mejor es que este comportamiento se puede practicar y convertir en hábito, lo que significa que puedes automatizarlo también.

Cuando únicamente recopilas o capturas, el alivio es solo temporal. Tienes la sensación de control pero acaba desapareciendo. Has acabado momentáneamente con el ruido pero el ruido volverá. Además, si solo recopilas o capturas, te resultará imposible “mover” las cosas fuera de tu cabeza. Simplemente las “copiarás” a otro sitio pero seguirán estando donde estaban. El estrés se alimenta de oscuridad. Si no “aclaras”, el estrés no desaparece.

En mi opinión, los hábitos de “capturar”, “aclarar” y “revisar” son las tres claves del éxito en la implantación de GTD. Hasta ahora, siempre que alguien me ha dicho que GTD no le funcionaba o que no lograba implantarlo, he podido comprobar que fallaba en al menos uno de estos tres hábitos. Dicho de otra forma, si recopilas o capturas bien, procesas o aclaras bien y revisas bien, tu sistema GTD será “a prueba de bombas”. En concreto, el hábito de aclarar o procesar es el que considero más difícil de los tres. Ya iremos viendo por qué.

Por ahora, la idea clave es que el mejor antídoto para el estrés es el control y que el control se obtiene cuando procesas o aclaras lo que has recopilado o capturado en tus bandejas de entrada. En resumen, hay que aclarar para obtener el control.