GTD: Aprendiendo a Tratar con las Cosas

Si no te ocupas de tus cosas, éstas seguirán molestando a la parte consciente de tu mente ya que, en general, esos pensamientos están ahí por alguna razón, aunque ahora mismo no puedas detenerte a averiguar cuál es ni si tienes o quieres hacer algo al respecto.

Teniendo claro lo anterior, ¿qué significa exactamente “tratar con las cosas”? La respuesta es sencilla: consiste en ir tomando los elementos que en su momento capturaste o recopilaste en tus bandejas de entrada y decidir, para cada uno de ellos, qué es en concreto y qué significa para ti, y tomar una decisión al respecto. En función de esa decisión, el elemento irá luego a parar a un contenedor determinado, junto con otros elementos que comparten un significado equivalente [esta última parte corresponde a un tercer paso que veremos en futuros posts].

Un detalle muy importante es que, una vez decidido qué es, qué significa para ti y qué hacer [o no] con un elemento, dicho elemento debe – necesariamente – abandonar la bandeja de entrada e ir a parar a otro sitio distinto.

Si en el primer paso de captura o recopilación, la mejor práctica es evitar al máximo cualquier tipo de análisis o toma de decisiones, aquí se trata precisamente de todo lo contrario, es decir, de analizar qué es todo eso que capturaste o recopilaste y de definir qué implica para ti.

La diferencia entre los dos primeros pasos para obtener el control en GTD, recopilar o capturar y procesar o aclarar, es muy significativa y por eso es importante no confundirlas ni mezclarlas.

En la Matriz de la Autogestión en GTD aparecen dos cuadrantes opuestos: el Micromanager/Implementador y el Creador Loco/Visionario. Esta misma polaridad aparece a nivel individual, entre la parte que tiene ideas y la parte que decide qué hacer con ellas.

La parte de Visionario funciona mejor con pocas restricciones. Así puede tener todo tipo de ideas, pensamientos e inspiraciones, independientemente del momento y el lugar. La bandeja de entrada es su mejor aliada, ya que le permite recopilar o capturar todo eso que va surgiendo sin tener que preocuparse por ello. Haber desarrollado el hábito de recopilar o capturar y contar con las herramientas adecuadas para ello invita a tu parte más creativa a tener más ideas y a explorar más cosas. A fin de cuentas, alguien se ocupará más adelante de todo ello…

De hecho, ese alguien que se ocupará de ellas eres también tú, pero en modo operativo. Cuando estás en este modo, tu trabajo consiste en ir tomando cada uno de esos elementos previamente recogidos, aclarar qué son y qué significan y tomar decisiones sobre ellos.

Los problemas surgen cuando fuerzas al Visionario a tomar decisiones y a hacer elecciones, o cuando le pides al Implementador que amplíe su forma de pensar y ejercite su creatividad. Cuando esto pasa, estas forzando a esas modalidades a realizar actividades que no resultan naturales para ellas.

Esta es precisamente una de las principales razones por las que las formas de organización tradicionales tienen tan poco éxito, ya que – en aras de una supuesta simplificación – lo que hacen es comprimir dos enfoques complementarios pero opuestos en una única directiva para organizarlo todo. Y este planteamiento funciona poco y mal.

El control solo es posible cuando la actividad de recopilación o captura no interfiere con la de procesado o aclaración. Necesitas un sistema que te permita capturar todos los inputs y, a la vez, te asegure que vas a evaluar y gestionar esos inputs de forma fiable.

La gente que apunta todo en una única lista pierde el tiempo. Este tipo de lista única no sirve por varias razones:

1. Una lista con muchos elementos no es usable, en la medida que desincentiva su revisión
2. Las listas de elementos heterogéneos no proporcionan el necesario contraste para una buena toma de decisiones sino que contribuyen a aumentar la indecisión y favorecen la procrastinación
3. Estas listas rara vez contienen todo lo que deberían contener, es decir, ni está todo lo que se debería haber recopilado o capturado, ni tampoco se ha procesado o aclarado lo suficiente su contenido, por lo que el grado de control que podrían llegar a ofrecer estaría siempre limitado

Es cierto que la lista única es mejor que tenerlo todo en la cabeza pero, aún así, está muy lejos de ser la solución ideal, ya que obliga a tu mente a combinar dos funciones en un mismo lugar, y eso es muy limitante.

Si intentas analizar las buenas ideas cuando surgen, lo que sucede es que se bloquea su generación. Por eso, la generación de ideas y la evaluación de ideas deben ser procesos separados en el tiempo. El pensamiento generativo debe poder ejercerse libremente y después, cuando ha terminado su labor, ceder el paso al pensamiento analítico.

Cuando intentas hacerlo todo a la vez, ambos pensamientos colisionan y el resultado es muy inferior al que podría ser. Por eso es importante separar ambos pensamientos: primero recopilar o capturar las cosas y, después, tratar con las cosas.