GTD. Calibrando el sistema para obtener precisión

“Es una gran idea esto de centralizar mi actividad en un único sistema, pero ¿Cómo puedo hacerlo funcionar? Lo he intentado y debo mirar la lista más de una vez para saber lo que tengo que hacer. Mira, al final se que cuando entre un correo ‘importante’, o una llamada pidiéndome algo con tono de urgencia, me saltaré mi inbox y mi sistema de listas para hacer lo que me acaba de caer en las manos. Lo dejaré, aunque sólo sea por un momento”

¿Quién no ha vivido esa sensación? Generar confianza en tu sistema significa no preguntarse porque funciona. Sabes que lo hace y te limitas a utilizarlo para realizar tu actividad ordinaria. Para generarla falta calibrarlo  y hoy te enseñaré como…

Lo primero son los hábitos

Cuanto más sencillos y fundamentales mejor. Déjate de introducir grandes cambios en tu vida, empieza por los más sencillos:

1. Recopilar. Libreta y boli en el bolsillo. Captura sin compasión, cada idea, cada detalle, cada problema, cada acción generada debe terminar apuntada. Es igual que te miren raro o tengas que dejar aparcado lo que estás haciendo durante un minuto, anota y aprovecha tu mente como generador creativo.
2. Procesa cada día. Cuando llegues a casa sin piedad. Tu pareja y tus hijos son secundarios, se pueden esperar 30 minutos, ¿verdad? Piensa que te lo mereces, de hecho puede que incluso sea verdad. Durante esta media hora tú eres el primero.
3.  Revisión diaria es indispensable. Marca los objetivos del día, nos indica que es lo que tenemos que hacer ayudando a refrescar nuestras prioridades diaria , mejorando la asertividad al gestionar las interrupciones.
4. Revisión semanal. No es obligatoria, es un dogma de fe. No hacerla colapsará tus listas de acciones desubicadas o ya realizadas, no tendrás presentes los acontecimientos importantes de tu agenda, y el eslogan ” no olvides nada” volverán a ser sólo palabras…

( * ) Para los ya iniciados; Cuántas veces has hecho una revisión semanal light, has espaciado en exceso el procesado de tus inbox, o has dicho “ya me acordaré” para no aparcar lo que tienes entre las manos y recopilar. Esto también va para nosotros

Eres un pecador y lo sabes. Cada vez que no sigues las pautas la integridad de tu sistema se resiente. Quizás las listas sean igual de fiables, pero tu confianza en ellas decae.

Infraestructura ajustada a la realidad

Tu actividad ya está estructurada, sigue un patrón, se mueve en unos contextos determinados, sigue unas rutinas asentadas, tienes unas responsabilidades y enfocas tus acciones a conseguir unas metas preestablecidas. Tú quizás no te has dado cuenta, pero todo esto ya lo haces. GTD no inventa nada nuevo, sólo intenta llevar orden a todo lo que tienes a tu alrededor poniéndolo sobre raíles. Unos raíles en forma de pautas de acción y organización.

Para construir estos raíles, debes dar forma a los elementos que GTD ofrece para reproducir tu rutina y perspectiva:

• Contextos reales. Haz una lista de ubicaciones o condiciones que condicionen tu actividad, y en un segundo paso depúrala. ¿Realmente debe haber un contextos #ordenador, #online o #offline? ¿Puedes crear un contexto para #encargos para agrupar las tareas a realizar fuera de casa? No hay que reducir en exceso, sino saber cuándo este exceso causa confusión.
• Asigna el tiempo real y no uno deseado. Pensar cuando tardas realmente a hacer la acción habitualmente. No conviertas el parámetro en una forma de restricción para presionarte a hacerlo más rápido.
• La energía es el grado de vitalidad necesario para ejecutar la acción, no el grado de dificultad, ni una hibridación entre el tiempo y la complejidad de la misma. Utilízalo para indicarte en qué momento del día puedes hacerlo, según tus biorritmos.
• Depurar. Procesa y revisa tu lista de siguientes acciones una vez al día como mínimo. También tu agenda. Es la forma para asegurar que las acciones presentes son las que realmente tocan. Durante la revisión semanal ya filtrarás resto de listas y los proyectos.

Los cuatro puntos deben facilitar la respuesta a la pregunta: ¿Qué es lo siguiente que tengo que hacer? Filtrarás por contexto energía y ordenarás por el tiempo que dispones, y con un vistazo tendrás la respuesta, sin cuestionarte si realmente es lo que tienes que hacer. No lo harás porque lo sabrás, de hecho ni siquiera te lo plantearás.

Caer en las pequeñas trampas bienintencionadas de asignar un tiempo menor o un nivel de energía superior empuja a demorarse para cuando se den las circunstancias ideales, cuando tengas más ganas para hacer frente a la exigencia añadida que suponen.

Por otra parte eliminar el ruido del innecesario, en forma de contextos y sobre todo acciones desubicados o mal planteadas, te permitirá no tener que pararte 2 o 3 segundos a reflexionar si realmente es el más indicado o si lo puedes hacer en ese momento.

Una o dos miradas para filtrar por tiempo y contexto, y un vistazo tanto de dar la respuesta, si no es así es que tu sistema aún no está bien calibrado.

Imagen vía Ewan McIntosh sota licencia Creative Commons