GTD®: Céntrate en lo que puedes hacer

Organizar bien es asociar lugares y significados – sin mezclar – para que el cerebro no tenga que esforzarse en recordar «dónde» está «qué». Dicho de otra forma, organizar bien es reducir la carga cognitiva sobre el cerebro.

Cuando reduces la carga cognitiva, liberas «memoria de trabajo». Si optimizas el uso de tu memoria de trabajo, es más fácil «estar a lo que estás» y, por consiguiente, mejoras tu efectividad.

Sin embargo, cuando elementos con un mismo significado están dispersos por varios sitios, ninguno de los sitios «tiene» el significado, ya que está distribuido entre todos ellos.

Del mismo modo, si mezclas significados distintos en un mismo sitio, ese sitio deja de tener un único significado.

Uno de los errores más frecuentes que comete la mayoría de las personas al intentar organizarse es incumplir este principio básico de la buena organización y de múltiples maneras.

Usar una lista única de tareas, tipo «lista de la compra», o utilizar la bandeja de entrada del email como lista de asuntos pendientes son dos ejemplos concretos de esta mala práctica.

Hay sin embargo un tercer ejemplo que es aún más grave que los dos que acabo de comentar: mezclar en un mismo sitio qué quieres conseguir, qué puedes hacer y lo que no puedes hacer.

La mayoría de la gente se pone recordatorios de resultados que quiere conseguir en lugar de ponerse recordatorios de las cosas que tiene que hacer, y que puede hacer, para conseguirlos.

Ponerte recordatorios de resultados en una lista de tareas es inútil, ya que los resultados se consiguen, no se hacen. Del mismo modo, ponerte recordatorios de acciones que no puedes hacer es, además de inútil, frustrante.

Por ejemplo, cuando escribes «cambiar el aceite al coche» en tu lista de tareas, probablemente no te estés refiriendo a cambiarlo tú. Eso significa que «cambiar el aceite al coche» es algo que ni puedes ni tienes que hacer, sino simplemente algo que quieres conseguir.

«Llamar al taller para pedir cita» es, por el contrario, algo que sí puedes hacer. Evidentemente la capacidad para «incitar a la acción» de esta frase es mucho mayor que el de la anterior, básicamente porque esta es tachable y la otra no.

Por otro lado, «ir a recoger el coche del taller» es algo que no puedes hacer si aún no has llamado para pedir cita, luego es absurdo tener ambos recordatorios en tu lista. O bien tienes el recordatorio de llamar o bien tienes el recordatorio de recoger el coche, pero no ambos.

Tener recordatorios de cosas que no podemos hacer es un completo despropósito desde el punto de vista de la efectividad.

En los años que llevo facilitando procesos de mejora de la efectividad personal, la inmensa mayoría de las listas de tareas que he visto eran una mezcla incompleta de los tres tipos de elementos anteriores. ¿Cómo podemos sorprendernos luego de procrastinar o de que el estrés esté disparado? Lo extraño sería que ocurriera lo contrario.

El motivo por el que las personas adoptan prácticas tan poco efectivas como las que acabo de comentar es sencillo: nadie les ha dicho que son profesionales del conocimiento y que, por tanto, tienen que aprender a trabajar, lo que implica también aprender a pensar.

Ante esta situación, aquellas con más iniciativa han desarrollado o copiado algunas técnicas para sobrevivir al caos. El problema es que todas estas técnicas tienen en común los mismos defectos: son ineficientes e insuficientes, y en ningún caso permiten contar con un sistema externo de confianza.

Una de las consecuencias más negativas de no contar con un sistema externo de confianza es el «miedo a que se te olviden las cosas». La gente es consciente de la poca fiabilidad de la memoria como gestor de recordatorios, pero la fiabilidad de un sistema se resuelve teniéndolo completo y actualizado, bien organizado y revisándolo con regularidad, no sobresaturando las listas con información inútil o no accionable.

Una de las propuestas más brillantes de GTD^® como metodología es precisamente esta: céntrate en lo que puede hacer. Esta propuesta va unida en la práctica a otra igualmente importante: revisa regularmente lo que quieres conseguir.

Con la adopción de estas dos excelentes prácticas desaparece la necesidad de ponerse recordatorios de cosas que no se pueden hacer y que, en muchos casos, ni siquiera se tendrán que hacer, porque surgirán imprevistos.

Cuando explicamos esto en los cursos de formación GTD^® oficial, somos conscientes de que la gente siente vértigo. Es normal. Temen que si quitan información – aunque sea información inservible – de su ya precario sistema de organización, este se desmorone.

Pero la realidad es bien distinta, como ya han experimentado los miles de personas que usan GTD^® en todo el mundo. Cuando realmente logras tener un sistema externo de confianza, el miedo a los olvidos desaparece, y con ello la necesidad de llenarlo de información inútil.

Hay quienes dicen como excusa que no tienen tiempo para aprender y aplicar metodologías como OPTIMA3^® o GTD^®. Muchas de estas personas son las mismas que pierden un tiempo precioso en clasificar y en planificar, que al final no son más que excusas para procrastinar.

Lo cierto es que mejorar la efectividad es muy fácil, siempre que exista un compromiso real por hacerlo. Por eso, cualquier persona puede conseguirlo. Es tan fácil como desarrollar los hábitos de pensar y revisar.

Así que ya sabes, si quieres que algo cambie, cambia tú algo. Por ejemplo, deja de clasificar y de sobreplanificar y, en su lugar, piensa, revisa y céntrate en lo que puedes hacer. Tu vida cambiará.